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Neben­kosten­abrechnung für Vermieter: formell korrekt und durchsetzbar

Sie reichen die Unterlagen ein, wir erstellen für jede Mietpartei eine druckfertige Abrechnung mit Anschreiben und allen Pflichtangaben, die der Bundesgerichtshof verlangt.

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Kostenlos und unverbindlich.

FestpreisFertig in 10 WerktagenAngebot in 24 Stunden

Die 10 Werktage zählen ab Zahlung und vollständigen Unterlagen, das Angebot folgt, sobald alle Angaben vorliegen.

Eine Abrechnung scheitert an der Form, nicht am Taschenrechner

An diesen vier Stellen wird eine Nebenkostenabrechnung angreifbar. Wir prüfen jede Abrechnung darauf, bevor wir sie Ihnen liefern.

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  1. Frist verpasst

    Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB), für das Jahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Danach ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen.

  2. Pflichtangabe fehlt

    Gesamtkosten, erläuterter Verteilerschlüssel, der Anteil Ihres Mieters und die abgezogenen Vorauszahlungen gehören nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in jede Abrechnung.

  3. Falsche Kosten umgelegt

    Verwaltung, Reparaturen und Rücklagen sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV) und gehören nicht in die Abrechnung.

  4. Hausgeldabrechnung weitergereicht

    Die Abrechnung der WEG ist keine Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter: Sie enthält nicht umlagefähige Positionen und verteilt oft nach einem anderen Schlüssel.

So läuft es ab

  1. 1.

    Anfrage senden

    Objektart, Anschrift und Abrechnungszeitraum angeben. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.

  2. 2.

    Angebot annehmen

    Sie erhalten ein verbindliches Festpreis-Angebot per E-Mail und nehmen es online an. Bezahlt wird vorab per Überweisung.

  3. 3.

    Unterlagen einreichen

    Checkliste und Online-Ordner kommen mit der Auftragsbestätigung. Scans oder gut lesbare Handyfotos genügen, per E-Mail geht es auch.

  4. 4.

    Abrechnung erhalten

    Je Mietpartei eine druckfertige PDF mit Anschreiben, per E-Mail. Höchstens 10 Werktage ab Zahlung und vollständigen Unterlagen, mit Express 3 Werktage.

Leistungsumfang

Im Festpreis enthalten

  • Erfassung der umlagefähigen Kosten nach § 2 BetrKV aus Ihren Unterlagen
  • Plausibilitätsprüfung Ihrer Unterlagen
  • Anwendung der mietvertraglichen Verteilerschlüssel
  • Heizkosten mit der Abrechnung Ihres Messdienstleisters oder den Ständen Ihrer eigenen Zähler
  • CO2-Kostenaufteilung nach CO2KostAufG beim Einfamilienhaus (direkt umgelegte Brennstoffkosten)
  • Personalisierte Mieteranschreiben für jede Mietpartei
  • Druckfertige PDF je Mietpartei

Nicht enthalten

  • Rechtsberatung

    Wir erstellen die Abrechnung formell korrekt nach aktueller Rechtslage. Individuelle Rechtsfragen klärt Ihr Anwalt.

  • Messdienst-Leistungen

    Zähler und Heizkostenverteiler liefern, montieren, eichen oder ablesen wir nicht. Die Heizkosten rechnen wir trotzdem mit ab: mit der Abrechnung Ihres Messdienstleisters oder mit den Ständen Ihrer eigenen Zähler.

Das gilt bei jedem Auftrag

  • Festpreis vorab

    Der Preis steht im Angebot, bevor Sie beauftragen. Keine Einrichtungsgebühr, kein Abo.

  • Rückfragen vor dem Start

    Fehlt etwas oder passt etwas nicht zusammen, fragen wir konkret nach, bevor wir rechnen.

  • Geprüft vor der Lieferung

    Wir prüfen und verantworten jede Abrechnung selbst, bevor sie Sie erreicht.

  • Kostenlose Korrektur

    Rechen- und Übertragungsfehler von uns korrigieren wir ohne Berechnung.

Preise

Festpreise je Objekt und Abrechnungsjahr, als Gesamtpreis inkl. 19 % USt, daneben der Nettopreis.

  • Einfamilienhaus

    als Ganzes an eine Mietpartei vermietet

    47,60 € pauschal
    inkl. USt, netto 40 €
  • Eigentums­wohnung in einer WEG

    inkl. Auswertung der Hausgeldabrechnung

    59,50 € pauschal
    inkl. USt, netto 50 €
  • Einlieger­wohnung

    eine Wohnung im selbst bewohnten Haus vermietet, auch im Zweifamilienhaus

    83,30 € pauschal
    inkl. USt, netto 70 €
  • Mehrfamilienhaus, Grundpreis

    je Objekt

    83,30 € pro Objekt
    inkl. USt, netto 70 €
  • Mehrfamilienhaus, je Einheit

    jede im Abrechnungszeitraum vermietete Wohnung oder Gewerbeeinheit; selbst bewohnte und ganzjährig leere zählen nicht

    35,70 € / Einheit
    inkl. USt, netto 30 €
Zusatzleistungen
  • Mieter­wechsel (Zwischen­abrechnung)

    je Wechsel

    23,80 €
    inkl. USt, netto 20 €
  • Aufpreis Gewerbeeinheit

    je Gewerbeeinheit, bei jeder Objektart: Vorwegabzug, eigene Verteilerschlüssel, Umsatzsteuer

    35,70 €
    inkl. USt, netto 30 €
  • Express-Bearbeitung (3 Werktage)

    auf alle Leistungen des Objekts

    +25 %
  • Korrektur nach geänderten Daten

    je Korrekturlauf, wenn Ihre Angaben nachträglich geändert oder ergänzt werden; eigene Rechen- und Übertragungsfehler korrigieren wir kostenlos

    23,80 €
    inkl. USt, netto 20 €

Bezahlt wird vorab per Überweisung, nachdem Sie das Angebot angenommen haben. Die Bearbeitung beginnt mit Zahlung und vollständigen Unterlagen.

Preis- und Leistungsübersicht als PDF

Preis berechnen

Objektart wählen, der Preis rechnet sich sofort. Auch für mehrere Objekte.

Objektart

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Objektpreis inkl. USt59,50 €
Basis netto50,00 €
Objektpreis netto50,00 €

Abrechnungsjahr 2025: Frist bis 31. Dezember 2026

Damit eine Nachzahlung durchsetzbar bleibt, muss Ihr Mieter die Abrechnung bis dahin erhalten (§ 556 Abs. 3 BGB). Wir brauchen höchstens 10 Werktage ab Zahlung und vollständigen Unterlagen, mit Express 3 Werktage.

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So sieht die fertige Abrechnung aus

Das Muster zeigt die Abrechnung einer vermieteten Eigentumswohnung mit erfundenen Daten. Es enthält die vier Pflichtangaben, die der Bundesgerichtshof verlangt:

  1. 1.Gesamtkosten je Kostenart
  2. 2.Verteilerschlüssel, offen ausgewiesen und erläutert
  3. 3.Anteil Ihres Mieters
  4. 4.Abzug der Vorauszahlungen, Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben

Dazu Heiz- und Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung, Kaltwasser nach Verbrauch und die Beträge nach § 35a EStG.

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Ihr Festpreis-Angebot

Wenige Angaben genügen. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden; sobald alle Angaben vorliegen, erhalten Sie ein verbindliches Festpreis-Angebot. Kostenlos, bezahlt wird erst nach Ihrer Annahme.

Wir sind kein Messdienstleister: Zähler liefern, montieren oder ablesen wir nicht. Die Heizkosten rechnen wir mit der Abrechnung Ihres Messdienstleisters ab oder mit den Ablesewerten Ihrer eigenen geeigneten Zähler. Suchen Sie einen Messdienstleister, sind wir nicht der richtige Ansprechpartner.

für kurze Rückfragen zu Ihrem Objekt

z. B. 2025 oder 01.07.2024 bis 30.06.2025

Kostenlos und unverbindlich. Antwort innerhalb von 24 Stunden.

Lieber direkt? Telefon +49 1512 9699025 oder info@nkabrechnung.de

Häufige Fragen

Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB), bei einem Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Danach können Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, ein Guthaben Ihres Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen. Bei einer Eigentumswohnung läuft die Frist auch, wenn die WEG-Abrechnung noch nicht beschlossen ist. Wird es knapp, gibt es die Express-Bearbeitung: höchstens 3 Werktage ab Zahlung und vollständigen Unterlagen.
Wie läuft die Beauftragung, und wann bezahle ich?
Sie fordern ein Angebot an, wir antworten innerhalb von 24 Stunden. Sobald alle Angaben vorliegen, erhalten Sie ein verbindliches Festpreis-Angebot per E‑Mail. Ein Vertrag kommt erst zustande, wenn Sie es annehmen, am einfachsten online mit dem Knopf „Zahlungspflichtig beauftragen“. Danach erhalten Sie die Auftragsbestätigung mit Rechnung, Checkliste und dem Link zu Ihrem Unterlagen-Ordner. Bezahlt wird vorab per Überweisung; die Bearbeitung beginnt, sobald Zahlung und vollständige Unterlagen vorliegen.
Welche Unterlagen brauchen Sie?
Je nach Objektart die Mietverträge mit den vereinbarten Vorauszahlungen, die Kostenbelege des Abrechnungszeitraums, die Zählerstände zu Beginn und Ende, die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters, falls es einen gibt, und bei einer Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung der WEG. Gut lesbare Scans oder Handyfotos genügen. Die vollständige Checkliste für Ihre Objektart erhalten Sie mit der Auftragsbestätigung.
Ich habe die Belege nur auf Papier. Geht das trotzdem?
Ja. Gut lesbare Handyfotos genügen, wenn Aussteller, Betrag und Zeitraum erkennbar sind. Schicken Sie die Bilder per E‑Mail, wir legen sie für Sie im Ordner ab. Falls Ihnen das nicht möglich ist, rufen wir Sie gern zurück.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder unklar sind?
Wir prüfen Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität und fragen konkret nach, wenn etwas fehlt oder nicht zusammenpasst. Erst wenn alles vorliegt, rechnen wir. Rückfragen verlängern die Bearbeitungszeit entsprechend.
Ist die Abrechnung rechtssicher?
Die Abrechnung erfüllt die formellen Anforderungen der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, Berechnung des Mieteranteils und Abzug der Vorauszahlungen. Angesetzt werden nur umlagefähige Kostenarten nach § 2 BetrKV. Rechen- und Übertragungsfehler von uns korrigieren wir kostenlos.
Was, wenn mein Mieter der Abrechnung widerspricht?
Ist uns ein Fehler unterlaufen, korrigieren wir ihn kostenlos. Bei sachlichen Rückfragen Ihres Mieters erklären wir Ihnen, worauf eine Position beruht, damit Sie ihm antworten können. Rechtsberatung und die Vertretung gegenüber Ihrem Mieter gehören nicht zu unserer Leistung, dafür ist Ihr Anwalt der richtige Ansprechpartner.
Ich wohne selbst im Haus. Was zahle ich?
Vermieten Sie nur eine Wohnung im selbst bewohnten Haus, etwa eine Einliegerwohnung oder die zweite Wohnung eines Zweifamilienhauses, gilt die Pauschale für die Einliegerwohnung: 83,30 € inkl. USt (70 € netto). Beim Mehrfamilienhaus zählen nur Einheiten, die im Abrechnungszeitraum vermietet waren; selbst bewohnte und ganzjährig leere Wohnungen berechnen wir nicht.
Ich habe mehrere Jahre nicht abgerechnet. Geht das noch?
Ja, auch mehrere Jahre in einem Auftrag; jedes Jahr ist eine eigene Abrechnung mit eigenem Festpreis. Ist die Frist für ein Jahr schon abgelaufen, ist eine Nachforderung für dieses Jahr in der Regel ausgeschlossen, ein Guthaben Ihres Mieters müssen Sie aber auszahlen. Darauf weisen wir Sie vor dem Angebot hin.
Wie läuft das mit den Heizkosten?
Die Heizkosten rechnen wir in Ihrer Nebenkostenabrechnung mit ab. Gibt es einen Messdienstleister wie Techem oder ista, übernehmen wir seine Heizkostenabrechnung. Haben Sie eigene geeignete Zähler, etwa Wärme- und Warmwasserzähler je Wohnung, verteilen wir die Kosten mit Ihren Ablesewerten nach der Heizkostenverordnung. Ein Messdienstleister sind wir nicht: Zähler liefern, montieren oder ablesen wir nicht.
Erhalte ich eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer?
Ja. Angebot und Rechnung weisen Nettobetrag, 19 % Umsatzsteuer und Gesamtpreis aus. Bei vermieteten Objekten sind die Kosten in der Regel als Werbungskosten absetzbar; auf Ihre Mieter umlegen dürfen Sie sie nicht (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Für Ihre steuerliche Situation fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.