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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Jan Siegmann - unlimited
Zum Kalkofen 4
53844 Troisdorf
E-Mail: info@nkabrechnung.de
Telefon: +49 1512 9699025

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter diesen Kontaktdaten.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist: um diese Website bereitzustellen, Ihre Anfragen zu beantworten, Angebote zu erstellen, Aufträge durchzuführen und abzurechnen sowie unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Analyse- und Werbedienste setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein.

Rechtsgrundlagen sind, je nach Zweck:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Einwilligung;
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage;
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: die Erfüllung rechtlicher Pflichten, etwa steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten;
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen, die wir im jeweiligen Abschnitt nennen.

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und den Zugriff darauf gilt zusätzlich § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG): Was für die von Ihnen gewünschte Nutzung unbedingt erforderlich ist, erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, alles andere nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG.

Ihre Kontaktdaten benötigen wir, um Ihre Anfrage zu beantworten, und Ihren Namen und Ihre Rechnungsanschrift für einen Vertrag und die Rechnung. Ohne diese Angaben können wir Ihnen kein Angebot erstellen und keinen Auftrag durchführen. Eine darüber hinausgehende Pflicht, uns Daten bereitzustellen, besteht nicht. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die jeweiligen Speicherdauern nennen wir in den folgenden Abschnitten.

3. Bereitstellung der Website und Server-Protokolle

Unsere Website wird von der Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, bereitgestellt. Die meisten Seiten werden vorab erzeugt und über das Netzwerk von Vercel ausgeliefert, in der Regel von einem Standort in Ihrer Nähe. Funktionen, die bei einem Aufruf auf dem Server ausgeführt werden, etwa das Anfrageformular, laufen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.

Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browsertyp und Betriebssystem. Das ist erforderlich, um die Website auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu beheben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und fehlerfreien Bereitstellung der Website. Die Server-Protokolle unseres Hosting-Tarifs werden nach einem Tag automatisch gelöscht. Wir führen diese Daten nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht zu anderen Zwecken aus.

Vercel verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die USA ist dabei möglich. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für die Übermittlung besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Die auf der Website verwendeten Schriftarten liefern wir selbst aus. Beim Aufruf der Website entsteht dafür keine Verbindung zu Servern Dritter.

Ihre Entscheidung im Cookie-Hinweis speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage, Eintrag „nk-cookie-consent“, bei einer Einwilligung zusätzlich deren Zeitpunkt), damit der Hinweis nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint. Das ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Eintrag bleibt gespeichert, bis Sie ihn in Ihrem Browser löschen; eine erteilte Einwilligung fragen wir nach 13 Monaten erneut ab.

4. Webanalyse und Conversion-Tracking (Google)

Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; nachfolgend „Google“). Google Analytics verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, die eine Analyse der Nutzung der Website ermöglichen (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort, verwendetes Gerät und Browser). Die dabei erzeugten Informationen werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert.

Darüber hinaus nutzen wir Google Ads mit Conversion-Tracking. Gelangen Sie über eine unserer Google-Anzeigen auf die Website und senden anschließend eine Angebotsanfrage ab, wird dies über das Google-Tag als Conversion erfasst. Hierzu setzt Google ein Cookie (u. a. „_gcl_au“), um Ihren Anzeigenklick der Anfrage zuzuordnen. Eine personalisierte Werbung oder ein Remarketing findet nicht statt.

Speicherdauer: Die Analyse-Cookies „_ga“ und „_ga_MV0JZDYTBM“ werden für bis zu 2 Jahre gespeichert, das Conversion-Cookie „_gcl_au“ für bis zu 90 Tage; danach laufen sie automatisch ab. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung über die Cookie-Einstellungen, werden diese Cookies zusätzlich gelöscht.

Der Einsatz von Google Analytics und Google Ads erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Ihre Einwilligung wird kein Skript von Google geladen und es werden keine Cookies gesetzt; bis dahin bleiben die Dienste vollständig deaktiviert.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nutzen Sie dazu den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Bei aktivierten Diensten kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an die Google LLC in den USA kommen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend hat Google Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics und Google Ads finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

5. Meta-Pixel (Facebook und Instagram)

Diese Website nutzt das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; nachfolgend „Meta“). Damit können wir messen, ob Besucher über eine unserer Anzeigen bei Facebook oder Instagram auf die Website gelangt sind und anschließend eine Angebotsanfrage gesendet haben, und die Wirksamkeit unserer Anzeigen auswerten und verbessern. Das Pixel erfasst dazu die aufgerufenen Seiten, das Absenden einer Anfrage (Ereignis „Lead“), Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen und überträgt diese Daten an Meta. Sind Sie bei Facebook oder Instagram angemeldet, kann Meta die Daten Ihrem Konto zuordnen und für eigene Zwecke verwenden, auch zur Ausspielung von Werbung. Hierzu setzt Meta das Cookie „_fbp“ und, wenn Sie über eine Anzeige auf die Website gelangen, das Cookie „_fbc“.

Für die Erhebung der Daten auf dieser Website und ihre Übermittlung an Meta sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu finden Sie unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Für die anschließende Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich.

Speicherdauer: Die Cookies „_fbp“ und „_fbc“ werden für bis zu 90 Tage gespeichert; danach laufen sie automatisch ab. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung über die Cookie-Einstellungen, werden sie zusätzlich gelöscht.

Der Einsatz des Meta-Pixels erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Ihre Einwilligung wird kein Skript von Meta geladen und es werden keine Cookies gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Bei aktiviertem Pixel kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an die Meta Platforms, Inc. in den USA kommen. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Meta finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/. Die Werbeeinstellungen Ihres Facebook- oder Instagram-Kontos erreichen Sie unter https://www.facebook.com/adpreferences/ad_settings.

6. Eigene Besucherstatistik

Zusätzlich führen wir eine eigene, einfache Besucherstatistik auf unserem Server. Sie erfasst, welche Seiten aufgerufen und welche Links und Schaltflächen angeklickt werden, wie lange eine Seite sichtbar war, wie weit gescrollt wurde und welche Abschnitte sichtbar waren, welche Felder des Anfrageformulars angetippt wurden und bei welchen Feldern ein Eingabefehler angezeigt wurde (nicht deren Inhalt), welche von zwei Fassungen des Anfrageformulars auf der Startseite angezeigt wurde und bis zu welchem Schritt es ausgefüllt wurde, ob der Preisrechner benutzt wurde, die Bildschirmbreite, Browser- und Gerätetyp, das Herkunftsland (aus der IP-Adresse abgeleitet; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert), die verweisende Website sowie Kampagnenparameter der aufgerufenen Adresse (zum Beispiel utm-Parameter, gclid, fbclid). Damit werten wir aus, wie unsere Website genutzt wird und über welche Kanäle Angebotsanfragen zustande kommen. Außerdem vergleichen wir, mit welcher der beiden Fassungen des Anfrageformulars mehr Anfragen eingehen, und zeigen die bessere danach häufiger. Senden Sie eine Anfrage, speichern wir diese Herkunftsangaben (letzter Kampagnenkontakt und Erstkontakt) zusammen mit der Anfrage und verknüpfen die Anfrage mit den zuvor in diesem Browser erfassten Seitenaufrufen und Klicks, um nachvollziehen zu können, über welche Anzeigen und Seiten Kunden zu uns finden.

Zur Wiedererkennung legt Ihr Browser eine zufällige Kennung („nk-besucher“) sowie die Herkunft Ihres ersten und Ihres letzten Kampagnenkontakts („nk-herkunft“) im Local Storage ab, jeweils für 13 Monate ab Anlage, dazu eine Sitzungskennung im Session Storage („nk-sitzung“, bis zum Schließen des Browsers). Ihre Einwilligung gilt ebenfalls 13 Monate; danach fragen wir erneut. Damit Sie bei einem erneuten Besuch dieselbe Fassung des Anfrageformulars sehen, legt Ihr Browser außerdem die Ihnen zugeteilte Fassung („nk-formular“) für 30 Tage im Local Storage ab. Die Daten werden ausschließlich auf unseren Servern in Frankfurt am Main verarbeitet (Abschnitte 3 und 8) und nicht an Dritte weitergegeben; Ereignisdaten löschen wir nach 14 Monaten, die mit einer Anfrage gespeicherten Herkunftsangaben bleiben Teil der Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird außer der anonymen Zählung von Kurzlink-Aufrufen (nächster Absatz) nichts erfasst und nichts im Browser gespeichert; bei einer Angebotsanfrage werten wir dann lediglich die Kampagnenparameter der Seitenadresse aus, über die Sie das Formular abgesendet haben. Die Fassung des Anfrageformulars wird dann bei jedem Seitenaufruf zufällig gewählt; dafür ruft Ihr Browser nur die aktuelle Verteilung der Fassungen von unserem Server ab und übermittelt dabei über die technisch notwendigen Verbindungsdaten (Abschnitt 3) hinaus keine Angaben über Sie; gespeichert wird in Ihrem Browser nichts. Mit einer Anfrage über die Startseite speichern wir in jedem Fall, über welche Fassung des Formulars sie abgesendet wurde; Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse, das Anfrageformular zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen; dabei werden die Kennungen und die gemerkte Fassung des Anfrageformulars aus Ihrem Browser entfernt.

Rufen Sie einen unserer Kurzlinks auf (Adressen, die mit nkabrechnung.de/go/ beginnen, zum Beispiel aus Videos oder Beiträgen in sozialen Netzwerken), zählen wir diesen Aufruf anonym. Gespeichert werden nur die Kennung des Links und der Zeitpunkt, keine IP-Adresse, keine Geräte- oder Browserdaten und keine Kennung in Ihrem Browser; ein Rückschluss auf Ihre Person ist nicht möglich. Diese Zählung erfolgt unabhängig von Ihrer Einwilligung, weil dabei nicht auf Ihr Endgerät zugegriffen wird. Soweit beim Aufruf überhaupt personenbezogene Daten berührt sind (die technisch übermittelte IP-Adresse, Abschnitt 3), ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse, den Erfolg unserer Inhalte zu messen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Kurzlink leitet Sie anschließend auf die Zielseite weiter und hängt Kampagnenparameter an die Adresse an; diese wertet die Besucherstatistik nur mit Ihrer Einwilligung aus. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir, wie oft je Internetanschluss gezählt und gemeldet wird (Abschnitt 9).

7. Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon

Auf der Website werden Anfrageformulare angeboten (auf der Startseite sowie auf der Seite „Angebot anfordern“, /anfrage). Die in das Formular eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Abrechnungszeitraum, je nach Formular Ihre Anschrift sowie Art und Adresse der abzurechnenden Immobilie, Ihre Nachricht mit Angaben zum Objekt, gegebenenfalls Ihre Auswahl im Preisrechner sowie die Seite, von der Sie zum Formular gelangt sind) werden beim Absenden an unseren Server in Frankfurt am Main übertragen, in unserem Kundenverwaltungssystem gespeichert (Abschnitt 8) und zusätzlich als E-Mail über ein eigenes E-Mail-Postfach bei unserem E-Mail-Anbieter SiteGround an uns zugestellt. Ein gesonderter Formular- oder Versanddienstleister kommt nicht zum Einsatz. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen je Internetanschluss (Abschnitt 9).

Beim Eintippen von Straße und Hausnummer im Anfrageformular in Schritten auf der Startseite schlagen wir passende Anschriften vor. Dafür übermittelt unser Server ab dem dritten getippten Zeichen die eingegebenen Zeichen an die Adressvervollständigung der Google Maps Platform von Google, nach Wahl einer Straße zusammen mit ihrem Ort; wählen Sie einen Vorschlag, ruft er dort Postleitzahl, Ort und Land der gewählten Anschrift ab. Ihre IP-Adresse, Ihr Name und Ihre übrigen Angaben gehen dabei nicht an Google. Eine Übermittlung in die USA ist möglich (siehe Abschnitt 16). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen die Eingabe zu erleichtern und Anschriften vollständig und richtig zu erfassen. Auch hier begrenzen wir die Zahl der Abfragen je Internetanschluss (Abschnitt 9). Für die Vorschläge gelten die Zusatzbedingungen von Google Maps/Google Earth (https://maps.google.com/help/terms_maps.html) und die Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/privacy).

Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an, verarbeiten wir Ihre Angaben ebenso. Zu Telefonaten notieren wir Zeitpunkt und Inhalt, soweit er für Ihre Anfrage oder Ihren Auftrag von Bedeutung ist.

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls einen Vertrag anzubahnen und durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, anonymisieren wir spätestens 12 Monate nach der letzten Aktivität. Bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage kann uns der KI-Assistent Claude unterstützen; er wird dabei nur unterstützend eingesetzt (Abschnitt 15).

8. Kundenverwaltung und E-Mail-Kommunikation

Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung und Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) führen wir ein internes Kundenverwaltungssystem. Darin speichern wir Ihre Kontakt- und Rechnungsdaten, Angaben zu Ihren Objekten (etwa Anschrift, Objektart und Zahl der Einheiten), den Stand Ihrer Anfragen und Aufträge, Notizen zur Bearbeitung und zu Telefonaten, Angebote, Rechnungen und Zahlungseingänge sowie die mit Ihnen gewechselten E-Mails samt Anhängen. Die E-Mails unseres Postfachs info@nkabrechnung.de werden dazu laufend in das System übernommen. Automatische E-Mails, etwa Auftragsbestätigungen, versenden wir ebenfalls über dieses Postfach.

Für den Betrieb setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht:

  • Vercel Inc. (Server-Infrastruktur in Frankfurt am Main, siehe Abschnitt 3);
  • Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513 (Datenbank und Dateispeicher auf Servern von Amazon Web Services in Frankfurt am Main);
  • unser E-Mail-Hosting-Anbieter SiteGround (Postfach info@nkabrechnung.de auf einem Server in Frankfurt am Main, Versand unserer E-Mails und Spamfilter für eingehende E-Mails);
  • Google Cloud EMEA Limited (Google Workspace, siehe Abschnitt 11).

Für einzelne Aufgaben, etwa das Erfassen von Anfragen per E-Mail und das Vorbereiten von Antworten, greift der KI-Assistent Claude über eine gesicherte Schnittstelle auf Daten in diesem System zu (Abschnitt 15).

Die Daten bei Supabase liegen in Frankfurt am Main. Soweit Supabase für Betrieb und Support von außerhalb der EU auf sie zugreifen kann, ist die Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Erfassen wir in unserem System eine Anschrift, nutzen wir die Adressvervollständigung der Google Maps Platform von Google. Dabei wird nur die eingegebene Anschrift an Google übermittelt, kein Name. Eine Übermittlung in die USA ist dabei möglich (siehe Abschnitt 16). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in vollständig und richtig erfassten Anschriften.

Über neue Anfragen und E-Mails sowie über Vorgänge zu Angeboten, Aufträgen und Rechnungen lassen wir uns per Push-Benachrichtigung auf unseren eigenen Endgeräten informieren. Eine Benachrichtigung kann Ihren Namen, den Betreff und einen Kurzauszug Ihrer Nachricht, eine Angebotsnummer oder einen Betrag enthalten. Sie wird über den Push-Dienst des Herstellers des jeweiligen Browsers oder Geräts zugestellt, bei unseren Apple-Geräten über den Push-Dienst von Apple. Benachrichtigungen an unsere Web-App werden dabei verschlüsselt übertragen, sodass der Push-Dienst ihren Inhalt nicht lesen kann. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen Bearbeitung Ihrer Anliegen.

Wir speichern die Daten, solange es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Durchführung des Vertrags erforderlich ist. Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, anonymisieren wir spätestens 12 Monate nach der letzten Aktivität, abgeschlossene Vorgänge spätestens 6 Jahre nach ihrem Abschluss. Rechnungen und andere Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht bewahren wir für die Dauer dieser Pflicht auf (Abschnitt 12).

9. Angebote und Online-Beauftragung

Ihr Angebot senden wir Ihnen per E-Mail, als PDF oder mit einem persönlichen Link zu Ihrer Angebotsseite. Der Link enthält eine zufällige Kennung; wer ihn kennt, kann die Angebotsseite öffnen. Bitte geben Sie ihn deshalb nicht weiter. Auf der Angebotsseite setzen wir keine Analyse- oder Werbedienste und keine Besucherstatistik ein und laden keine Inhalte von Dritten.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir je Internetanschluss die Zahl der Aufrufe der Angebotsseite, der Widerrufsfunktion (Abschnitt 14), des Anfrageformulars und seiner Adressvorschläge (Abschnitt 7), der Besucherstatistik und der Kurzlinks (Abschnitt 6). Dazu speichern wir für kurze Zeit einen Zähler mit einem nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse, nicht die IP-Adresse selbst, und löschen ihn nach spätestens zwei Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz dieser Seiten und Funktionen vor automatisierten Zugriffen.

Beauftragen Sie uns über die Angebotsseite, speichern wir als Nachweis des Vertragsschlusses: den Zeitpunkt der Beauftragung, die E-Mail-Adresse, an die wir das Angebot gesendet haben, und den Zeitpunkt des Versands, einen Prüfwert der angenommenen Fassung des Angebots, die Fassung der AGB und der Widerrufsbelehrung, den angezeigten Gesamtpreis, ob Sie den vorzeitigen Beginn verlangt haben, Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent). Nehmen Sie ein Angebot per E-Mail, Brief oder Telefon an, vermerken wir Art und Zeitpunkt der Annahme und bewahren Ihre E-Mail oder Ihren Brief auf.

Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung der Beauftragung halten wir mit den übrigen Angaben dieses Nachweises als Vertragsnachweis in einem Annahmevermerk fest, den wir als letzte Seite an Ihr Angebot anfügen. Dieses Angebot mit Annahmevermerk senden wir Ihnen mit der Auftragsbestätigung, legen es in Ihrem Ordner und in unserem Angebotsarchiv ab (Abschnitt 11) und bewahren es so lange auf, wie es Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erfordern (Abschnitt 12). Bei einer Annahme per E-Mail, Brief oder Telefon enthält der Annahmevermerk Art und Tag der Annahme, aber keine IP-Adresse.

Rechtsgrundlagen für Nachweis und Annahmevermerk sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abschluss und Durchführung des Vertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, den Vertragsschluss im Streitfall nachweisen zu können.

In unserer Datenbank löschen wir IP-Adresse und Browserkennung zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem der Auftrag geliefert oder beendet wurde, sofern keine Auseinandersetzung über den Vertrag läuft. Im Annahmevermerk bleiben sie als Teil des angenommenen Angebots erhalten, solange wir dieses aufbewahren. Angenommene Angebote mit den übrigen Angaben des Nachweises bewahren wir nach Abschnitt 12 auf. Angebote, die nicht angenommen werden, löschen wir 12 Monate nach ihrer Erstellung.

10. Durchführung des Auftrags und Daten Ihrer Mietparteien

Für die Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung verarbeiten wir die Unterlagen, die Sie uns übermitteln, etwa Mietverträge, Rechnungen und Belege, Zählerstände, Abrechnungen von Messdienstleistern und WEG-Abrechnungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Unterlagen enthalten in der Regel auch personenbezogene Daten Ihrer Mietparteien, etwa Namen, Anschrift, Mietzeitraum, Vorauszahlungen und Verbrauchswerte. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich, um für Sie die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, und geben sie nur an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister weiter. Rechtsgrundlage gegenüber den Mietparteien ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Erstellung der Abrechnung, die Vermieter ihren Mietern schulden (§ 556 Abs. 3 BGB).

Bei der Prüfung Ihrer Unterlagen auf Vollständigkeit und bei der Erstellung der Abrechnungen unterstützt uns der KI-Assistent Claude von Anthropic; die Abrechnung prüfen und verantworten wir selbst. Dafür übermitteln wir die für den jeweiligen Auftrag nötigen Unterlagen und Angaben an Anthropic, einschließlich der darin enthaltenen Daten Ihrer Mietparteien. Einzelheiten dazu finden Sie in Abschnitt 15.

Die Unterlagen und die fertigen Abrechnungen liegen in Ihrem Kundenordner (Abschnitt 11) und, soweit Sie sie per E-Mail senden, in unserem Postfach und Kundenverwaltungssystem (Abschnitt 8). Im Kundenordner bewahren wir sie bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Lieferung der Abrechnung auf, damit wir Rückfragen beantworten, die Abrechnung des Folgejahres darauf aufbauen und Ansprüche aus dem Vertrag klären können. Beauftragen Sie uns in dieser Zeit erneut, beginnt die Frist mit der neuen Lieferung. Per E-Mail erhaltene Unterlagen sind Teil unserer Korrespondenz; für sie gelten die Fristen aus Abschnitt 8. Auf Ihren Wunsch löschen wir früher, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Google Workspace: Kundenordner und Ablage

Für die Ablage von Angeboten, Rechnungen und Unterlagen und für den Austausch mit Ihnen nutzen wir Google Workspace (Google Drive und Google Tabellen). Anbieter ist die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Für Ihre Aufträge legen wir in Google Drive einen Ordner an, gegliedert nach Objekt und Abrechnungsjahr, und legen dort Ihr Angebot, nach der Beauftragung auch mit Annahmevermerk (Abschnitt 9), und Ihre Rechnung ab. Den Ordner geben wir für die E-Mail-Adresse frei, an die wir Ihr Angebot gesendet haben, damit Sie dort Ihre Unterlagen bereitstellen können. Dazu übermitteln wir diese E-Mail-Adresse an Google. Hat die Adresse noch kein Google-Konto, sendet Google eine Einladung an diese Adresse. Zum Öffnen des Ordners benötigen Sie ein Google-Konto mit dieser Adresse; für dieses Konto sind Sie selbst Vertragspartner von Google, und es gelten die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von Google. Statt des Ordners können Sie uns Ihre Unterlagen auch per E-Mail senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Auf Ihren Wunsch in Textform geben wir Ihren Ordner auch für weitere Personen frei, etwa für Miteigentümer oder Ihre Steuerberatung, und verarbeiten dafür deren E-Mail-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Diese Personen sehen alles, was im Ordner liegt, auch Angebot, Annahmevermerk und Rechnung. Bitte informieren Sie diese Personen darüber. Fragt eine uns unbekannte Adresse Zugriff auf Ihren Ordner an, geben wir ihn nur mit Ihrer Zustimmung frei. Freigaben beenden wir auf Ihren Wunsch und bei einem Widerruf des Vertrags.

Für die Rechnungsstellung führen wir in Google Tabellen ein Kundenverzeichnis mit Kundennummer, Name oder Firma, Rechnungsanschrift und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Angebote und Rechnungen legen wir zusätzlich in Archivordnern in Google Drive ab. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Für die Speicherdauer gelten Abschnitt 10 (Unterlagen) und Abschnitt 12 (Angebote, Rechnungen, Kundenverzeichnis).

12. Rechnungen, Zahlungen und Aufbewahrung

Nach der Beauftragung erstellen wir Ihre Rechnung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, darunter Ihr Name und Ihre Anschrift, und senden sie Ihnen als PDF per E-Mail. Bei Ihrer Überweisung erhalten wir über unsere Bank Ihren Namen, Ihre IBAN, den Betrag und den Verwendungszweck und ordnen die Zahlung Ihrer Rechnung zu. Soweit erforderlich, geben wir Rechnungs- und Zahlungsdaten an unsere Steuerberatung und an Finanzbehörden weiter. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Rechnungen, Stornorechnungen und andere Buchungsbelege bewahren wir 8 Jahre auf, angenommene Angebote (mit Annahmevermerk), Auftragsbestätigungen und sonstige geschäftliche Korrespondenz 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (insbesondere § 147 AO und § 14b UStG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Angaben im Kundenverzeichnis bewahren wir so lange auf, wie Rechnungen an Sie aufzubewahren sind. Während dieser Fristen nutzen wir die Daten nur noch für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten.

13. Empfehlungsprogramm

Nennen Sie uns bei Ihrer Anfrage oder Beauftragung eine Person, die uns empfohlen hat, speichern wir diese Zuordnung bei Ihren Kundendaten. Damit berechnen wir das Guthaben der empfehlenden Person nach § 10 unserer AGB: 5 % des Nettobetrags jeder vollständig bezahlten Rechnung. Vor Ihrer Beauftragung weisen wir Sie darauf hin, dass die empfehlende Person ein Guthaben erhält. Die empfehlende Person erfährt von uns, dass Sie uns beauftragt haben, und die Höhe ihrer Gutschrift; aus der Gutschrift lässt sich der Nettobetrag Ihrer Rechnung errechnen. Weitere Angaben zu Ihrem Auftrag geben wir nicht weiter.

Rechtsgrundlage gegenüber der empfehlenden Person ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahmebedingungen nach § 10 AGB), gegenüber Ihnen als empfohlener Person Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, das Empfehlungsprogramm nachvollziehbar durchzuführen. Sie können dem jederzeit widersprechen; dann löschen wir die Zuordnung, und für Ihre weiteren Rechnungen entsteht keine Gutschrift mehr.

Die Zuordnung und das Guthabenkonto speichern wir, solange ein Guthaben besteht oder Gutschriften entstehen können, längstens bis zur Löschung der Kundendaten der empfehlenden Person. Ein auf einer Rechnung abgezogener Empfehlungsrabatt ist Teil der Rechnung und wird mit ihr aufbewahrt (Abschnitt 12).

14. Widerruf von Verträgen

Widerrufen Sie einen mit uns geschlossenen Vertrag, verarbeiten wir die Angaben aus Ihrer Erklärung, insbesondere Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, die Angaben zum Vertrag sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs.

Erklären Sie den Widerruf über die Online-Widerrufsfunktion auf unserer Website (https://nkabrechnung.de/widerruf/), bestätigen wir Ihnen den Eingang per E-Mail an die von Ihnen angegebene Adresse und speichern als Nachweis zusätzlich Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers. Zum Schutz vor Missbrauch gilt dort das Aufruf-Limit aus Abschnitt 9. Auf dieser Seite setzen wir keine Analyse- oder Werbedienste ein. IP-Adresse und Browserkennung löschen wir zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Eingang des Widerrufs, sofern keine Auseinandersetzung darüber läuft.

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihren Widerruf zu bearbeiten, Ihnen den Eingang zu bestätigen und Zahlungen zu erstatten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Vorschriften zum Widerrufsrecht (§§ 355 ff. BGB) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir bewahren die Daten zusammen mit den Vertragsunterlagen auf (Abschnitt 12).

15. Unterstützender Einsatz von KI (Claude)

Bei der Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen setzen wir den KI-Assistenten Claude ausschließlich unterstützend ein. Claude arbeitet uns zu; die fachliche Verantwortung für Antworten, Angebote und Abrechnungen liegt bei uns, und was Claude vorbereitet, prüfen wir, bevor es Sie erreicht. Anbieter ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland („Anthropic“).

Claude unterstützt uns insbesondere dabei,

  • Anfragen, die uns per E-Mail erreichen, auszuwerten und für unser Kundenverwaltungssystem zu erfassen (Abschnitte 7 und 8);
  • Antworten auf Ihre Anfragen und E-Mails vorzubereiten, etwa wenn wir Sie telefonisch nicht erreicht haben, und aus Ihren Angaben Angebote vorzubereiten; die Preise ermittelt dabei unser System nach unserer Preisliste;
  • Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen und den Stand Ihrer Unterlagen in unserem System zu vermerken (Abschnitte 10 und 11);
  • Ihre Nebenkostenabrechnung zu erstellen (Abschnitt 10).

Dafür erhält Claude über eine gesicherte Schnittstelle zu unserem Kundenverwaltungssystem jeweils nur die Daten, die für den einzelnen Vorgang nötig sind: Ihre Kontaktdaten, Angaben zu Ihren Objekten und Aufträgen, den Inhalt Ihrer E-Mails sowie Ihre Unterlagen einschließlich der darin enthaltenen Daten Ihrer Mietparteien.

Claude versendet selbst nichts. E-Mails, Angebote und Abrechnungen prüfen wir persönlich, bevor sie Sie erreichen. Anfragen, die uns per E-Mail erreichen, kann Claude in unserem Kundenverwaltungssystem erfassen; wir prüfen sie dort, bevor wir sie weiter bearbeiten. Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, trifft Claude nicht (Art. 22 DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder der Durchführung Ihres Auftrags dient. Für die Daten Ihrer Mietparteien ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sorgfältigen und zügigen Bearbeitung und in der Erstellung der Abrechnung, die Vermieter ihren Mietern schulden.

In unserem Konto bei Anthropic haben wir eingestellt, dass die Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle von Anthropic verwendet werden. Die Verläufe der einzelnen Vorgänge löschen wir in unserem Konto, sobald wir sie nicht mehr benötigen, spätestens nach den in Abschnitt 8 genannten Fristen; Anthropic entfernt gelöschte Inhalte nach eigenen Angaben innerhalb von 30 Tagen aus seinen Systemen. Inhalte, die die Sicherheitssysteme von Anthropic als Verstoß gegen dessen Nutzungsrichtlinien einstufen, kann Anthropic länger aufbewahren.

Anthropic kann die Daten auch in den USA verarbeiten und stützt die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Anthropic: https://www.anthropic.com/legal/privacy.

16. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Ihre Daten erhalten nur die in dieser Erklärung genannten Stellen:

  • unsere Auftragsverarbeiter Vercel, Supabase, SiteGround und Google (Abschnitte 3, 8 und 11) sowie Google für die Adressvervollständigung (Abschnitte 7 und 8);
  • Anthropic für den unterstützend eingesetzten KI-Assistenten Claude (Abschnitt 15);
  • die Anbieter der Push-Dienste für Benachrichtigungen an unsere eigenen Geräte, etwa Apple (Abschnitt 8);
  • mit Ihrer Einwilligung Google und Meta für Analyse und Conversion-Messung (Abschnitte 4 und 5);
  • Personen, für die Sie Ihren Kundenordner freigeben lassen (Abschnitt 11), und im Empfehlungsprogramm die empfehlende Person im dort beschriebenen Umfang (Abschnitt 13);
  • Banken bei Zahlungen, unsere Steuerberatung sowie Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Abschnitt 12).

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union ist bei Vercel, Google, Meta und Apple in die USA möglich; diese Unternehmen sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für die Übermittlung besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Für eine Übermittlung durch Anthropic in die USA und für einen Zugriff von Supabase von außerhalb der EU gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der mit Supabase vereinbarten Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage bei uns; über die Garantien bei Anthropic informiert deren Datenschutzerklärung (Abschnitt 15).

17. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

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Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

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Stand: 15. Oktober 2026