Neben­kosten­abrechnung für die vermietete Eigentums­wohnung: aus dem Hausgeld die korrekte Mieter­abrechnung

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt von der WEG-Verwaltung jedes Jahr die Hausgeldabrechnung. Für den Mieter taugt sie nicht: Sie enthält Positionen, die nicht umlagefähig sind, und ihr Verteilerschlüssel passt nur, wenn der Mietvertrag keinen anderen vorsieht. Wir übersetzen Ihre WEG-Unterlagen in eine formell korrekte, durchsetzbare Nebenkostenabrechnung: geprüft Position für Position, druckfertig als PDF, innerhalb von 10 Werktagen.

Unser Abrechnungsservice richtet sich an private Vermieter. Hinter jeder Abrechnung steht ein persönlicher Ansprechpartner statt einer anonymen Plattform, jede Abrechnung ist ein Einzelauftrag zum Festpreis ohne Abo.

Warum die Hausgeldabrechnung nicht 1:1 an den Mieter darf

Die Hausgeldabrechnung rechnet zwischen Ihnen und der Wohnungseigentümergemeinschaft ab, die Nebenkostenabrechnung zwischen Ihnen und Ihrem Mieter. Dazwischen liegen zwei Übersetzungsschritte:

• Nicht umlagefähige Positionen aussortieren: Die Verwaltervergütung zählt nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht zu den Betriebskosten, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Instandhaltungskosten nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV ebenfalls nicht. Umlagefähig sind nur die 17 Kostenarten des § 2 BetrKV, etwa Wasser, Gebäudeversicherung, Gebäudereinigung, Aufzug und Gartenpflege. Die Abgrenzung im Detail zeigt unser Ratgeber zu nicht umlagefähigen Kosten.
• Verteilerschlüssel prüfen: Die WEG verteilt nach ihrem eigenen Schlüssel, in der Regel nach Miteigentumsanteilen. Gegenüber dem Mieter hat der Schlüssel Vorrang, den der Mietvertrag vereinbart, etwa die Wohnfläche; dann muss umgerechnet werden. Fehlt eine Vereinbarung, gilt der Schlüssel der Gemeinschaft grundsätzlich auch für den Mieter (§ 556a Abs. 3 BGB), es sei denn, dieser Schlüssel widerspricht billigem Ermessen, verteilt die Kosten also unangemessen.

Welche Hausgeld-Position in welche Kostenart der Nebenkostenabrechnung gehört, haben wir in einer Zuordnungstabelle für die WEG-Abrechnung zusammengestellt.

Von der Hausgeldabrechnung zur Betriebskostenabrechnung: was wir übernehmen

Sie reichen Ihre WEG-Unterlagen ein, wir erledigen die Übersetzung in die Abrechnung nach § 556 BGB und Betriebskostenverordnung:

• Wir prüfen jede Position der Hausgeldabrechnung auf Umlagefähigkeit nach § 2 BetrKV und sortieren Verwaltung, Rücklage und Instandhaltung aus.
• Wir prüfen, welcher Verteilerschlüssel gegenüber Ihrem Mieter gilt, rechnen die Kosten bei Bedarf vom WEG-Schlüssel auf den Schlüssel Ihres Mietvertrags um und erläutern ihn in der Abrechnung.
• Wir integrieren die Heizkostenabrechnung Ihres Messdienstleisters inklusive der CO2-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG.
• Wir ergänzen Kosten, die Sie direkt zahlen, allen voran die Grundsteuer.
• Wir ziehen die geleisteten Vorauszahlungen ab und weisen Nachzahlung oder Guthaben aus.

Das Ergebnis erfüllt die vier Mindestanforderungen, die der Bundesgerichtshof an eine formell wirksame Abrechnung stellt: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, Berechnung des Mieteranteils und Abzug der Vorauszahlungen.

WEG-Abrechnung noch nicht beschlossen? Die Frist läuft trotzdem

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Viele ETW-Vermieter warten auf den Beschluss der Eigentümerversammlung über die Jahresabrechnung und geraten dadurch in Fristnot.

Der Bundesgerichtshof hat dazu entschieden, dass der Beschluss der Wohnungseigentümer keine Voraussetzung für die Abrechnung gegenüber dem Mieter ist: Der vermietende Eigentümer muss grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen, wenn die WEG-Abrechnung noch nicht beschlossen ist (Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Wer sich nach Fristablauf auf eine unverschuldete Verspätung beruft, muss konkret darlegen, was er unternommen hat, um rechtzeitig abrechnen zu können.

Für die Erstellung heißt das: Wir warten nicht auf den Beschluss, sondern rechnen auf Grundlage der vorliegenden Verwalterunterlagen und Belege ab. Ihren konkreten Stichtag ermitteln Sie mit dem Fristenrechner.

So läuft die Erstellung ab

1. 1.
   Angebot anfordern

   Sie nennen die Eckdaten Ihrer Wohnung über das Anfrage-Formular und erhalten innerhalb von 24 Stunden ein verbindliches Festpreis-Angebot.

2. 2.
   WEG-Unterlagen einreichen

   Mit dem Angebot bekommen Sie eine Checkliste: Hausgeldabrechnung mit Einzelabrechnung, Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters, Mietvertrag, Vorauszahlungen, Grundsteuerbescheid. Fehlt etwas, fragen wir konkret nach.

3. 3.
   Abrechnung erhalten

   Innerhalb von 10 Werktagen nach Zahlungseingang und vollständigen Unterlagen liegt die fertige Nebenkostenabrechnung vor: druckfertig als PDF, versandbereit an Ihren Mieter.

Was kostet die Abrechnung für die Eigentumswohnung?

Sie zahlen einen Festpreis pro Abrechnungsjahr, unabhängig davon, wie viele Positionen Ihre Hausgeldabrechnung enthält:

Bei einem Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum kommt eine Zwischenabrechnung für 23,80 € inkl. USt (20 € netto) pro Stück hinzu.