Checkliste: Diese Unterlagen brauchen Sie für die Nebenkostenabrechnung

Eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) beginnt mit vollständigen Unterlagen: Fehlt ein Beleg oder eine Wohnfläche, stockt die Erstellung und die Frist läuft weiter. Diese Checkliste zeigt, was Sie für das Einfamilienhaus, die Eigentumswohnung in der WEG und das Mehrfamilienhaus zusammenstellen sollten.

Für jede Abrechnung

Diese Unterlagen brauchen Sie unabhängig vom Objekttyp:

Mietvertrag inklusive Umlagevereinbarung
Die Klausel, die die Umlage der Betriebskosten regelt, meist per Verweis auf § 2 BetrKV. Ohne wirksame Vereinbarung gilt die Miete als Inklusivmiete.
Vereinbarte Vorauszahlungen je Mietpartei
Der monatliche Betrag laut Mietvertrag oder der letzten Anpassung. Die im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen werden am Ende vom Kostenanteil des Mieters abgezogen.
Alle Kostenbelege des Abrechnungszeitraums
Grundsteuerbescheid, Wasser und Abwasser, Müllgebühren, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Gartenpflege, Schornsteinfeger und weitere laufende Kosten.
Zählerstände zu Beginn und Ende des Zeitraums
Wasser- und gegebenenfalls Wärmezähler, soweit vorhanden. Bei Schätzungen bitte kurz vermerken, dass es Schätzwerte sind.
Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters
Zum Beispiel von Techem oder ista. Sie wird in die Gesamtabrechnung integriert, inklusive CO2-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG.
Wohnflächen
Die Gesamtwohnfläche des Gebäudes und die Fläche der vermieteten Einheit, denn viele Kosten werden nach Fläche verteilt.
Vorjahresabrechnung, falls vorhanden
Sie hilft, Verteilerschlüssel konsistent fortzuführen und Ausreißer bei einzelnen Kostenarten zu erkennen.

Zusätzlich bei der Eigentumswohnung (WEG)

Die Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung ist die zentrale Quelle, darf aber nicht 1:1 an den Mieter weitergereicht werden. Wie die Übersetzung funktioniert, erklärt der Ratgeber Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung. Zusätzlich zu den Unterlagen oben brauchen Sie:

Hausgeldabrechnung / Jahresabrechnung der WEG
Das zentrale Dokument: Aus ihr werden die umlagefähigen Positionen für die Mieterabrechnung herausgearbeitet.
Wirtschaftsplan
Er zeigt die geplanten Kostenansätze und hilft, die Jahresabrechnung auf Plausibilität zu prüfen.
Einzelabrechnung Ihrer Einheit, falls separat ausgewiesen
Viele Verwaltungen stellen neben der Gesamtabrechnung eine Einzelabrechnung je Wohnung aus.
Miteigentumsanteil (MEA)
Steht in der Teilungserklärung oder der Hausgeldabrechnung und ist oft der Verteilerschlüssel der WEG.

Zusätzlich beim Mehrfamilienhaus

Je mehr Einheiten, desto wichtiger sind saubere Stammdaten. Zusätzlich zu den Unterlagen oben brauchen Sie:

Mieterliste mit Ein- und Auszugsdaten
Name, Einheit, Mietbeginn und gegebenenfalls Mietende je Mietpartei im Abrechnungszeitraum.
Wohnflächen je Einheit
Für die Verteilung nach Fläche brauchen wir die Fläche jeder einzelnen Wohnung, nicht nur die Gesamtfläche.
Mieterwechsel: Daten und Zwischenzählerstände
Bei einem Wechsel im Abrechnungszeitraum entsteht eine Zwischenabrechnung; Zählerstände zum Übergabetag machen sie genau.
Angaben zu Gewerbeeinheiten und Leerstand
Gewerbeflächen und leerstehende Einheiten beeinflussen die Verteilung; Leerstandsanteile trägt der Vermieter.

Gut zu wissen

Kopien reichen. Sie müssen keine Originale aus der Hand geben. Lesbare Scans oder Fotos genügen für die Erstellung; die Originalbelege bewahren Sie auf, weil Ihr Mieter nach der Abrechnung Einsicht in die Belege verlangen kann.

Fehlende Belege nachfordern. Den Grundsteuerbescheid stellt die Kommune erneut aus, Versorger und Dienstleister schicken Rechnungskopien, WEG-Unterlagen gibt es beim Verwalter. Das kostet Zeit, und die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Fangen Sie deshalb früh an: Die Details erklärt der Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung, Ihren konkreten Stichtag zeigt der Fristenrechner.

Nach der Anfrage wird es konkret. Diese Seite deckt den Regelfall ab. Wenn Sie die Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung an uns geben, erhalten Sie mit dem Angebot eine Checkliste, die auf Ihr Objekt zugeschnitten ist. Fehlt danach noch etwas, fragen wir konkret nach, bevor die Bearbeitung startet.

Häufige Fragen

Reichen Kopien oder brauchen Sie Originalbelege?

Kopien reichen vollständig aus. Gut lesbare Scans oder Smartphone-Fotos genügen, solange Aussteller, Betrag und Zeitraum erkennbar sind. Die Originale bleiben bei Ihnen; bewahren Sie sie auf, weil Mieter nach Erhalt der Abrechnung Einsicht in die Belege verlangen können.

Was mache ich, wenn mir einzelne Belege fehlen?

Fast alle Belege lassen sich nachbeschaffen: der Grundsteuerbescheid bei der Kommune, Rechnungen bei Versorgern und Dienstleistern, WEG-Unterlagen beim Verwalter. Planen Sie dafür Zeit ein, damit die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB nicht in Gefahr gerät. Fehlt trotz allem etwas, fragen wir vor dem Start der Bearbeitung konkret nach.

Brauche ich die Heizkostenabrechnung, bevor es losgeht?

Bei Gebäuden mit zentraler Heizungs- oder Warmwasserversorgung ja. Die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung erstellt ein Messdienstleister wie Techem oder ista; wir integrieren sie in die Gesamtabrechnung, erstellen sie aber nicht selbst. Liegt sie noch nicht vor, fordern Sie sie frühzeitig beim Messdienstleister an.

Bekomme ich eine Checkliste für mein konkretes Objekt?

Ja. Diese Seite deckt den Regelfall ab; nach Ihrer Anfrage erhalten Sie eine Checkliste, die auf Ihr Objekt zugeschnitten ist, mit genau den Punkten, die für Ihr Haus oder Ihre Wohnung relevant sind. Antwort auf Anfragen gibt es innerhalb von 24 Stunden.

Unterlagen beisammen? Wir übernehmen den Rest

Formell korrekte Abrechnung nach den BGH-Mindestanforderungen, druckfertig als PDF je Mietpartei, zum Festpreis. Standard in 15 Werktagen, Express in 5 Werktagen.

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Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein über Themen rund um die Nebenkostenabrechnung. Er ist keine Rechtsberatung im Einzelfall und ersetzt sie nicht (Rechtsdienstleistungsgesetz). Für verbindliche rechtliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt, zum Beispiel für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.