Frist für die Nebenkostenabrechnung: 12 Monate nach § 556 BGB

Für die Nebenkostenabrechnung gilt eine harte Frist: Sie muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Wer sie verpasst, verliert in aller Regel jede Nachforderung, muss ein Guthaben aber trotzdem auszahlen. Dieser Beitrag erklärt, wie die Frist genau berechnet wird, welche Ausnahmen es gibt und was die Rechtsprechung von Vermietern einer Eigentumswohnung verlangt.

Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist auseinanderhalten

Zwei Zeiträume werden oft verwechselt:

• Der Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum, über den Sie abrechnen. Er darf höchstens 12 Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Meistens ist es das Kalenderjahr, es kann aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr sein, etwa vom 1. Juli bis zum 30. Juni.
• Die Abrechnungsfrist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums und läuft 12 Monate. Innerhalb dieser Frist muss die Abrechnung dem Mieter zugehen.

Für das Abrechnungsjahr 2025 (Kalenderjahr) heißt das: Zugang beim Mieter spätestens am 31. Dezember 2026. Bei einem Wirtschaftsjahr bis zum 30. Juni 2025 endet die Frist entsprechend am 30. Juni 2026. Den Stichtag für Ihren Zeitraum können Sie mit unserem kostenlosen Fristenrechner nach § 556 BGB berechnen.

Zugang zählt, nicht der Poststempel

Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter innerhalb der 12 Monate zugeht, also so in seinen Herrschaftsbereich gelangt, dass er unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Der Einwurf in den Briefkasten am Silvesterabend genügt dafür je nach Uhrzeit nicht mehr; ein am 31. Dezember aufgegebener Brief, der erst im Januar ankommt, ist verspätet. Im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang beweisen.

Praktische Konsequenz: Verlassen Sie sich nicht auf die letzte Woche des Jahres. Versenden Sie mit Puffer, lassen Sie sich den Empfang quittieren oder werfen Sie die Abrechnung unter Zeugen ein. Ein einfacher Einschreiben-Rückschein ist kein Allheilmittel: Trifft der Mieter den Zusteller nicht an, gilt die Abrechnung nicht automatisch als zugegangen.

Fristversäumnis: Nachforderung weg, Guthaben bleibt geschuldet

Geht die Abrechnung zu spät zu, hat das eine klare Folge: Die Geltendmachung einer Nachforderung ist ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Mieter muss also nichts nachzahlen, selbst wenn die Abrechnung inhaltlich korrekt ist.

Drei Punkte werden dabei häufig übersehen:

1. Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter es auszahlen. Die Ausschlusswirkung trifft nur die Nachforderung des Vermieters.
2. Die Abrechnungspflicht entfällt nicht. Der Mieter kann die Abrechnung weiterhin verlangen und bis dahin unter Umständen laufende Vorauszahlungen zurückbehalten.
3. Teilverspätung ist möglich. Rechnet der Vermieter rechtzeitig ab und korrigiert später einzelne Positionen nach oben, gilt der Ausschluss für die nachgeschobene Erhöhung genauso.

Die Ausnahme: Verspätung nicht zu vertreten

Nachforderungen bleiben ausnahmsweise möglich, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Klassisches Beispiel ist der Grundsteuerbescheid, den das Finanzamt oder die Kommune rückwirkend erst nach Fristablauf erlässt: Diese Verzögerung liegt nicht in der Sphäre des Vermieters. Nach der Rechtsprechung muss der Vermieter die Nachforderung dann aber zügig stellen, sobald das Hindernis entfallen ist; als Orientierung gelten drei Monate nach Wegfall des Abrechnungshindernisses.

Wichtig: Eigene Organisation ist nie eine Entschuldigung. Verlorene Belege, Zeitmangel, ein Steuerberater, der nicht fertig wird, oder schlicht Vergessen gehen immer zulasten des Vermieters.

Sonderfall Eigentumswohnung: Warten auf die WEG ist keine Option

Viele Vermieter einer Eigentumswohnung warten mit der Nebenkostenabrechnung auf die beschlossene Jahresabrechnung der WEG. Das ist riskant: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die 12-Monats-Frist auch dann gilt, wenn die WEG-Abrechnung noch nicht vorliegt (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Der Vermieter muss dann eben auf Grundlage der ihm zugänglichen Unterlagen abrechnen, etwa der Hausgeld-Zahlungen und der Belege beim Verwalter, und darf später korrigieren, wenn sich daraus ein Guthaben für den Mieter ergibt.

Warum die Hausgeldabrechnung ohnehin nicht einfach an den Mieter weitergereicht werden darf, erklärt unser Beitrag Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung.

Auch der Mieter hat eine 12-Monats-Frist

Nach Zugang der Abrechnung läuft für den Mieter eine eigene Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er dem Vermieter spätestens 12 Monate nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Danach ist er mit Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Für Vermieter heißt das umgekehrt: Ein Widerspruch kann auch viele Monate nach Versand noch kommen; bewahren Sie die Belege deshalb griffbereit auf.

So bleiben Sie sicher innerhalb der Frist

• Stichtag berechnen und mit Erinnerung versehen, am besten direkt nach Ende des Abrechnungszeitraums. Der Fristenrechner zeigt Ihnen den letzten Zustelltag.
• Unterlagen laufend sammeln statt am Jahresende zu suchen. Was konkret gebraucht wird, listet unsere Unterlagen-Checkliste auf.
• Nicht auf letzte Belege warten, wenn die Frist näher rückt; notfalls mit den vorhandenen Unterlagen abrechnen und später zugunsten des Mieters korrigieren.
• Wenn die Zeit knapp wird: Sie können die Nebenkostenabrechnung erstellen lassen, standardmäßig in 15 Werktagen, per Express in 5 Werktagen.