Umlagefähige Betriebskosten: die vollständige Liste nach § 2 BetrKV

Umlagefähig sind Betriebskosten, die Sie als Vermieter über die Nebenkostenabrechnung auf Ihre Mieter verteilen dürfen. Dafür müssen zwei Voraussetzungen zusammenkommen: Die Kostenart muss in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) stehen, und der Mietvertrag muss die Umlage wirksam vereinbaren (§ 556 Abs. 1 BGB). Fehlt eine der beiden Voraussetzungen, bleibt der Vermieter auf den Kosten sitzen. Dieser Beitrag enthält die vollständige Liste aller 17 Kostenarten und erläutert die Positionen, bei denen in der Praxis die meisten Fehler passieren.

Ohne Umlagevereinbarung keine Umlage

§ 556 Abs. 1 BGB stellt klar: Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Automatisch geschieht das nicht. Schweigt der Mietvertrag zu den Nebenkosten, gilt die Miete als Bruttomiete und deckt alle Betriebskosten mit ab. In der Praxis genügt eine klare Klausel wie „Der Mieter trägt die Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV“; damit sind die Kostenarten der Nummern 1 bis 16 erfasst.

Betriebskosten sind dabei nur Kosten, die laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Einmalige Ausgaben, Reparaturen und Verwaltungskosten sind per Definition keine Betriebskosten und deshalb nie umlagefähig, selbst wenn der Mietvertrag etwas anderes behauptet. Welche Positionen typischerweise herausfallen, zeigt unser Beitrag Diese Kosten dürfen Sie nicht umlegen.

Die 17 Kostenarten des § 2 BetrKV: die vollständige Liste

Die folgende Tabelle führt alle 17 Kostenarten der Betriebskostenverordnung mit typischen Beispielen auf. Sie ist zugleich das Grundgerüst jeder Betriebskostenabrechnung: Was hier nicht steht und auch nicht als sonstige Betriebskosten vereinbart ist, gehört nicht in die Abrechnung.

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Die fehleranfälligsten Positionen im Detail

Nr. 2: Wasserversorgung

Umlagefähig sind neben dem reinen Wasserverbrauch auch die Grundgebühren, die Miete und Eichung der Wasserzähler sowie die Kosten der Verbrauchsberechnung. Nicht umlagefähig ist dagegen die Reparatur einer defekten Wasserleitung oder der Austausch eines kaputten Zählers außerhalb der turnusmäßigen Eichung: Das ist Instandsetzung. Häufiger Fehler in der Praxis: Wasser und Entwässerung (Nr. 3) werden in einer Summe abgerechnet, obwohl der Mietvertrag beide Kostenarten getrennt ausweist.

Nr. 4 bis 6: Heizung und Warmwasser

Brennstoffe, Betriebsstrom, Wartung und Fernwärme sind umlagefähig, die Reparatur des Brenners ist es nicht. Wichtig ist hier vor allem das Verfahren: Die Heizkostenverordnung verlangt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung erstellt in der Regel ein Messdienstleister wie Techem oder ista; sie muss anschließend korrekt in die Nebenkostenabrechnung integriert werden. Seit Inkrafttreten des CO2KostAufG kommt die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter hinzu, die viele ältere Abrechnungsmuster noch nicht abbilden.

Nr. 8: Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Die laufenden Gebühren für Straßenreinigung und Müllabfuhr sind unproblematisch. Fehleranfällig sind Sonderfälle: Die einmalige Entrümpelung eines Kellers nach einem Auszug ist keine laufende Betriebskostenposition. Auch die Anschaffung neuer Mülltonnen ist nicht umlagefähig, wohl aber deren laufende Miete, wenn der Entsorger sie berechnet.

Nr. 9: Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Umlagefähig ist die Reinigung der gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteile, also Treppenhaus, Flure, Keller, Waschküche und Aufzugskabine. Putzen Sie selbst, dürfen Sie den Betrag ansetzen, den ein Dienstleister für eine gleichwertige Leistung berechnen würde, allerdings ohne Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Bei der Ungezieferbekämpfung gilt: Die laufende Vorsorge ist umlagefähig, die einmalige Beseitigung eines akuten Befalls in der Regel nicht.

Nr. 10: Gartenpflege

Rasenmähen, Heckenschnitt und die Erneuerung von Pflanzen gehören zur umlagefähigen Pflege. Nicht umlagefähig ist die erstmalige Anlage eines Gartens oder seine komplette Umgestaltung, denn beides ist keine laufende Pflege. Aufpassen müssen Sie außerdem, wenn ein Gartenteil ausschließlich Ihnen als Vermieter vorbehalten ist: Dann scheidet die Umlage dieser Fläche aus.

Nr. 13: Versicherungen

Umlagefähig sind die Sachversicherungen des Gebäudes (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), die Glasversicherung sowie die Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltank und Aufzug. Nicht umlagefähig sind Versicherungen, die Ihr persönliches Risiko absichern: Rechtsschutzversicherung, Hausratversicherung oder eine Reparaturkostenversicherung. Wer den Sammelbeitrag eines Versicherungspakets ansetzt, muss die nicht umlagefähigen Bausteine herausrechnen.

Nr. 14: Hauswart, die Abgrenzungsfalle

Die Vergütung des Hauswarts ist umlagefähig, soweit er typische Hauswarttätigkeiten erledigt: Kontrollgänge, Kleinpflege, Treppenhausdienst, Winterdienst. Übernimmt er daneben Verwaltungsaufgaben (etwa Wohnungsabnahmen oder Schriftverkehr mit Mietern) oder Reparaturen, ist dieser Anteil nicht umlagefähig und muss aus der Rechnung herausgerechnet werden. Ein pauschaler Hauswartlohn ohne Tätigkeitsbeschreibung ist deshalb ein Klassiker unter den beanstandeten Positionen: Im Zweifel müssen Sie darlegen können, welcher Anteil auf umlagefähige Arbeiten entfällt.

Nr. 15: Kabel-TV und Antenne, seit Juli 2024 neu geregelt

Hier hat sich die Rechtslage geändert. Bis zum 30. Juni 2024 durften Vermieter die Entgelte für einen gemeinschaftlichen Kabel-TV-Anschluss über die Nebenkosten umlegen (das sogenannte Nebenkostenprivileg). Diese Übergangsfrist der TKG-Reform ist ausgelaufen, die Befristung steht ausdrücklich im Wortlaut des § 2 Nr. 15 BetrKV: Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Kabel-TV-Entgelte nicht mehr auf die Mieter umgelegt werden. Mieter schließen ihren TV-Vertrag seitdem selbst ab. Umlagefähig bleiben im Kern der Betriebsstrom einer gebäudeinternen Verteilanlage und bei Glasfaseranlagen mit freier Anbieterwahl das Bereitstellungsentgelt nach § 2 Nr. 15 Buchstabe c BetrKV. Wer für Zeiträume ab Juli 2024 noch alte Kabelgebühren ansetzt, riskiert berechtigte Einwendungen.

Nr. 17: Sonstige Betriebskosten nur bei ausdrücklicher Nennung

Die Auffangposition der Nummer 17 erfasst laufende Kosten, die in den Nummern 1 bis 16 nicht auftauchen, zum Beispiel die regelmäßige Dachrinnenreinigung, die Wartung von Rauchmeldern oder von Feuerlöschern. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs genügt hier die pauschale Klausel „sonstige Betriebskosten“ nicht: Die einzelne Kostenart muss im Mietvertrag konkret benannt sein, damit der Mieter erkennen kann, was auf ihn zukommt. Wer solche Positionen umlegen will, sollte sie also bereits bei Vertragsschluss auflisten.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: umlagefähig heißt nicht grenzenlos

Auch bei dem Grunde nach umlagefähigen Kosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Sie dürfen nur Kosten ansetzen, die in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen. Das bedeutet nicht, dass Sie stets den billigsten Anbieter wählen müssen; ein solides mittleres Preisniveau ist unproblematisch. Deutlich überteuerte Verträge, etwa ein Gartenpflegevertrag zum Dreifachen des ortsüblichen Preises, kann der Mieter dagegen beanstanden. Prüfen Sie laufende Verträge deshalb gelegentlich auf ihr Preis-Leistungs-Verhältnis und dokumentieren Sie Vergleichsangebote bei größeren Positionen.

Umlagefähig ist nur die halbe Miete: Auf die Umsetzung kommt es an

Die richtige Kostenauswahl ist die inhaltliche Seite der Nebenkostenabrechnung. Damit die Abrechnung durchsetzbar ist, muss sie zusätzlich die formellen Mindestanforderungen des Bundesgerichtshofs erfüllen: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, Berechnung des Mieteranteils und Abzug der Vorauszahlungen. Einzelne Positionen wie die Grundsteuer haben zudem eigene Besonderheiten, die wir im Beitrag Grundsteuer auf den Mieter umlegen erläutern. Wenn Sie die Zuordnung und die Formalien nicht selbst durcharbeiten möchten, können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung vom Profi erstellen lassen: geprüft auf umlagefähige Kosten nach § 2 BetrKV, als druckfertiges PDF je Mietpartei.