Diese Kosten dürfen Sie nicht umlegen: Verwaltung, Instandhaltung, Rücklage

Nicht jede Kostenposition aus Ihrer Buchhaltung oder Hausgeldabrechnung gehört in die Nebenkostenabrechnung. Nicht umlagefähige Betriebskosten sind vor allem Verwaltungskosten sowie Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung, beide ausdrücklich ausgeschlossen in § 1 Abs. 2 BetrKV. Wer sie trotzdem in die Abrechnung aufnimmt, riskiert Kürzungen, Widersprüche und Rückforderungen. Dieser Beitrag erklärt die beiden gesetzlichen Ausschlüsse, die Sonderrolle der Erhaltungsrücklage und die häufigsten Grenzfälle aus der Praxis.

Der Grundsatz: Nur was in § 2 BetrKV steht, darf umgelegt werden

In der Wohnraummiete dürfen Sie nur Betriebskosten auf den Mieter umlegen, also die laufenden Kosten, die in den 17 Kostenarten des § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgezählt sind. Welche Positionen das im Einzelnen sind, zeigt unsere vollständige Liste der umlagefähigen Betriebskosten. Spiegelbildlich dazu nimmt § 1 Abs. 2 BetrKV zwei Kostengruppen ausdrücklich von den Betriebskosten aus: Verwaltungskosten (Nr. 1) und Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung (Nr. 2). Diese beiden Ausschlüsse sind der Maßstab, an dem jede einzelne Position der Betriebskostenabrechnung gemessen wird.

Ausschluss 1: Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)

Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit sowie die Kosten für Jahresabschlussprüfungen und Geschäftsführung. In der Praxis fallen darunter insbesondere:

• die Verwaltervergütung, egal ob an eine Hausverwaltung, den WEG-Verwalter (Anteil für die Mietverwaltung) oder eine Sondereigentumsverwaltung gezahlt,
• Kontoführungsgebühren und Bankgebühren für das Mietkonto oder Hausgeldkonto,
• Porto, Telefon, Büromaterial und Software für die Verwaltung,
• Kosten für Steuerberatung und Jahresabschluss rund um das Mietobjekt,
• der Wert Ihrer eigenen Arbeitszeit als Vermieter, etwa für Schriftverkehr und Buchhaltung,
• und auch die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst, egal von wem sie erstellt wird.

Der letzte Punkt überrascht viele Vermieter: Auch unser Honorar dürfen Sie nicht auf den Mieter umlegen. Es ist eine Verwaltungsausgabe des Vermieters, keine Betriebskostenposition.

Ausschluss 2: Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)

Ebenfalls ausgeschlossen sind die Kosten, die während der Nutzungsdauer aufgewendet werden müssen, um die „durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung“ entstehenden Mängel zu beseitigen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Kurz gesagt: Alles, was das Gebäude oder seine Anlagen repariert, erneuert oder in Schuss hält, trägt der Vermieter. Dazu gehören insbesondere:

• Reparaturen jeder Art, vom tropfenden Wasserhahn im Gemeinschaftskeller bis zum Austausch des Heizkessels,
• Ersatzteile und Material für solche Arbeiten,
• Schönheitsreparaturen am Gemeinschaftseigentum, etwa der Anstrich des Treppenhauses oder der Fassade,
• die Erneuerung von Bauteilen und Anlagen, zum Beispiel eine neue Briefkastenanlage oder neue Fenster.

Die entscheidende Abgrenzung ist die zwischen Wartung und Reparatur: Wartung hält eine funktionierende Anlage vorbeugend betriebsbereit und ist bei vielen Kostenarten des § 2 BetrKV ausdrücklich umlagefähig. Eine Reparatur behebt einen bereits eingetretenen Defekt und ist es nie.

Die Erhaltungsrücklage der WEG: niemals umlagefähig

Vermieter einer Eigentumswohnung zahlen mit dem Hausgeld regelmäßig eine Zuführung zur Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG, früher Instandhaltungsrücklage oder Instandhaltungsrückstellung genannt). Diese Rücklage finanziert künftige Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum und fällt damit vollständig unter den Ausschluss des § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV. Sie ist nie umlagefähig, auch nicht anteilig und auch nicht in dem Jahr, in dem die WEG das Geld tatsächlich verbaut. Welche Hausgeld-Positionen Sie stattdessen ansetzen dürfen, zeigt unsere Zuordnungstabelle zur WEG-Abrechnung.

Häufige Grenzfälle im Überblick

Die meisten Streitigkeiten entstehen nicht bei den eindeutigen Positionen, sondern bei Kosten, die umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile mischen. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Fälle:

Zwei Fälle verdienen einen zweiten Blick. Beim Vollwartungsvertrag zahlt der Vermieter einen Pauschalpreis, der Wartung und Reparaturen abdeckt. Da Reparaturen Instandsetzung sind, muss der darauf entfallende Kostenanteil vor der Umlage herausgerechnet werden. Lässt er sich nicht konkret beziffern, wird er geschätzt; in der Praxis werden je nach Vertragsgestaltung häufig 20 bis 50 Prozent des Vertragspreises abgezogen. Beim Hauswart gilt dasselbe Prinzip: § 2 Nr. 14 BetrKV schließt die Anteile für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung ausdrücklich aus. Erledigt der Hauswart solche Arbeiten mit, müssen Sie seine Vergütung nachvollziehbar aufteilen. Und die Baumfällung zeigt, dass „laufende Kosten“ nicht jährliche Kosten bedeuten: Der Bundesgerichtshof hat die Fällung eines morschen Baums als Gartenpflege eingeordnet, obwohl sie nur in unregelmäßigen, längeren Abständen anfällt.

Gerade bei Eigentumswohnungen lohnt sich die Abgrenzung deshalb doppelt. Wenn Sie die Zuordnung nicht selbst vornehmen möchten, können Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre Eigentumswohnung erstellen lassen; wir übernehmen die Trennung der Hausgeld-Positionen für Sie.

Wenn nicht umlagefähige Kosten trotzdem in der Abrechnung stehen

Eine falsch zugeordnete Position macht die Abrechnung in der Regel nicht insgesamt unwirksam. Es handelt sich um einen inhaltlichen Fehler: Der Mieter kann die betroffene Position beanstanden, den Betrag von einer Nachforderung abziehen oder insoweit zurückfordern, was er bereits gezahlt hat. Für Vermieter heißt das: Jede fehlerhafte Position kostet bares Geld und Vertrauen, und bei wiederholten Fehlern prüfen Mieter erfahrungsgemäß die gesamte Abrechnung umso genauer. Ob eine einzelne Position umgelegt werden darf, können Sie vorab mit unserem kostenlosen Umlagefähig-Check für Betriebskosten prüfen.

Als Faustregel für jede Position gilt: Ist es eine laufende Ausgabe für den Betrieb des Gebäudes, die einer Kostenart des § 2 BetrKV zugeordnet werden kann? Dann ist sie umlagefähig. Dient sie der Verwaltung oder der Reparatur und Erhaltung? Dann bleibt sie beim Vermieter, ohne Ausnahme.