Ratgeber für Vermieter
Nebenkostenabrechnung verständlich erklärt
Die Grundlagen
Was in jeder Nebenkostenabrechnung stimmen muss, bevor es um Einzelfälle geht.
Umlagefähige Betriebskosten: die vollständige Liste nach § 2 BetrKV
Alle 17 Kostenarten des § 2 BetrKV im Überblick: was Vermieter auf Mieter umlegen dürfen, mit Praxishinweisen und typischen Fehlerquellen.
Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung: Was ETW-Vermieter wissen müssen
Warum Sie die WEG-Jahresabrechnung nicht an Ihren Mieter weiterreichen dürfen und wie daraus eine korrekte Nebenkostenabrechnung wird.
Formell wirksame Nebenkostenabrechnung: die Pflichtangaben
Vier Pflichtbestandteile entscheiden nach der BGH-Rechtsprechung über die Wirksamkeit Ihrer Nebenkostenabrechnung. Die Übersicht mit Beispielen.
Neu im Ratgeber
Heizkosten und CO2
Eichfrist von Wasserzählern und Wärmezählern: Das gilt für die Abrechnung
Wasser- und Wärmezähler haben eine Eichfrist von sechs Jahren. Was nach Ablauf gilt, wie Sie die Werte beweisen und warum die Eichkosten Betriebskosten sind.
Zahlungen und Einwände
Darf ich die Nebenkostenpauschale erhöhen?
Eine Nebenkostenpauschale erhöhen Sie nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht: in Textform, mit Begründung, ab dem übernächsten Monat. Abrechnen müssen Sie nicht.
Verteilung und Sonderfälle
Nebenkostenabrechnung: Es zählt die tatsächliche Wohnfläche
Wird nach Wohnfläche umgelegt, zählt laut BGH-Urteil VIII ZR 220/17 die tatsächliche Größe, nicht die Angabe im Mietvertrag. Was das für Ihre Abrechnung bedeutet.
Verteilung und Sonderfälle
Mieter zieht mitten im Jahr aus: Muss ich sofort abrechnen?
Eine Teilabrechnung beim Auszug ist keine Pflicht. Wann der Mieter seine Abrechnung bekommt, was die Zwischenablesung verlangt und wer ihre Kosten trägt.
Zahlungen und Einwände
Belegeinsicht per E-Mail: Vermieter dürfen Belege seit 2025 digital bereitstellen
Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Vermieter die Belege zur Nebenkostenabrechnung elektronisch bereitstellen. Was § 556 Abs. 4 BGB erlaubt und wo die Grenzen liegen.
Heizkosten und CO2
Neue Gasheizung: Vermieter tragen ab 2028 die Hälfte der CO2-Kosten
Wer nach dem 29. Juli 2026 eine Gas- oder Ölheizung in ein Bestandsgebäude einbaut, teilt ab 2028 die CO2-Kosten hälftig mit dem Mieter. Die Regeln im Überblick.
Fristen und Formalien
Bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss, was drinstehen muss und wie Sie sie erstellen.
Frist für die Nebenkostenabrechnung: 12 Monate nach § 556 BGB
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein, was passiert bei Fristversäumnis und welche Ausnahmen gibt es? Mit Beispielrechnung und Fristenrechner.
Formell wirksame Nebenkostenabrechnung: die Pflichtangaben
Vier Pflichtbestandteile entscheiden nach der BGH-Rechtsprechung über die Wirksamkeit Ihrer Nebenkostenabrechnung. Die Übersicht mit Beispielen.
Nebenkostenabrechnung: selbst, Software oder Service?
Selbst rechnen, Software abonnieren oder erstellen lassen? Der ehrliche Vergleich nach Zeitaufwand, Fehlerrisiko und Kosten, je nach Objekttyp.
Formeller Fehler in der Nebenkostenabrechnung: Folgen für Frist und Nachforderung
Fehlt eine Mindestangabe, ist die Nebenkostenabrechnung formell unwirksam und wahrt die Frist nicht. Was ein inhaltlicher Fehler ändert und wie Sie nachbessern.
Welche Unterlagen brauche ich für die Nebenkostenabrechnung?
Diese Unterlagen brauchen Sie für die Nebenkostenabrechnung: Mietvertrag, Belege und Zählerstände, getrennt nach Einfamilienhaus, Eigentumswohnung und Mehrfamilienhaus.
Umlagefähige Kosten
Welche Kosten Sie auf den Mieter umlegen dürfen und welche nicht, von der Grundsteuer bis zur Wartung.
Umlagefähige Betriebskosten: die vollständige Liste nach § 2 BetrKV
Alle 17 Kostenarten des § 2 BetrKV im Überblick: was Vermieter auf Mieter umlegen dürfen, mit Praxishinweisen und typischen Fehlerquellen.
Grundsteuer auf den Mieter umlegen: So geht es richtig
Grundsteuer ist nach § 2 Nr. 1 BetrKV umlagefähig. Was seit der Grundsteuerreform gilt und wie Sie Nachzahlungen und Mischnutzung richtig behandeln.
Welche Versicherungen Sie auf Mieter umlegen dürfen
Gebäude-, Haftpflicht- und Elementarversicherung sind umlagefähig (§ 2 Nr. 13 BetrKV), Mietausfall und Rechtsschutz nicht. Die vollständige Übersicht.
Wartungskosten umlegen: Heizung, Aufzug, Rauchmelder
Wartung ist umlagefähig, Reparatur nicht. Wie Sie die Grenze bei Heizung, Aufzug, Rauchmeldern und Vollwartungsverträgen richtig ziehen.
Darf ich die Grundsteuer umlegen, und was muss im Mietvertrag stehen?
Die Grundsteuer ist umlagefähig, wenn der Mietvertrag die Betriebskosten auf den Mieter überträgt. Was dafür genügt, was nicht und welchen Betrag Sie ansetzen.
Verteilung und Sonderfälle
Umlageschlüssel, Leerstand, Mieterwechsel, WG und Gewerbe im Haus richtig abrechnen.
Leerstand in der Nebenkostenabrechnung: Wer trägt die Kosten?
Steht eine Wohnung leer, darf ihr Anteil nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. Wie Sie Leerstand korrekt abrechnen und typische Fehler vermeiden.
Mieterwechsel im Abrechnungsjahr: zeitanteilig richtig abrechnen
Zwischenablesung, zeitanteilige Verteilung und Gradtagszahlen: So rechnen Sie beim Mieterwechsel korrekt ab, ohne doppelte oder fehlende Kosten.
Nebenkosten in der WG abrechnen: Kopfteilung richtig anwenden
Ein Mietvertrag, mehrere Bewohner: Wie Vermieter die Nebenkostenabrechnung für eine WG erstellen, wann Kopfteilung sinnvoll ist und wer haftet.
Unterjähriger Mietbeginn: Nebenkosten zeitanteilig berechnen
Mietbeginn mitten im Jahr: Wie Sie Nebenkosten tagesgenau zeitanteilig berechnen, was mit dem Abrechnungszeitraum passiert und welche Fehler teuer werden.
Mischnutzung: Nebenkosten bei Wohnen und Gewerbe im Haus
Laden unten, Wohnungen oben: Wann ein Vorwegabzug für Gewerbeeinheiten nötig ist und wie Sie gemischt genutzte Objekte korrekt abrechnen.
Eigentumswohnung (WEG)
Aus der Hausgeldabrechnung der WEG die korrekte Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter machen.
Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung: Was ETW-Vermieter wissen müssen
Warum Sie die WEG-Jahresabrechnung nicht an Ihren Mieter weiterreichen dürfen und wie daraus eine korrekte Nebenkostenabrechnung wird.
Darf ich die Hausgeldabrechnung an den Mieter weitergeben?
Die Hausgeldabrechnung ersetzt keine Nebenkostenabrechnung: Sie enthält nicht umlagefähige Kosten und folgt einem anderen Schlüssel. So rechnen Sie richtig ab.
Verschiebt sich meine Frist, wenn die Hausgeldabrechnung zu spät kommt?
Kommt die Hausgeldabrechnung zu spät, verlängert das Ihre Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht. Was der BGH dazu sagt und wann eine Ausnahme möglich ist.
Darf ich die Nebenkostenabrechnung mit dem Wirtschaftsplan erstellen?
Der Wirtschaftsplan der Eigentümergemeinschaft ist eine Schätzung und ersetzt keine Abrechnung. Was Ihr Mieter tatsächlich schuldet und womit Sie stattdessen rechnen.
Zahlt der Mieter Verwaltervergütung, Rücklage und Sonderumlage?
Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Sonderumlage für Reparaturen gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung. Warum das so ist und was Sie umlegen dürfen.
Heizkosten und CO2
Heizkostenverordnung, Messdienst, fehlende Zählerstände und die CO2-Kostenaufteilung.
Heizkostenabrechnung: Warum sie vom Messdienstleister kommt
Was die Heizkostenverordnung verlangt, warum in der Praxis fast immer ein Messdienstleister die Abrechnung erstellt und wie sie in die Nebenkostenabrechnung gehört.
Zählerstand fehlt oder nicht abgelesen: So dürfen Sie schätzen
Kein Zählerstand beim Auszug oder Geräteausfall? Wann und wie Vermieter Verbräuche schätzen dürfen (§ 9a HeizkostenV), mit Methoden und Grenzen.
Eichfrist von Wasserzählern und Wärmezählern: Das gilt für die Abrechnung
Wasser- und Wärmezähler haben eine Eichfrist von sechs Jahren. Was nach Ablauf gilt, wie Sie die Werte beweisen und warum die Eichkosten Betriebskosten sind.
Neue Gasheizung: Vermieter tragen ab 2028 die Hälfte der CO2-Kosten
Wer nach dem 29. Juli 2026 eine Gas- oder Ölheizung in ein Bestandsgebäude einbaut, teilt ab 2028 die CO2-Kosten hälftig mit dem Mieter. Die Regeln im Überblick.
Muss ich als Vermieter die CO2-Kosten der Heizung mittragen?
Ja, bei Wohngebäuden teilen sich Vermieter und Mieter die CO2-Kosten der Heizung. Wie viel Sie tragen, bestimmt ein Stufenmodell mit zehn Stufen von 0 bis 95 Prozent.
Zahlungen und Einwände
Vorauszahlungen anpassen, Nachzahlungen durchsetzen, mit Widerspruch und Belegeinsicht umgehen.
Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung: 5 Schritte
Ruhe bewahren, prüfen, sauber reagieren: Wie Vermieter mit einem Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung umgehen und welche Fristen der Mieter hat.
Nachzahlung durchsetzen: Fristen, Mahnung, Verjährung
Der Mieter zahlt die Nachforderung nicht? Fälligkeit, dreijährige Verjährung und die sinnvollen Schritte von der Erinnerung bis zum Mahnverfahren.
Nebenkosten-Vorauszahlung erhöhen: So geht es rechtssicher
Nach der Abrechnung dürfen Vorauszahlungen angepasst werden (§ 560 Abs. 4 BGB). Voraussetzungen, Form und Grenzen der Erhöhung, mit Rechenbeispiel.
Pauschale oder Vorauszahlung: Was ist für Vermieter besser?
Die Nebenkostenpauschale spart die Abrechnung, verschenkt aber oft Geld. Der Vergleich beider Modelle mit Rechenbeispiel und Empfehlung je Objekttyp.
Darf ich die Nebenkostenpauschale erhöhen?
Eine Nebenkostenpauschale erhöhen Sie nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht: in Textform, mit Begründung, ab dem übernächsten Monat. Abrechnen müssen Sie nicht.
Kostenlose Werkzeuge
Fristenrechner
Der letzte Zustelltag nach § 556 BGB für Ihren Abrechnungszeitraum.
BetrKV-Checker
Kostenart eingeben und sehen, ob Sie sie umlegen dürfen.
Unterlagen-Checkliste
Alles, was Sie für die Abrechnung zusammentragen sollten.
Muster-Abrechnung
So sieht eine vollständige Abrechnung mit allen Pflichtangaben aus.
Nebenkostenabrechnung erstellen lassen
Lieber abgeben statt selbst rechnen?
Wir erstellen Ihre Nebenkostenabrechnung: formell korrekt, druckfertig je Mietpartei, zum Festpreis. Angebot innerhalb von 24 Stunden.
- Festpreis
- Fertig in 10 Werktagen
- Angebot in 24 Stunden
Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein über Themen rund um die Nebenkostenabrechnung. Er ist keine Rechtsberatung im Einzelfall und ersetzt sie nicht (Rechtsdienstleistungsgesetz). Für verbindliche rechtliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt, zum Beispiel für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.