Mieterwechsel im Abrechnungsjahr: zeitanteilig richtig abrechnen

Zieht ein Mieter mitten im Abrechnungsjahr aus, stellen sich drei Fragen: Muss sofort abgerechnet werden? Braucht der Vormieter einen eigenen Abrechnungszeitraum? Und wie werden Heizkosten aufgeteilt, wenn keine Zwischenablesung stattgefunden hat? Die Antworten sind klarer, als viele Vermieter vermuten: Der Abrechnungszeitraum bleibt unverändert, Vor- und Nachmieter erhalten je eine Abrechnung für ihre Nutzungszeit, und für die Aufteilung gibt es feste Regeln. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie Sie beim Mieterwechsel korrekt abrechnen, ohne dass Kosten doppelt oder gar nicht ankommen.

Kein eigener Abrechnungszeitraum: eine Periode, zwei Abrechnungen

Ein verbreiteter Irrtum lautet, mit dem Auszug beginne für den Vormieter ein separater Abrechnungszeitraum. Das ist nicht der Fall. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB), und dieser Zeitraum, meist das Kalenderjahr, läuft beim Mieterwechsel einfach weiter. Sie erstellen am Ende zwei Abrechnungen für denselben Zeitraum: eine für den Vormieter über seine Nutzungszeit, etwa vom 1. Januar bis zum 31. Mai, und eine für den Nachmieter über die restliche Zeit.

Auch die Abrechnungsfrist ändert sich nicht. Sie endet 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB), nicht 12 Monate nach dem Auszug. Der Vormieter, der im Mai 2025 auszieht, hat also keinen gesetzlichen Anspruch auf eine sofortige Abrechnung; bei einem Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum bleibt Ihnen Zeit bis zum 31. Dezember 2026. Die Einzelheiten zur Fristberechnung erklärt unser Beitrag zur Frist der Nebenkostenabrechnung, Ihren konkreten Stichtag ermittelt der Fristenrechner. Wichtig ist nur eines: Notieren Sie sich beim Auszug die neue Anschrift des Vormieters, sonst können Sie die Abrechnung später nicht zustellen.

Zwei Kostenarten, zwei Methoden

Für die Aufteilung zwischen Vor- und Nachmieter kommt es auf die Art der Kosten an. Zeitabhängige Kosten fallen unabhängig vom Verhalten der Bewohner an und werden nach Tagen verteilt. Verbrauchsabhängige Kosten sollen dagegen dem zugeordnet werden, der sie tatsächlich verursacht hat, idealerweise per Zwischenablesung.

Zeitanteilige Verteilung: so rechnen Sie nach Tagen

Die Formel für zeitabhängige Kosten ist einfach: Jahresbetrag geteilt durch die Tage des Abrechnungszeitraums, multipliziert mit den Nutzungstagen des jeweiligen Mieters. Zählen Sie die Tage exakt und prüfen Sie, ob ein Schaltjahr vorliegt: 2024 hatte 366 Tage, 2025 dagegen 365. Endet das eine Mietverhältnis am 31. Mai und beginnt das nächste am 1. Juni, entsteht keine Lücke; liegt zwischen Auszug und Einzug eine Leerstandszeit, trägt deren Anteil der Vermieter.

Heiz- und Warmwasserkosten: die Zwischenablesung nach § 9b HeizkostenV

Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung das Vorgehen ausdrücklich vor: Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums hat der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung der Erfassungsgeräte in den betroffenen Räumen vorzunehmen (§ 9b HeizkostenV). Praktisch heißt das: Melden Sie den Wechsel rechtzeitig Ihrem Messdienstleister, etwa Techem oder ista. Bei funkablesbaren Geräten liegt der Stichtagswert häufig ohne Vor-Ort-Termin vor, ältere Verdunsterröhrchen müssen dagegen abgelesen werden.

Die Aufteilung übernimmt dann der Messdienstleister in seiner Heizkostenabrechnung: Der verbrauchsabhängige Anteil wird anhand der Zwischenablesung auf Vor- und Nachmieter verteilt. Die übrigen Kosten, also der verbrauchsunabhängige Grundkostenanteil, werden bei der Heizung nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt, beim Warmwasser zeitanteilig.

Ohne Zwischenablesung: Gradtagszahlen oder Zeitanteil

Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder lässt sie wegen des Zeitpunkts des Wechsels keine hinreichend genaue Aufteilung zu, sieht § 9b HeizkostenV eine Ersatzlösung vor: Die gesamten Heizkosten werden dann nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt, die Warmwasserkosten zeitanteilig.

Gradtagszahlen bilden ab, wie sich der Heizbedarf typischerweise über das Jahr verteilt: Ein Nutzungstag im Januar wird deutlich stärker gewichtet als einer im Juli. Das führt zu spürbar gerechteren Ergebnissen als eine rein zeitanteilige Aufteilung. Wer bis Ende Mai in der Wohnung gelebt hat, hat die heizintensiven Monate Januar bis April mitgenommen; nach Gradtagszahlen trägt er entsprechend deutlich mehr als die rechnerischen fünf Zwölftel der Heizkosten. Auch diese Aufteilung nimmt der Messdienstleister in der Regel automatisch vor, sobald ihm der Nutzerwechsel gemeldet ist.

Nutzerwechselgebühr: in der Regel Sache des Vermieters

Für die Zwischenablesung und die getrennten Abrechnungen stellen Messdienstleister üblicherweise eine sogenannte Nutzerwechselgebühr in Rechnung. Diese Gebühr dürfen Sie nicht einfach in die Nebenkostenabrechnung einstellen: Der Bundesgerichtshof ordnet sie den Verwaltungskosten zu, die der Vermieter selbst trägt (Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07). Nur wenn der Mietvertrag die Übernahme durch den Mieter ausdrücklich vereinbart, kommt eine Umlage in Betracht. Fehlt eine solche Klausel, planen Sie die Gebühr als eigene Kosten des Mieterwechsels ein, so wie Inserate oder die Wohnungsübergabe.

Kaution und Leerstand: was beim Wechsel sonst noch zählt

Häufig liegt die Abrechnung beim Auszug noch nicht vor, die Kaution soll aber zurückgezahlt werden. Nach der Rechtsprechung darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, wenn aus der ausstehenden Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung zu erwarten ist. Die volle Kaution über Monate zurückzuhalten ist dagegen regelmäßig nicht zulässig. Was im Einzelfall angemessen ist, hängt von der Höhe der bisherigen Nachzahlungen ab; im Streitfall sollten Sie sich individuell rechtlich beraten lassen.

Steht die Wohnung zwischen Auszug und Neuvermietung leer, gilt der Grundsatz: Der Anteil der Leerstandstage bleibt beim Eigentümer. Er darf weder dem Nachmieter noch den übrigen Mietern des Hauses zugerechnet werden. Wie Sie das in der Abrechnung sauber umsetzen, zeigt unser Beitrag zum Leerstand in der Nebenkostenabrechnung.

Checkliste: so läuft der Mieterwechsel in der Abrechnung glatt

• Beim Auszug: Übergabeprotokoll mit allen Zählerständen (Kaltwasser, Warmwasser, Strom, Gas) erstellen und von beiden Seiten unterschreiben lassen. Neue Anschrift des Vormieters festhalten.
• Messdienstleister informieren: Nutzerwechsel mit Datum melden, damit die Zwischenablesung nach § 9b HeizkostenV erfolgt und die Heizkostenabrechnung den Wechsel bereits berücksichtigt.
• Tage exakt zählen: Nutzungstage je Mieter bestimmen, Schaltjahre beachten, Leerstandstage dem Eigentümer zuordnen.
• Nach Ende des Abrechnungszeitraums: Zeitabhängige Kosten nach Tagen aufteilen, Verbrauchskosten nach den Ablesewerten, dann je eine Abrechnung für Vor- und Nachmieter erstellen und fristgerecht zustellen.

Gerade in Häusern mit mehreren Wohnungen kommen Mieterwechsel, Leerstand und unterschiedliche Umlageschlüssel oft zusammen. Wenn Sie die Abrechnung nicht selbst erstellen möchten, übernehmen wir das: formell korrekt, zeitanteilig exakt und mit integrierter Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters, vom Einfamilienhaus bis zur Nebenkostenabrechnung für das Mehrfamilienhaus. Die zusätzliche Zwischenabrechnung bei einem Mieterwechsel kostet 20 € netto je Wechsel.