Leerstand in der Nebenkostenabrechnung: Wer trägt die Kosten?

Steht eine Wohnung im Haus leer, laufen viele Nebenkosten trotzdem weiter: Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausbeleuchtung, Winterdienst, die Grundkosten der Heizung. Die entscheidende Frage lautet: Wer trägt den Anteil der leeren Wohnung? Die Antwort der Rechtsprechung ist eindeutig: Der Vermieter trägt das Leerstandsrisiko. Der auf leerstehende Wohnungen entfallende Kostenanteil darf nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Leerstand je nach Umlageschlüssel korrekt behandeln, welcher Fehler in der Praxis besonders häufig passiert und was bei Heizkosten und Frostschutz gilt.

Der Grundsatz: Das Leerstandsrisiko liegt beim Vermieter

Der Bundesgerichtshof hat den Grundsatz in einer Leitentscheidung festgeschrieben (BGH, Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05): Werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt, ist die Gesamtwohnfläche des Gebäudes der Verteilungsmaßstab, und zwar einschließlich der leerstehenden Wohnungen. Der Vermieter trägt das Vermietungsrisiko und damit auch das Risiko, auf den Kosten leerer Wohnungen sitzen zu bleiben. Er hat keinen Anspruch darauf, leerstehende Wohnungen aus der Verteilung herauszunehmen.

Das gilt nach dieser Entscheidung nicht nur für verbrauchsunabhängige Positionen wie die Grundsteuer, sondern auch für verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser oder Müllabfuhr, wenn sie mangels Erfassung des Einzelverbrauchs nach Wohnfläche abgerechnet werden. Der Flächenmaßstab ist zugleich der gesetzliche Regelfall: Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen (§ 556a Abs. 1 BGB).

Flächenschlüssel: Der Leerstandsanteil bleibt automatisch beim Vermieter

Beim Flächenschlüssel müssen Sie für den Leerstand nichts gesondert berechnen, solange Sie einen Punkt beachten: Der Divisor bleibt die Gesamtwohnfläche. Jede vermietete Wohnung zahlt ihren Flächenanteil, und was rechnerisch auf die leere Wohnung entfällt, bleibt als Vermieteranteil übrig.

Der typische Fehler in der Praxis ist genau das Gegenteil: Der Vermieter streicht die leere Wohnung aus der Berechnung und teilt die Gesamtkosten nur durch die vermietete Fläche. Dadurch steigt der Kostenanteil jedes Mieters, und der Leerstand wird verdeckt auf die Mieter abgewälzt. Eine solche Abrechnung ist in diesem Punkt inhaltlich falsch, und betroffene Mieter können die Position mit Erfolg beanstanden.

Personenschlüssel: Bei Leerstand die anfällige Variante

Deutlich unangenehmer wird Leerstand, wenn der Mietvertrag eine Umlage nach Personenzahl vorsieht. Eine leere Wohnung hat null Bewohner. Rechnen Sie einfach mit der gesunkenen Gesamtpersonenzahl, verteilt sich die volle Kostensumme auf weniger Köpfe, und der Leerstandsanteil landet komplett bei den verbliebenen Mietern. Das widerspricht dem Grundsatz, dass der Vermieter das Leerstandsrisiko trägt.

In der Praxis wird das Problem gelöst, indem für die leerstehende Wohnung eine fiktive Belegung angesetzt wird, etwa eine Person oder die durchschnittliche Belegung des Hauses. Der auf diese fiktiven Personen entfallende Anteil bleibt dann beim Vermieter. Das funktioniert, macht die Abrechnung aber erklärungsbedürftig und streitanfällig. Wer häufiger mit Leerstand oder Fluktuation zu tun hat, fährt mit dem Flächenschlüssel deutlich ruhiger. Welche Maßstäbe zulässig sind und wann ein Wechsel in Betracht kommt, erklärt unser Beitrag zum richtigen Umlageschlüssel für Nebenkosten.

Heizkosten: Grundkosten laufen auch ohne Bewohner weiter

Bei den Heizkosten schreibt die Heizkostenverordnung eine geteilte Verteilung vor: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen, der Rest nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).

Für den Leerstand bedeutet das zweierlei. Beim Verbrauchsanteil ist die leere Wohnung unproblematisch: Wo niemand wohnt, wird kaum geheizt, der erfasste Verbrauch liegt nahe null. Beim Grundkostenanteil sieht es anders aus: Er wird nach Fläche verteilt und fällt für die leere Wohnung in voller Höhe an, denn die Anlage hält das gesamte Gebäude betriebsbereit. Diesen Grundkostenanteil trägt der Vermieter. Die Verteilung selbst übernimmt der Messdienstleister, der die Heizkostenabrechnung erstellt; er benötigt dafür die Information, welche Einheiten in welchem Zeitraum leer standen.

Ein Sonderfall ist der Frostschutz: Eine leerstehende Wohnung dürfen und sollten Sie im Winter moderat temperieren, um Frost- und Feuchtigkeitsschäden am Gebäude zu vermeiden. Diese Grundversorgung gehört zur ordnungsgemäßen Bewirtschaftung. Der dabei entstehende Verbrauch wird der leeren Wohnung zugeordnet und bleibt ebenfalls beim Vermieter.

Wirtschaftlichkeit wahren, Grundversorgung sichern

Bei der Abrechnung der Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Für Leerstand heißt das: Sie müssen die Kosten im Blick behalten, die sich bei längerem Leerstand beeinflussen lassen, etwa das Volumen der Müllgefäße oder nicht mehr benötigte Leistungen, soweit die Verträge das zulassen. Zugleich dürfen Sie die Grundversorgung des Gebäudes aufrechterhalten: Frostschutz, Beleuchtung, Verkehrssicherung und Versicherungsschutz sind keine unwirtschaftlichen Ausgaben, sondern ordnungsgemäße Bewirtschaftung.

Ausnahme nur bei krasser Unbilligkeit

Der Bundesgerichtshof hat in derselben Entscheidung angedeutet, dass eine Korrektur des Flächenmaßstabs allenfalls in Ausnahmefällen krasser Unbilligkeit in Betracht kommt, etwa bei erheblichem und dauerhaftem Leerstand, wie er in strukturschwachen Regionen vorkommen kann. Die Hürden dafür sind hoch. Stehen in einem normal vermieteten Haus einzelne Wohnungen vorübergehend leer, bleibt es beim Grundsatz: Der Vermieter trägt den Anteil.

Leerstand ist kein Grund, die Abrechnung zu verschieben

Manche Vermieter warten mit der Abrechnung, bis die leere Wohnung wieder vermietet ist, in der Hoffnung, sich die Sonderrechnung zu sparen. Das ist riskant, denn die Abrechnung muss den Mietern spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Leerstand ändert daran nichts: Kosten, Flächen und Zeiträume stehen fest, nur die Verteilung muss den Leerstand korrekt abbilden. Wer die Frist verpasst, verliert in aller Regel jede Nachforderung.

Häufig geht dem Leerstand ein Auszug voraus. Dann sind zwei Dinge auseinanderzuhalten: die zeitanteilige Abrechnung gegenüber dem ausgezogenen Mieter und der anschließende Leerstandsanteil des Vermieters. Wie die zeitanteilige Verteilung mit Zwischenablesung funktioniert, zeigt unser Beitrag zum Mieterwechsel im Abrechnungsjahr.

Umlageschlüssel und Leerstand im Überblick

So rechnen Sie bei Leerstand richtig ab

• Leerstandszeiten je Wohnung dokumentieren: Auszugsdatum, Wiedervermietung, Zählerstände bei Übergabe.
• Beim Flächenschlüssel die Gesamtwohnfläche als Divisor beibehalten und den Vermieteranteil offen ausweisen.
• Beim Personenschlüssel eine nachvollziehbare fiktive Belegung für leere Wohnungen ansetzen und in der Abrechnung erläutern.
• Dem Messdienstleister die Leerstandszeiten melden, damit die Heizkostenabrechnung Grund- und Verbrauchskosten korrekt zuordnet.
• Die 12-Monats-Frist unabhängig vom Leerstand einhalten und die Abrechnung nicht aufschieben.

Gerade im Haus mit mehreren Parteien summieren sich Leerstand, Mieterwechsel und unterschiedliche Schlüssel schnell zu einer fehleranfälligen Rechenaufgabe. Wenn Sie die Verteilung nicht selbst durchrechnen möchten, können Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihr Mehrfamilienhaus erstellen lassen: formell korrekt, mit sauber ausgewiesenem Leerstandsanteil und prüffähigen Belegen. Auch als Betriebskostenabrechnung bezeichnet, bleibt es dieselbe Aufgabe: jede Position dem richtigen Schuldner zuordnen, auch wenn dieser Schuldner zeitweise der Vermieter selbst ist.