Muster einer Nebenkostenabrechnung: kommentiertes Beispiel mit allen Pflichtangaben

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen, damit sie beim Mieter und notfalls vor Gericht Bestand hat? Dieses kommentierte Muster zeigt es: eine vollständige Beispiel-Abrechnung für ein fiktives Mehrfamilienhaus mit drei Wohnungen, aus Sicht einer Mietpartei, mit allen vier Pflichtbestandteilen, die der Bundesgerichtshof verlangt. Jede Zahl ist nachrechenbar.

Der Aufbau entspricht den Abrechnungen, die wir für unsere Kunden erstellen: nur umlagefähige Kostenarten nach § 2 BetrKV, ausgewiesene Verteilerschlüssel, klares Ergebnis. Die nummerierten Marker (1) bis (4) kennzeichnen die Pflichtbestandteile; die Erläuterung folgt direkt unter dem Muster.

Die vier Pflichtbestandteile nach dem BGH

Der Bundesgerichtshof verlangt für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vier Mindestbestandteile (unter anderem Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15). Fehlt einer davon, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt nach der Rechtsprechung auch die Abrechnungsfrist nicht. Die Marker (1) bis (4) im Muster zeigen, wo jeder Bestandteil steht:

Frist beachten: fertig ist nicht gleich zugegangen

Auch die beste Abrechnung nützt nichts, wenn sie zu spät kommt: Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Muster mit dem Abrechnungszeitraum 2025 heißt das: Zugang bis zum 31.12.2026. Wie die Frist genau läuft und was bei Versäumnis passiert, lesen Sie im Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Nur umlagefähige Kosten stehen im Muster

Alle zehn kalten Kostenarten des Musters stammen aus dem Katalog des § 2 BetrKV, von der Grundsteuer (Nr. 1) bis zum Hauswart (Nr. 14). Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten, Instandhaltung und Rücklagen; sie tauchen im Muster bewusst nicht auf. Ob eine konkrete Position auf die Mieter umgelegt werden darf, prüfen Sie mit dem BetrKV-Checker.

Was dieses Muster nicht ersetzt

Das Muster zeigt den Regelfall. In der Praxis weichen viele Objekte davon ab, und genau dort entstehen die meisten Fehler:

• Individuelle Verteilerschlüssel: Der Mietvertrag kann andere Maßstäbe vorsehen, etwa Miteigentumsanteile oder feste Quoten. Dann gilt der vereinbarte Schlüssel, nicht der gesetzliche Standard.
• Mieterwechsel im Abrechnungsjahr: Zieht eine Mietpartei aus oder ein, müssen die Kosten zeitanteilig und bei Verbrauchskosten nach Zählerständen aufgeteilt werden.
• Eigentumswohnung in der WEG: Die Hausgeldabrechnung darf nicht 1:1 weitergereicht werden; sie muss Position für Position in eine Mieterabrechnung übersetzt werden.
• Mischnutzung mit Gewerbe: Verursachen Gewerbeeinheiten erhebliche Mehrkosten, ist ein Vorwegabzug erforderlich, bevor auf die Wohnungen verteilt wird.
• Leerstand: Den Kostenanteil leer stehender Wohnungen trägt der Vermieter; er darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.

Wenn Sie diese Sonderfälle nicht selbst lösen möchten: Auf Basis Ihrer Unterlagen erstellen wir Ihre Abrechnung formell korrekt und druckfertig je Mietpartei, zum Festpreis.