Wer eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, hat es jedes Jahr mit zwei Abrechnungen zu tun: der Hausgeldabrechnung, die die WEG-Verwaltung ihm als Eigentümer schickt, und der Nebenkostenabrechnung, die er selbst für seinen Mieter erstellen muss. Viele Vermieter reichen die erste einfach als zweite weiter. Das geht fast immer schief: Die Abrechnung enthält dann Kosten, die der Mieter nicht schuldet, rechnet unter Umständen mit einem anderen Verteilerschlüssel, als der Mietvertrag vorsieht, und erfüllt die formellen Anforderungen des Mietrechts nicht. Dieser Beitrag erklärt, warum die beiden Abrechnungen einander nicht ersetzen und wie Sie aus der Hausgeldabrechnung Schritt für Schritt eine korrekte Nebenkostenabrechnung machen.
Zwei Rechtsverhältnisse, zwei Regelwerke
Die Hausgeldabrechnung ist die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft: Der Verwalter rechnet nach dem Wohnungseigentumsgesetz über den Wirtschaftsplan ab (§ 28 WEG) und verteilt die Kosten der Gemeinschaft grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen (§ 16 Abs. 2 WEG), sofern die Eigentümer nichts anderes vereinbart oder beschlossen haben. Adressat sind Sie als Eigentümer, und abgerechnet wird alles, was die Gemeinschaft kostet: vom Allgemeinstrom über die Verwaltervergütung bis zur Zuführung in die Erhaltungsrücklage.
Ihr Mieter steht außerhalb dieses Rechtsverhältnisses. Er ist nicht Mitglied der Gemeinschaft, sein Vertragspartner sind allein Sie. Für die Abrechnung ihm gegenüber gelten die §§ 556 ff. BGB und die Betriebskostenverordnung, und die ziehen deutlich engere Grenzen: nur umlagefähige Betriebskosten, ein mietrechtlich zulässiger Verteilerschlüssel, eine harte Frist und klare formelle Anforderungen.
| Merkmal | Hausgeldabrechnung (WEG) | Nebenkostenabrechnung (Mieter) |
|---|---|---|
| Rechtsverhältnis | Verwaltung gegenüber Eigentümer | Vermieter gegenüber Mieter |
| Rechtsgrundlage | Wohnungseigentumsgesetz (§ 28 WEG) | §§ 556 ff. BGB, BetrKV |
| Kostenumfang | sämtliche Kosten der Gemeinschaft, auch Verwaltung, Rücklage und Reparaturen | nur umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV |
| Verteilerschlüssel | Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 WEG), abweichende Vereinbarungen und Beschlüsse möglich | vereinbarter Schlüssel, sonst grundsätzlich der Schlüssel der WEG (§ 556a Abs. 3 BGB) |
| Zeitraum | Kalenderjahr | höchstens 12 Monate, auch abweichend vom Kalenderjahr möglich |
| Frist | keine Ausschlussfrist wie im Mietrecht | Zugang spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB) |
Warum das 1:1-Weiterreichen schiefgeht
Wer die Hausgeldabrechnung kopiert und als Nebenkostenabrechnung verschickt, macht in der Regel gleich mehrere Fehler auf einmal. Die vier wichtigsten:
1. Nicht alle Hausgeld-Positionen sind umlagefähig
Die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Kontoführungsgebühren sowie Instandhaltung und Reparaturen gehören nicht zu den Betriebskosten: § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt Verwaltungs- und Instandhaltungskosten ausdrücklich aus. Umlagefähig ist nur, was sich einer der 17 Kostenarten des § 2 BetrKV zuordnen lässt, etwa Wasser, Müllabfuhr, Aufzug, Gartenpflege oder Gebäudeversicherung. Ein typischer Doppelfehler bei der Rücklage: Weder die Zuführung noch die später daraus bezahlte Reparatur darf beim Mieter ankommen. Welche Hausgeld-Positionen im Einzelnen durchgehen und welche nicht, zeigt die Zuordnungstabelle im Beitrag Welche Positionen der WEG-Abrechnung Sie auf den Mieter umlegen dürfen.
2. Der Verteilerschlüssel passt nicht immer
Die WEG verteilt nach ihrem eigenen Schlüssel, grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen. Gegenüber dem Mieter hat der im Mietvertrag vereinbarte Schlüssel Vorrang. Fehlt eine Vereinbarung, gilt für vermietete Eigentumswohnungen seit dem 1. Dezember 2020 § 556a Abs. 3 BGB: Die Betriebskosten sind nach dem Maßstab umzulegen, der jeweils zwischen den Wohnungseigentümern gilt. Nur wenn dieser Maßstab billigem Ermessen widerspricht, gilt die allgemeine Regel des § 556a Abs. 1 BGB, also Umlage nach Wohnfläche und bei erfasstem Verbrauch nach Verbrauch. Ob das auch für Mietverträge gilt, die vor diesem Stichtag ohne Vereinbarung zum Schlüssel geschlossen wurden, ist nicht abschließend geklärt.
Zum Problem wird der Schlüssel vor allem, wenn der Mietvertrag einen anderen Maßstab vorsieht als die WEG, etwa die Wohnfläche. Beide Maßstäbe führen selten zum selben Ergebnis: Hat Ihre Wohnung einen Miteigentumsanteil von 65/1.000, entspricht das 6,5 Prozent der Gesamtkosten. Misst die Wohnung aber 72 m² bei 1.080 m² Gesamtwohnfläche, sind es nach Wohnfläche rund 6,67 Prozent. Bei 12.000 € Gesamtkosten macht das 780 € gegen 800 €. Wer dann die Werte der Hausgeldabrechnung ungeprüft übernimmt, rechnet mit dem falschen Schlüssel ab. In diesem Beispiel verlangt der Vermieter so 20 € zu wenig, und nach Ablauf der Abrechnungsfrist lässt sich die Differenz in der Regel nicht mehr nachfordern. Fällt der Miteigentumsanteil umgekehrt höher aus als der Flächenanteil, kann der Mieter die Differenz zu Recht beanstanden.
3. Der Abrechnungszeitraum kann abweichen
Die WEG rechnet über das Kalenderjahr ab. Ihr Mietvertrag kann aber einen abweichenden Abrechnungszeitraum vorsehen, und bei Ein- oder Auszug des Mieters entstehen unterjährige Zeiträume, für die die Kosten zeitanteilig abgegrenzt werden müssen. Auch dann liefert die Hausgeldabrechnung nur das Rohmaterial, nicht das Ergebnis.
4. Die formellen Mindestanforderungen fehlen
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung, so der gesetzliche Begriff für die Nebenkostenabrechnung, vier Mindestangaben enthalten: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Eine Hausgeldabrechnung leistet das nicht. Sie kennt weder die Vorauszahlungen Ihres Mieters noch dessen Schlüssel, und sie erläutert nichts, was ein Mieter nachvollziehen müsste. Eine Abrechnung ohne diese Mindestangaben ist formell unwirksam und wahrt die 12-Monats-Frist nicht.
In sechs Schritten von der Hausgeld- zur Nebenkostenabrechnung
Die gute Nachricht: Die Hausgeldabrechnung ist eine brauchbare Datenquelle, sie muss nur übersetzt werden. So gehen Sie vor:
- 1.Unterlagen bereitlegen
Hausgeld-Einzelabrechnung, Gesamtabrechnung der WEG, Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters und Grundsteuerbescheid sammeln. Die Grundsteuer läuft meist nicht über das Hausgeld.
- 2.Positionen zuordnen
Jede Position der Hausgeldabrechnung einer der 17 Kostenarten des § 2 BetrKV zuordnen. Was sich keiner Kostenart zuordnen lässt, bleibt draußen.
- 3.Rücklage und Verwaltung streichen
Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung, Kontoführung und Reparaturen entfernen (§ 1 Abs. 2 BetrKV), auch wenn Reparaturen aus der Rücklage bezahlt wurden.
- 4.Heizkosten übernehmen
Heiz- und Warmwasserkosten aus der Einzelabrechnung des Messdienstleisters ansetzen, verteilt nach der Heizkostenverordnung, inklusive CO2-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG.
- 5.Schlüssel prüfen
Für die übrigen Kosten den Verteilerschlüssel klären: Ohne abweichende Vereinbarung im Mietvertrag gilt grundsätzlich der Schlüssel der WEG (§ 556a Abs. 3 BGB). Sieht der Mietvertrag einen anderen vor, etwa die Wohnfläche, den Anteil aus den Gesamtkosten neu berechnen.
- 6.Formell aufbereiten
Gesamtkosten zusammenstellen, Verteilerschlüssel angeben und erläutern, den Anteil des Mieters berechnen und seine Vorauszahlungen abziehen. Erst dann ist die Abrechnung formell wirksam.
Für die Zuordnung in Schritt 2 können Sie unser kostenloses Tool zur Prüfung umlagefähiger Kosten nutzen. Achten Sie außerdem auf Mischpositionen: Beim Hauswart etwa stecken oft Verwaltungs- oder Reparaturanteile in der Gesamtsumme, die vor der Umlage herauszurechnen sind.
Die Frist-Falle: Die 12-Monats-Frist wartet nicht auf die WEG
Viele Vermieter warten mit der Nebenkostenabrechnung, bis die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschlossen hat. Das ist riskant: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB grundsätzlich auch dann einhalten muss, wenn der Beschluss über die WEG-Jahresabrechnung noch aussteht (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Notfalls müssen Sie auf Grundlage der vorhandenen Unterlagen abrechnen, etwa der Hausgeld-Zahlungen, der Belege beim Verwalter und der Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters. Geht die Abrechnung zu spät zu, ist Ihre Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen geschuldet. Wie die Frist genau berechnet wird und welche Ausnahmen es gibt, erklärt unser Beitrag zur Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Nicht vergessen: Kosten außerhalb des Hausgelds
Die Hausgeldabrechnung ist nicht immer vollständig. Die Grundsteuer zahlen die meisten Eigentümer direkt an die Kommune, sie taucht im Hausgeld gar nicht auf, ist aber als laufende öffentliche Last des Grundstücks nach § 2 Nr. 1 BetrKV umlagefähig. Dasselbe gilt für umlagefähige Leistungen, die Sie selbst beauftragt haben. Prüfen Sie deshalb vor dem Abschluss der Abrechnung, ob neben dem Hausgeld weitere Belege in die Nebenkostenabrechnung gehören.
Fazit: Übersetzen statt weiterreichen
Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung beantworten verschiedene Fragen in verschiedenen Rechtsverhältnissen. Wer die eine als die andere ausgibt, riskiert eine formell unwirksame Abrechnung, berechtigte Kürzungen durch den Mieter und den Verlust der Nachforderung. Die Übersetzung ist kein Hexenwerk, aber sorgfältige Fleißarbeit: Positionen zuordnen, Rücklage und Verwaltung streichen, Heizkosten aus der Messdienst-Abrechnung übernehmen, Schlüssel prüfen, formal sauber darstellen. Wenn Sie diese Arbeit abgeben möchten: Wir erstellen die Nebenkostenabrechnung für Ihre Eigentumswohnung aus Ihrer Hausgeld- und Heizkostenabrechnung, formell korrekt nach den BGH-Mindestanforderungen und geprüft auf umlagefähige Kosten, zum Festpreis und fertig in 10 Werktagen.