Nebenkosten in der WG abrechnen: Kopfteilung richtig anwenden

Wer eine Wohnung an eine Wohngemeinschaft vermietet, steht bei der Nebenkostenabrechnung vor Fragen, die es beim klassischen Einzelmieter nicht gibt: Bekommt jeder Bewohner eine eigene Abrechnung? Wer haftet für die Nachzahlung? Und ändert sich etwas, wenn mitten im Jahr ein Zimmer neu besetzt wird? Die Antwort hängt fast immer an einer einzigen Weichenstellung: der Vertragskonstellation. Dieser Beitrag erklärt beide Grundmodelle, zeigt, wann die beliebte Kopfteilung funktioniert, und rechnet einen Bewohnerwechsel auf den Monat genau durch.

Der Mietvertrag entscheidet: zwei Grundmodelle in der WG

Bevor Sie über Umlageschlüssel nachdenken, klären Sie, welche Konstellation vorliegt. In der Praxis gibt es zwei Grundmodelle mit völlig unterschiedlichen Folgen für die Abrechnung:

Modell 1: Ein Mietvertrag, eine Abrechnung, gesamtschuldnerische Haftung

Der häufigste Fall: Alle WG-Mitglieder unterschreiben gemeinsam einen Mietvertrag über die gesamte Wohnung. Dann sind sie zusammen eine Mietpartei. Für Sie als Vermieter heißt das:

• Sie erstellen eine einzige Nebenkostenabrechnung über die Wohnung und adressieren sie an alle Mieter. Getrennte Abrechnungen pro Bewohner sind weder nötig noch vorgesehen.
• Alle Mieter haften für eine Nachzahlung als Gesamtschuldner (§ 421 BGB). Sie können den vollen Betrag nach Ihrer Wahl von jedem einzelnen Mieter verlangen, nicht nur dessen rechnerischen Kopfanteil. Zahlt ein Bewohner nicht, müssen die anderen einspringen.
• Wie die Bewohner die Nebenkosten untereinander aufteilen, ob nach Köpfen, nach Zimmergröße oder anders, ist allein ihre Sache. Diese Kopfteilung spielt sich im Innenverhältnis der Bewohner ab und taucht in Ihrer Abrechnung nicht auf.

Für die Abrechnung selbst gelten die normalen Regeln: Sie verteilen die Gesamtkosten des Hauses nach dem vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel auf die einzelnen Wohnungen und rechnen den Anteil der WG-Wohnung gegenüber der Mietpartei ab; bei einem Einfamilienhaus mit nur einer WG entfällt dieser Schritt. Welche Schlüssel es gibt und was ohne Vereinbarung gilt, erklärt der Beitrag Umlageschlüssel richtig wählen.

Kopfteilung: praktisch für die Bewohner, irrelevant für Ihre Abrechnung

Innerhalb der WG ist die Teilung nach Köpfen der einfachste Weg: Gesamtkosten durch Anzahl der Bewohner, fertig. Sie hat aber eine bekannte Schwäche: Fluktuation. WGs wechseln ihre Mitglieder häufiger als Familien, und bei jedem Wechsel stellt sich die Frage, wer welchen Zeitraum bezahlt.

Die gute Nachricht für Vermieter: Beim gemeinsamen Mietvertrag ändert ein Bewohnerwechsel Ihre Abrechnung nicht. Wird ein Mieter per Nachtrag zum Mietvertrag ausgetauscht, bleibt die Mietpartei als solche bestehen, die Wohnung ist durchgehend vermietet, und Sie rechnen weiter über den vollen Zeitraum ab. Die zeitanteilige Aufteilung übernehmen die Bewohner intern, üblich ist die Rechnung nach Personenmonaten (siehe Beispiel unten). Nur wenn der gesamte Vertrag endet und ein neuer geschlossen wird, liegt ein echter Mieterwechsel vor; dann gilt das, was der Beitrag Mieterwechsel im Abrechnungsjahr beschreibt.

Eine dritte Konstellation kommt in WGs ebenfalls vor: Ein Hauptmieter hat den Vertrag allein unterschrieben und nimmt Mitbewohner als Untermieter auf, wofür er bei einem berechtigten Interesse einen Anspruch auf Erlaubnis hat (§ 553 BGB). Für Ihre Abrechnung ist das der einfachste Fall: Ihr Vertragspartner ist allein der Hauptmieter, nur er erhält die Abrechnung und nur er schuldet die Nachzahlung. Wie er die Kosten an seine Untermieter weitergibt, regelt er in den Untermietverträgen selbst.

Modell 2: Einzelmietverträge pro Zimmer

Vermieten Sie jedes Zimmer mit einem eigenen Mietvertrag, ist jeder Bewohner Ihr direkter Vertragspartner. Dann brauchen Sie je Mieter eine eigene Nebenkostenabrechnung, und Sie selbst müssen die Kosten der Wohnung auf die Zimmer verteilen. Dafür kommen vor allem zwei Schlüssel infrage:

• Personenanteil: Jeder Zimmermieter trägt den gleichen Anteil. Das ist einfach und wird der Nutzung vieler Kostenarten (Wasser, Müll, Strom für Gemeinschaftsflächen) oft gerechter als die Fläche.
• Flächenanteil: Jedes Zimmer trägt seinen Anteil entsprechend der Zimmerfläche, meist zuzüglich eines gleichen Anteils an den Gemeinschaftsflächen. Aufwendiger, aber bei deutlich unterschiedlich großen Zimmern fairer.

Wichtig: Legen Sie den Schlüssel im Mietvertrag fest. Haben die Parteien nichts vereinbart, sind die Betriebskosten nach dem Gesetz nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen (§ 556a Abs. 1 BGB). Ein stillschweigend praktizierter Personenschlüssel steht dann auf wackeligen Füßen. Achten Sie außerdem darauf, dass die Summe der Anteile aller Zimmer immer 100 Prozent ergibt, sonst bleiben Kosten hängen oder werden doppelt verteilt.

Heizkosten: Die Heizkostenverordnung gilt auch in der WG

Für Heizung und Warmwasser gibt es keine freie Schlüsselwahl: Die Heizkostenverordnung verlangt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent dieser Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden (§§ 7 und 8 HeizkostenV), der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche. Eine reine Kopfteilung der Heizkosten durch den Vermieter ist damit in aller Regel unzulässig. Beim gemeinsamen Mietvertrag ist das unproblematisch: Die WG-Wohnung wird als eine Einheit erfasst und abgerechnet, intern dürfen die Bewohner ihren Anteil trotzdem nach Köpfen teilen. Bei Einzelmietverträgen wird es schwieriger, weil die Zimmer in der Regel keine eigenen Erfassungsgeräte haben; hier sollte der Mietvertrag klar regeln, wie der auf die Wohnung entfallende Betrag weiterverteilt wird. Die Verbrauchserfassung und die Heizkostenabrechnung selbst übernimmt ein Messdienstleister, mehr dazu im Beitrag Heizkostenabrechnung durch den Messdienstleister.

Praxis-Tipps für Vermieter von WG-Wohnungen

• Vertragskonstellation bewusst wählen und sauber dokumentieren. Ein gemeinsamer Mietvertrag bedeutet weniger Abrechnungsaufwand und stärkere Haftung, Einzelverträge bedeuten mehr Flexibilität für die Bewohner und mehr Arbeit für Sie.
• Umlageschlüssel ausdrücklich in den Vertrag schreiben, bei Einzelverträgen inklusive der Verteilung der Heiz- und Warmwasserkosten. Das erspart Streit, bevor er entsteht.
• Zählerstände beim Bewohnerwechsel dokumentieren. Auch wenn der Wechsel Ihre Abrechnung beim Gemeinschaftsvertrag nicht verändert: Notierte Stände von Wasser-, Strom- und Wärmezählern helfen den Bewohnern bei der internen Aufteilung und Ihnen bei jedem späteren echten Mieterwechsel.
• Nachträge statt Neuverträge nutzen, wenn nur ein Mitglied wechselt. So bleibt die Mietpartei bestehen und Sie vermeiden Zwischenabrechnungen.
• Fristen im Blick behalten: Auch die WG-Abrechnung muss den Mietern spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wenn Sie den Aufwand abgeben möchten: Sie können die Nebenkostenabrechnung für Ihre WG-Wohnung erstellen lassen, formell korrekt und mit dem passenden Schlüssel für Ihre Vertragskonstellation, egal ob Betriebskostenabrechnung für eine Mietpartei oder Einzelabrechnungen pro Zimmer.