Heizkostenabrechnung: Warum sie vom Messdienstleister kommt

Wer ein Gebäude mit Zentralheizung vermietet, darf die Heizkosten nicht einfach nach Wohnfläche verteilen: Die Heizkostenverordnung verlangt, dass 50 bis 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch abgerechnet werden (§§ 4 bis 8 HeizkostenV). Dafür braucht es Erfassungsgeräte in jeder Wohnung, regelmäßige Ablesungen und eine Verteilrechnung nach den Vorgaben der Verordnung. Genau das ist das Geschäft der Messdienstleister wie Techem oder ista. Dieser Beitrag erklärt, warum die Heizkostenabrechnung praktisch immer vom Messdienstleister kommt, welche Ausnahmen es gibt, welche Kürzungsrechte Mietern zustehen und wie die Einzelabrechnung des Messdienstes anschließend in die Nebenkostenabrechnung einfließt.

Was die Heizkostenverordnung verlangt

Die Heizkostenverordnung gilt für Gebäude, in denen eine zentrale Heizungs- oder Warmwasseranlage mehrere Nutzer versorgt. Sie verpflichtet den Gebäudeeigentümer, den anteiligen Verbrauch jeder Wohnung an Wärme und Warmwasser zu erfassen (§ 4 HeizkostenV), und schreibt die Verteilung der Kosten verbindlich vor:

• 50 bis 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch: Die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen (§ 7 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt dasselbe (§ 8 HeizkostenV).
• Rest nach Fläche: Die übrigen 30 bis 50 Prozent werden als Grundkosten nach Wohn- oder Nutzfläche (alternativ nach umbautem Raum) verteilt. Sie decken Bereitstellungsverluste und den Umstand ab, dass auch wenig heizende Nutzer von der warmen Gebäudehülle profitieren.

Wichtig: Die Verordnung geht vertraglichen Vereinbarungen vor (§ 2 HeizkostenV). Eine Klausel im Mietvertrag, nach der die Heizkosten pauschal nach Wohnfläche umgelegt werden, ist deshalb grundsätzlich wirkungslos; die Ausnahme für das Zweifamilienhaus mit vermieterbewohnter Wohnung behandeln wir weiter unten. Welche Schlüssel für die übrigen Kostenarten gelten, erklärt unser Beitrag zum richtigen Umlageschlüssel in der Nebenkostenabrechnung.

Warum die Heizkostenabrechnung vom Messdienstleister kommt

Die verbrauchsabhängige Abrechnung setzt Technik und Prozesse voraus, die ein privater Vermieter für ein einzelnes Gebäude nicht wirtschaftlich vorhalten kann:

• Erfassungsgeräte: Wärmezähler oder Heizkostenverteiler an den Heizkörpern und Warmwasserzähler müssen den anerkannten Regeln der Technik entsprechen beziehungsweise den eichrechtlichen Bestimmungen genügen (§ 5 HeizkostenV). Messdienstleister vermieten diese Geräte üblicherweise, statt sie zu verkaufen, und kümmern sich um Austausch und Eichfristen.
• Fernablesung: Seit dem 1. Dezember 2021 neu installierte Geräte müssen fernablesbar sein, seit dem 1. Dezember 2022 zusätzlich an Smart-Meter-Gateways anbindbar. Vorhandene, nicht fernablesbare Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Diese Frist läuft jetzt ab, viele Bestandsgebäude werden aktuell umgerüstet.
• Monatliche Verbrauchsinformationen: Sind fernablesbare Geräte installiert, muss der Gebäudeeigentümer den Nutzern seit dem 1. Januar 2022 monatlich Verbrauchsinformationen mitteilen, inklusive Vergleich mit dem Vormonat, dem Vorjahresmonat und einem Durchschnittsnutzer (§ 6a HeizkostenV). Diese Pflicht aus der HeizkostenV-Novelle 2021 erfüllen in der Praxis die Portale und Apps der Messdienstleister.
• CO2-Kostenaufteilung: Seit 2023 tragen Vermieter einen Teil der CO2-Kosten. Der Anteil richtet sich nach dem CO2-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter Wohnfläche und dem Stufenmodell des CO2KostAufG (§ 5 CO2KostAufG). Messdienstleister weisen diese Aufteilung in der Regel direkt in der Heizkostenabrechnung aus. Wie das Stufenmodell funktioniert, zeigt unser Beitrag zur CO2-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG.

Kurz gesagt: Die Heizkostenabrechnung ist kein Rechenblatt, das man nebenbei erstellt, sondern das Ergebnis aus Messtechnik, Ablesung und Verteilrechnung. Deshalb erstellt sie der Messdienstleister, und deshalb erstellen auch wir sie nicht selbst. Unsere Aufgabe beginnt danach: die Werte der Einzelabrechnung korrekt in die Nebenkostenabrechnung zu übernehmen.

Was der Messdienst kostet und wer es bezahlt

Die Servicekosten des Messdienstleisters müssen Sie nicht selbst tragen. Umlagefähig sind nach § 2 Nr. 4 bis 6 BetrKV ausdrücklich die „Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung“ und ebenso die Kosten der Anmietung der Erfassungsgeräte. Gerätemiete, Ablesung und die Erstellung der Heizkostenabrechnung selbst gehören damit zu den Heizkosten und fließen in die verbrauchsabhängige Verteilung ein. Einen Überblick über alle ansetzbaren Kostenarten gibt unsere Liste der umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV.

Ausnahmen: Wann Sie keinen Messdienst brauchen

Nicht jeder Vermieter braucht eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung:

• Einfamilienhaus, als Ganzes vermietet: Versorgt die Heizung nur eine einzige Mietpartei, gibt es zwischen mehreren Nutzern nichts zu verteilen. Die tatsächlichen Brennstoff- und Betriebskosten werden vollständig in der Nebenkostenabrechnung des Mieters angesetzt; häufig schließt der Mieter den Gasvertrag ohnehin selbst ab.
• Zweifamilienhaus mit vermieterbewohnter Wohnung: Bei Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, tritt die Verordnung hinter vertragliche Vereinbarungen zurück (§ 2 HeizkostenV). Sie können mit dem Mieter also eine abweichende Verteilung vereinbaren, etwa nach Wohnfläche. Fehlt eine solche Vereinbarung im Mietvertrag, bleibt es bei der verbrauchsabhängigen Abrechnung.
• Sonderfälle nach § 11 HeizkostenV: Ausgenommen sind unter anderem Gebäude mit einem Heizwärmebedarf von weniger als 15 Kilowattstunden pro Quadratmeter und Jahr (Passivhaus-Niveau) und Fälle, in denen die Verbrauchserfassung unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen würde.

Kürzungsrechte: Diese Fehler kosten bares Geld

Die Heizkostenverordnung sanktioniert Verstöße direkt in der Abrechnung. Der häufigste Fehler in der Praxis: Ein Vermieter legt die Heizkosten pauschal nach Wohnfläche um, obwohl die Verordnung gilt, etwa weil nie Erfassungsgeräte installiert wurden oder die Ablesung versäumt wurde. Dann greift das Kürzungsrecht des Mieters nach § 12 HeizkostenV:

Die 15-Prozent-Kürzung trifft den gesamten auf den Mieter entfallenden Heiz- und Warmwasserkostenanteil und lässt sich nicht durch eine Klausel im Mietvertrag ausschließen. Im Verhältnis zwischen einem Wohnungseigentümer und der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gelten die Kürzungsrechte dagegen nicht (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV); vermietet der Eigentümer die Wohnung, kann sein Mieter sich aber sehr wohl darauf berufen.

Der Ablauf für Vermieter in vier Schritten

1. Messdienstleister beauftragen. Der Vertrag wird für das Gebäude geschlossen. Der Messdienst installiert die Erfassungsgeräte, meist als Mietgeräte, und übernimmt Ablesung und Gerätewartung.
2. Kosten melden. Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums melden Sie dem Messdienst die Brennstoff- oder Wärmelieferkosten und die weiteren Heiznebenkosten, etwa Betriebsstrom, Wartung und Schornsteinfeger.
3. Einzelabrechnung erhalten. Der Messdienst verteilt die Gesamtkosten nach dem vereinbarten Schlüssel (50 bis 70 Prozent Verbrauch, Rest Fläche) und weist für jede Wohnung den Anteil aus, inklusive CO2-Kostenaufteilung.
4. Werte übernehmen. Der Betrag je Mietpartei wird als Position „Heizung und Warmwasser“ in die Nebenkostenabrechnung übernommen, zusammen mit allen übrigen Betriebskosten und deren eigenen Umlageschlüsseln.

Von der Einzelabrechnung zur fertigen Nebenkostenabrechnung

Mit der Heizkostenabrechnung des Messdienstes ist erst ein Teil der Arbeit erledigt. Die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter umfasst daneben Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Versicherungen und weitere Kostenarten, jede mit ihrem eigenen Umlageschlüssel, dazu die formellen Anforderungen an eine nachvollziehbare Abrechnung und die 12-Monats-Frist für den Zugang beim Mieter. Fehler an dieser Stelle machen auch eine einwandfreie Heizkostenabrechnung angreifbar.

Genau hier setzen wir an: Wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung von uns erstellen lassen, übernehmen wir die Werte der Messdienst-Einzelabrechnung je Mietpartei, prüfen die CO2-Kostenaufteilung und führen Heizkosten und übrige Betriebskosten in einer formell korrekten, rechtssicheren Gesamtabrechnung zusammen. Die Heizkostenabrechnung selbst erstellen wir nicht, das bleibt Aufgabe Ihres Messdienstleisters; wir sorgen dafür, dass daraus eine durchsetzbare Nebenkostenabrechnung wird.