Nebenkostenabrechnung: selbst, Software oder Service?

Selbst rechnen, eine Software abonnieren oder die Abrechnung komplett erstellen lassen: Für die jährliche Nebenkostenabrechnung gibt es drei Wege, und keiner davon ist für alle Vermieter der richtige. Die Entscheidung hängt weniger vom Preis ab als von vier Fragen: Wie viel Zeit haben Sie, wie komplex ist Ihr Objekt, wie hoch ist das Fehlerrisiko und wie viel Routine bringen Sie mit? Dieser Beitrag vergleicht die drei Wege ehrlich, einschließlich der Fälle, in denen ein Service schlicht nicht nötig ist.

Worauf es bei der Entscheidung wirklich ankommt

Das reine Rechnen ist der kleinste Teil der Arbeit. Anspruchsvoll sind die Schritte davor und danach: entscheiden, welche der 17 Kostenarten des § 2 BetrKV im konkreten Fall umlagefähig sind, den richtigen Umlageschlüssel anwenden, die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB einhalten und die Abrechnung so aufbauen, dass sie formell wirksam ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss eine Abrechnung mindestens die Zusammenstellung der Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen enthalten.

Fehler an diesen Stellen kosten echtes Geld: Eine verspätete Abrechnung lässt die Nachforderung in aller Regel ersatzlos entfallen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), ohne formell ordnungsgemäße Abrechnung wird eine Nachforderung gar nicht erst fällig, und falsch zugeordnete Kosten liefern dem Mieter berechtigte Einwendungen. Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht „Was kostet der Weg?“, sondern „Wer trägt die Arbeit und das Fehlerrisiko für diese Schritte?“.

Weg 1: Selbst erstellen, günstig und lehrreich, aber zeitintensiv

Die Abrechnung selbst zu erstellen kostet kein Geld, nur Zeit. Und sie hat einen echten Vorteil, der oft unterschlagen wird: Sie lernen Ihr Objekt kennen. Wer einmal alle Belege sortiert und jede Position selbst zugeordnet hat, versteht seine Kostenstruktur, erkennt Ausreißer und kann Fragen des Mieters souverän beantworten.

Realistisch sollten Sie den Aufwand aber nicht unterschätzen. Die erste Abrechnung kostet mit Einarbeitung häufig einen ganzen Arbeitstag: Kostenarten verstehen, Belege beschaffen und sortieren, Umlageschlüssel wählen, rechnen, Pflichtangaben kontrollieren. Ab dem zweiten Jahr wird es schneller, wenn Struktur und Unterlagen stehen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Beitrag Nebenkostenabrechnung selbst erstellen.

Das Fehlerrisiko hängt stark vom Objekt ab. Ein Einfamilienhaus mit wenigen Positionen ist gut selbst zu bewältigen. Deutlich höher liegt die Hürde bei einer vermieteten Eigentumswohnung, weil die Hausgeldabrechnung der WEG erst in eine mietertaugliche Abrechnung übersetzt werden muss, und bei Mischnutzung mit Gewerbe im Haus, wo Vorwegabzüge nötig werden können. Hier passieren beim Selbermachen besonders häufig teure Fehler. Und unabhängig vom Weg gilt: Bei Gebäuden mit mehreren Einheiten kommt die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung in der Regel von einem Messdienstleister und wird in die Gesamtabrechnung übernommen; auch ein Abrechnungsservice erstellt sie nicht selbst.

Weg 2: Software, nimmt das Rechnen ab, nicht die Entscheidungen

Abrechnungssoftware ist ein Werkzeug, und als solches oft ein gutes: Sie übernimmt die Rechenarbeit, verteilt Kosten nach hinterlegten Schlüsseln, erzeugt ein sauber formatiertes Dokument und erinnert teils an Fristen. Rechenfehler und unübersichtliche Darstellung, zwei klassische Schwächen selbst gebauter Tabellenkalkulationen, fallen damit weitgehend weg.

Was die Software nicht abnimmt, sind die Entscheidungen. Sie sammeln weiterhin die Belege, tragen jeden Betrag ein und legen fest, ob eine Position umlagefähig ist, ob der Mietvertrag die Umlage deckt und welcher Schlüssel gilt. Eine falsch zugeordnete Verwaltungsgebühr rechnet das Programm genauso zuverlässig auf die Mieter um wie eine korrekte Grundsteuer. Für die Zuordnung einzelner Positionen hilft unser kostenloses Tool Umlagefähig oder nicht? weiter, die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen.

Kostenseitig läuft Software meist auf ein Abo oder eine Gebühr je Abrechnung hinaus. Richtig sinnvoll wird sie ab mehreren Einheiten in Kombination mit Routine: Wer jedes Jahr mehrere Abrechnungen erstellt, die Kostenarten sicher zuordnet und nur das Rechnen und Formatieren loswerden will, ist mit Software gut bedient. Wer dagegen einmal im Jahr eine einzige Abrechnung erstellt und jedes Mal von vorn überlegt, was wohin gehört, verlagert mit Software nur das Formatproblem, nicht das Wissensproblem.

Weg 3: Service, Abgabe der Arbeit an Form und Zuordnung

Beim Abrechnungsservice geben Sie die Unterlagen ab und erhalten eine fertige Abrechnung zurück. Die Arbeit an Form, Zuordnung und Verteilung übernimmt der Dienstleister; gegenüber Ihrem Mieter bleiben rechtlich Sie der Absender der Abrechnung. Deshalb sollte ein Service genau die Punkte beherrschen, an denen Abrechnungen scheitern: die formellen Mindestangaben, die Abgrenzung umlagefähiger von nicht umlagefähigen Kosten und Sonderfälle wie Leerstand oder Mieterwechsel.

Seine Stärken spielt der Service in vier Situationen aus:

• Vermietete Eigentumswohnung: Die Hausgeldabrechnung der WEG ist keine Nebenkostenabrechnung und muss Position für Position übersetzt werden. Das ist für Selbermacher eine besonders fehlerträchtige Konstellation.
• Mischnutzung: Wohnen und Gewerbe im selben Haus erfordern teils Vorwegabzüge und getrennte Verteilungen.
• Zeitmangel: Wenn die 12-Monats-Frist näher rückt, ist die Abgabe an einen Dienstleister mit festem Zeitrahmen ein verlässlicher Weg.
• Fehlende Routine: Wer nur eine Abrechnung im Jahr erstellt, fängt jedes Mal fast bei null an. Die Einarbeitung fällt dann jedes Jahr erneut an, beim Service dagegen gar nicht.

Genauso ehrlich gehört dazu, wann ein Service nicht nötig ist: bei einem einfachen Einfamilienhaus mit wenigen Positionen, bei echter Freude am Selbermachen oder wenn Sie mit mehreren Einheiten und eingespielter Software längst eine funktionierende Routine haben. In diesen Fällen kaufen Sie mit dem Service vor allem Bequemlichkeit, keinen fachlichen Mehrwert. Preislich arbeiten seriöse Services mit Festpreisen je Abrechnung, bei uns zum Beispiel ab 40 € netto für ein Einfamilienhaus; den ausführlichen Preisvergleich der drei Wege finden Sie auf unserer Seite Was kostet es, die Nebenkostenabrechnung erstellen zu lassen?

Die Entscheidungsmatrix im Überblick

So treffen Sie die Entscheidung

Auf eine kurze Formel gebracht:

• Einfaches Einfamilienhaus und Interesse am Thema: Machen Sie es selbst. Mit einer sauberen Anleitung und etwas Geduld ist das gut zu schaffen, und Sie verstehen danach jede Zahl Ihrer Abrechnung.
• Mehrere Einheiten und jedes Jahr Routine: Eine Software lohnt sich, weil sie die wiederkehrende Rechen- und Formatierarbeit abnimmt, während Sie die Zuordnung längst sicher beherrschen.
• Eigentumswohnung, Mischnutzung, knappe Frist oder schlicht keine Zeit: Hier ist der Service die passende Wahl, weil er genau die Arbeit übernimmt, an der Abrechnungen formell und inhaltlich scheitern.

Die drei Wege schließen sich übrigens nicht dauerhaft aus. Viele Vermieter starten mit dem Selbermachen, wechseln bei der ersten Eigentumswohnung zum Service und holen sich einzelne Jahre zurück, wenn wieder Zeit da ist. Entscheidend ist nur, dass die Betriebskostenabrechnung, wie sie das Gesetz nennt, am Ende jedes Jahr pünktlich, formell wirksam und inhaltlich richtig beim Mieter ankommt.