Nebenkosten-Vorauszahlung erhöhen: So geht es rechtssicher

Musste Ihr Mieter zum wiederholten Mal kräftig nachzahlen, sind die vereinbarten Vorauszahlungen zu niedrig. Das Gesetz sieht dafür einen klaren Mechanismus vor: Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Eine Zustimmung des Mieters ist dafür nicht erforderlich. Rechtssicher ist die Erhöhung aber nur, wenn drei Voraussetzungen stimmen: eine korrekte Abrechnung als Grundlage, eine nachvollziehbare Berechnung der neuen Höhe und der Verzicht auf jede Rückwirkung. Dieser Beitrag erklärt alle drei Punkte mit Rechenbeispiel.

Die Rechtsgrundlage: § 560 Abs. 4 BGB

Die Vorschrift gilt nur, wenn im Mietvertrag Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart sind, also monatliche Abschläge, über die jährlich abgerechnet wird. Haben Sie stattdessen eine Pauschale vereinbart, greift § 560 Abs. 4 BGB nicht; dort gelten eigene Regeln mit eigenen Hürden. Welche Variante für Vermieter sinnvoller ist, vergleicht unser Beitrag Pauschale oder Vorauszahlung.

Das Anpassungsrecht ist ein einseitiges Gestaltungsrecht: Sie erklären die neue Höhe, der Mieter muss nicht zustimmen. Umgekehrt gilt dasselbe, denn das Gesetz spricht ausdrücklich von jeder Vertragspartei. Auch der Mieter kann die Vorauszahlungen nach einer Abrechnung anpassen, in seinem Fall typischerweise nach unten, wenn die Abrechnung ein deutliches Guthaben ergeben hat.

Voraussetzung: eine formell und inhaltlich korrekte Abrechnung

Ohne Abrechnung keine Anpassung. Das Gesetz knüpft die Erhöhung ausdrücklich an eine zuvor erteilte Abrechnung. Sie können die Vorauszahlungen also nicht erhöhen, nur weil die Energiepreise steigen oder Sie eine Nachzahlung erwarten. Erst muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein, dann darf angepasst werden. Für die Abrechnung selbst gilt ohnehin die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB, die wir im Beitrag Frist für die Nebenkostenabrechnung im Detail erklären.

Die Abrechnung muss außerdem stimmen, und zwar nicht nur formal. Der Bundesgerichtshof verlangte früher lediglich eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Diese Rechtsprechung hat er ausdrücklich aufgegeben: Eine Anpassung der Vorauszahlungen ist nur insoweit begründet, als sie auf einer inhaltlich korrekten Abrechnung beruht (BGH, Urteile vom 15. Mai 2012, VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11). Enthält die Betriebskostenabrechnung also Fehler, etwa nicht umlagefähige Positionen oder einen falschen Umlageschlüssel, trägt sie die Erhöhung nur in der Höhe, die sich aus dem korrekten Ergebnis ergibt. Der Mieter kann der Erhöhung mit inhaltlichen Einwänden gegen die zugrunde liegende Abrechnung begegnen.

Für Vermieter heißt das: Jede Nachlässigkeit in der Abrechnung schwächt auch die Anpassung. Wer die Vorauszahlungen anheben will, braucht eine Abrechnung, die einer Prüfung standhält.

Wie hoch darf die neue Vorauszahlung sein?

Das Gesetz erlaubt die Anpassung auf eine angemessene Höhe. Angemessen ist der Betrag, der die voraussichtlichen Kosten des laufenden Abrechnungsjahres abdeckt. Grundlage dafür ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs die letzte Abrechnung: Im Regelfall ist die neue monatliche Vorauszahlung ein Zwölftel der zuletzt abgerechneten Jahreskosten. Gleichbedeutend können Sie rechnen: bisherige Vorauszahlung plus ein Zwölftel der Nachzahlung.

Einen pauschalen Aufschlag „für alle Fälle“ gibt es nicht. Der Bundesgerichtshof hat einem abstrakten Sicherheitszuschlag von 10 Prozent auf die zuletzt abgerechneten Kosten eine Absage erteilt (BGH, Urteil vom 28. September 2011, VIII ZR 294/10). Zulässig ist ein höherer Ansatz nur, wenn konkret absehbare Kostensteigerungen ihn rechtfertigen, zum Beispiel ein bereits vorliegender Grundsteuerbescheid mit höherem Betrag oder eine schriftlich angekündigte Preiserhöhung des Versorgers. Umgekehrt sind auch absehbare Entlastungen zu berücksichtigen, etwa wenn ein teurer Einmalposten des Vorjahres sicher entfällt.

Form und Zeitpunkt: Textform genügt, Wirkung nur für die Zukunft

Die Anpassungserklärung braucht Textform (§ 126b BGB). Ein Brief oder eine E-Mail genügt, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig. Mündlich oder telefonisch reicht es nicht. Eine ausführliche Begründung verlangt das Gesetz nicht; empfehlenswert ist trotzdem, die neue Höhe kurz herzuleiten: Ergebnis der Abrechnung, geteilt durch zwölf, gegebenenfalls plus belegbare Steigerungen. Das vermeidet Rückfragen und zeigt dem Mieter, dass die Erhöhung nicht willkürlich angesetzt ist.

Die Erhöhung wirkt nur für die Zukunft. Eine rückwirkende Anpassung ist ausgeschlossen. Geschuldet ist der höhere Betrag für die Vorauszahlungen, die nach Zugang der Erklärung fällig werden; in der Praxis kündigen Vermieter die neue Höhe zum nächsten oder übernächsten Monatsersten an, damit der Mieter Dauerauftrag oder Einzugsermächtigung anpassen kann. Für den bereits abgerechneten Zeitraum bleibt es bei der Nachzahlung aus der Abrechnung. Zahlt der Mieter diese nicht, ist das ein eigenes Thema, das wir im Beitrag Nachzahlung durchsetzen behandeln.

Schritt für Schritt: So passen Sie die Vorauszahlung an

1. Abrechnung erstellen und zustellen. Formell vollständig, inhaltlich korrekt und innerhalb der 12-Monats-Frist. Sie ist das Fundament der Anpassung.
2. Neue Höhe berechnen. Zuletzt abgerechnete Jahreskosten geteilt durch zwölf. Das Ergebnis ist die neue monatliche Vorauszahlung.
3. Konkrete Steigerungen dokumentieren. Nur belegbare, bereits absehbare Mehrkosten dürfen zusätzlich einfließen. Bescheid oder Ankündigung des Versorgers aufbewahren.
4. Erklärung in Textform senden. Neue Höhe, Beginn und kurze Berechnung nennen. Den Zugang sollten Sie im Zweifel nachweisen können.
5. Ab der nächsten Fälligkeit umsetzen. Die erhöhte Vorauszahlung gilt für die Zukunft und wird Teil der laufenden Zahlungen.

Typische Fehler bei der Erhöhung

• Erhöhung ohne Abrechnung: Steigende Preise allein berechtigen nicht zur Anpassung. Erst abrechnen, dann erhöhen.
• Pauschaler Puffer: Ein Zuschlag „zur Sicherheit“ ohne konkrete Grundlage ist unzulässig und macht die Erhöhung insoweit angreifbar.
• Fehlerhafte Abrechnung als Basis: Nicht umlagefähige Kosten in der Abrechnung schwächen auch die Anpassung, denn sie trägt nur in Höhe des korrekten Ergebnisses.
• Rückwirkung: Die neue Höhe für vergangene Monate zu verlangen funktioniert nicht. Für die Vergangenheit gibt es nur die Nachzahlung aus der Abrechnung.

Bleibt die Erhöhung streitig, etwa weil der Mieter die zugrunde liegende Abrechnung inhaltlich angreift, sollte der konkrete Einzelfall anwaltlich geprüft werden. Was wir als Abrechnungsdienst beitragen können, ist die Grundlage: eine Abrechnung, die formell und rechnerisch belastbar ist. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie Ihre Abrechnung von uns erstellen lassen und die Anpassung der Vorauszahlungen direkt auf dem Ergebnis aufbauen.