Nachzahlung durchsetzen: Fristen, Mahnung, Verjährung

Die Abrechnung ist verschickt, die Nachforderung berechtigt, aber der Mieter zahlt nicht. Für Vermieter stellen sich dann drei Fragen: Wann ist die Nachzahlung überhaupt fällig, wie kommt der Mieter in Verzug und wie lange kann die Forderung durchgesetzt werden, bevor sie verjährt? Dieser Beitrag erklärt die rechtlichen Grundlagen und beschreibt die typischen Eskalationsstufen von der Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall, sondern ordnet ein, was allgemein gilt.

Fälligkeit: Der Anspruch entsteht mit Zugang der Abrechnung

Die Nachforderung aus einer Nebenkostenabrechnung wird fällig, sobald dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugeht. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass es dafür nicht einmal des Ablaufs einer angemessenen Prüffrist bedarf (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05). In der Praxis nennen viele Vermieter dem Mieter dennoch ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Das schafft Klarheit, wirkt kulant und knüpft an die gesetzliche 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB an, dazu gleich mehr.

Entscheidend ist das Wort „formell ordnungsgemäß“. Fehlt eine der Mindestangaben, die die Rechtsprechung verlangt, etwa die Zusammenstellung der Gesamtkosten, der Umlageschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils oder der Abzug der Vorauszahlungen, wird die Nachforderung gar nicht erst fällig. Welche Angaben das im Einzelnen sind, erklärt unser Beitrag zu den Pflichtangaben der Nebenkostenabrechnung.

Zweite Voraussetzung: Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zugegangen sein. Nach Fristablauf ist die Geltendmachung einer Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Wie diese Frist genau berechnet wird, zeigt der Beitrag zur Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Verzug: Mahnung oder 30-Tage-Regel

Fälligkeit allein bedeutet noch keinen Verzug. Erst der Verzug löst Rechtsfolgen wie Verzugszinsen aus. In Verzug kommt der Mieter auf zwei Wegen:

• Durch eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung, die geschuldete Zahlung zu leisten. Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben, aus Beweisgründen empfiehlt sich aber Textform mit Zugangsnachweis.
• Durch die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB: Danach kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Gegenüber Mietern, die Verbraucher sind, gilt das aber nur, wenn in der Abrechnung besonders auf diese Folge hingewiesen wurde. Fehlt der Hinweis, bleibt es beim Erfordernis der Mahnung.

Wichtig zu wissen: Ein einseitig in der Abrechnung genanntes Zahlungsziel führt für sich genommen nicht automatisch zum Verzug. Der sichere Weg ist deshalb eine klare Mahnung nach Ablauf des Zahlungsziels. Ab Verzug schuldet der Mieter Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB); auch weitere Verzugsschäden können ersatzfähig sein.

Verjährung: Drei Jahre, gerechnet ab Jahresende

Für Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat (§ 199 Abs. 1 BGB).

Der entscheidende Punkt: Die Nachforderung entsteht nicht schon mit dem Ende des Abrechnungsjahres, sondern erst mit dem Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung beim Mieter. Maßgeblich für den Verjährungsbeginn ist deshalb das Jahr, in dem die Abrechnung zugegangen ist. In Sonderfällen kann die Verjährung sogar noch später beginnen: Erfährt der Vermieter erst durch einen rückwirkenden Grundsteuerbescheid von einer Nachforderung, beginnt die Verjährung erst mit dem Schluss des Jahres, in dem er diese Kenntnis erlangt hat (BGH, Urteil vom 12.12.2012, VIII ZR 264/12).

Ein verbreiteter Irrtum: Mahnungen hemmen die Verjährung nicht. Auch zehn Mahnschreiben ändern am Ablauf der Frist nichts. Gehemmt wird die Verjährung unter anderem durch die Zustellung eines Mahnbescheids im gerichtlichen Mahnverfahren oder durch Klageerhebung (§ 204 Abs. 1 BGB). Wer eine alte Nachforderung kurz vor Jahresende noch offen hat, sollte das bei der Planung berücksichtigen und sich rechtzeitig beraten lassen.

Der Gegenspieler: die Einwendungsfrist des Mieters

Während Sie die Nachzahlung verfolgen, läuft für den Mieter eine eigene Frist: Er muss Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf von 12 Monaten nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Danach ist er mit Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Innerhalb dieser Frist kann ein Widerspruch also jederzeit kommen, auch viele Monate nach Versand.

Für die Durchsetzung heißt das: Ein inhaltlicher Einwand beseitigt die Fälligkeit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung grundsätzlich nicht. Ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters kommt nach der Rechtsprechung des BGH vor allem dann in Betracht, wenn der Vermieter ihm die Einsicht in die Abrechnungsbelege verweigert. Wie Sie auf einen Widerspruch sachlich und strukturiert reagieren, beschreibt der Beitrag Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung.

Die typischen Eskalationsstufen im Überblick

In der Praxis hat sich ein gestuftes Vorgehen etabliert. Welche Stufe wann sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab, etwa davon, ob der Mieter die Forderung bestreitet oder schlicht nicht reagiert. Die folgende Übersicht beschreibt das übliche Schema, ohne eine Empfehlung für Ihren konkreten Fall zu geben.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist bewusst niedrigschwellig gestaltet: Es wird online oder per Vordruck beantragt, das Gericht prüft die Forderung nicht inhaltlich, und die Kosten sind geringer als bei einer Klage. Genau deshalb gilt: Es eignet sich typischerweise für unbestrittene Forderungen. Ist absehbar, dass der Mieter widerspricht, landet die Sache ohnehin im streitigen Verfahren. Ob und wann dieser Schritt in Ihrer Situation sinnvoll ist, sollten Sie anwaltlich klären lassen.

Verrechnung mit der Kaution: erst nach dem Mietende ein Thema

Der Gedanke liegt nahe, die offene Nachzahlung einfach von der Kaution abzuziehen. Im laufenden Mietverhältnis ist das aber grundsätzlich nicht zulässig: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter die Mietsicherheit während der Mietzeit nicht verwerten darf, um streitige Forderungen zu befriedigen; eine anderslautende Vertragsklausel ist unwirksam (BGH, Urteil vom 07.05.2014, VIII ZR 234/13). Erst nach dem Ende des Mietverhältnisses kommt eine Befriedigung aus der Kaution in Betracht. Ob die Voraussetzungen dafür vorliegen, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört bei Streit in anwaltliche Beratung.

Die Durchsetzung beginnt bei der Abrechnung selbst

Ob eine Nachforderung am Ende durchsetzbar ist, entscheidet sich lange vor der ersten Mahnung: bei der Erstellung der Abrechnung. Eine Betriebskostenabrechnung, die formelle Mindestangaben verfehlt, wird nicht fällig; eine verspätete Abrechnung schließt die Nachforderung ganz aus; unklare Umlageschlüssel provozieren Einwendungen. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt sich eine formell korrekte, durchsetzbare Nebenkostenabrechnung erstellen und hat damit die Grundlage, auf der Zahlungserinnerung, Mahnung und notfalls das gerichtliche Verfahren überhaupt erst aufbauen können.