Was der Wirtschaftsplan ist und was die Jahresabrechnung
Der Verwalter stellt für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf. Er enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben. Auf dieser Grundlage beschließen die Eigentümer die Vorschüsse, die Sie als Hausgeld zahlen (§ 28 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz, WEG).
Nach Ablauf des Jahres stellt der Verwalter die Jahresabrechnung auf. Sie rechnet über den Wirtschaftsplan ab und enthält die Einnahmen und Ausgaben (§ 28 Abs. 2 WEG). Der Bundesgerichtshof (BGH) beschreibt sie als Abrechnung über die im Kalenderjahr tatsächlich angefallenen Einnahmen und Ausgaben. Der Plan ist also die Vorschau, die Jahresabrechnung der Rückblick.
Warum Planwerte keine Nebenkostenabrechnung ergeben
Über die Vorauszahlungen Ihres Mieters müssen Sie jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Abgerechnet werden Betriebskosten, also Kosten, die dem Eigentümer laufend entstehen (§ 556 Abs. 1 BGB). Ein Planwert ist aber keine entstandene Ausgabe, sondern eine Erwartung. Weicht der tatsächliche Betrag ab, stimmt Ihre Abrechnung nicht: Sie verlangen entweder zu wenig oder zu viel.
Hinzu kommt, dass der Plan auch Posten enthält, die Ihr Mieter nie zahlt, etwa die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und die Verwaltervergütung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Welche Positionen das sind, zeigt der Beitrag Welche Positionen der WEG-Abrechnung Sie auf den Mieter umlegen dürfen.
Die Frist läuft, auch wenn die Abrechnung der WEG fehlt
Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden, für das Jahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).
Auf die Eigentümer müssen Sie nicht warten. Der BGH hat entschieden: Vermieter einer Eigentumswohnung müssen grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen, wenn der Beschluss der Eigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Den Stichtag für Ihren Zeitraum berechnet der Fristenrechner. Einzelheiten stehen im Beitrag Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Was stattdessen geht
Rechnen Sie mit den tatsächlichen Kosten des Jahres. So kommen Sie an die Zahlen:
- Fordern Sie bei der Verwaltung früh die Jahresabrechnung oder wenigstens die Einzelabrechnung Ihrer Wohnung an.
- Verlangen Sie Einsicht in die Unterlagen. Jeder Eigentümer kann das von der Gemeinschaft verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).
- Stellen Sie die umlagefähigen Kosten aus Rechnungen, Verträgen, Bescheiden und der Heizkostenabrechnung des Messdienstes selbst zusammen.
- Teilen Sie die Kosten zeitanteilig auf, wenn Ihr Mieter im Laufe des Jahres ein- oder ausgezogen ist. Die WEG rechnet über das Kalenderjahr ab. Ihr Mieter trägt aber nur die Kosten seiner Mietzeit. Wie das geht, zeigt der Beitrag Unterjähriger Mietbeginn: Nebenkosten zeitanteilig berechnen.
Der Wirtschaftsplan hilft allenfalls dabei, die Kostenarten zu erkennen. Beträge setzen Sie erst an, wenn Sie sie belegen können. Wenn die Zeit knapp wird, können Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre Eigentumswohnung erstellen lassen.