Unterjähriger Mietbeginn: Nebenkosten zeitanteilig berechnen

Zieht ein Mieter mitten im Jahr ein, zahlt er nur die Nebenkosten, die auf seine Mietzeit entfallen. Das klingt selbstverständlich, wirft in der Praxis aber drei Fragen auf: Was passiert mit dem Abrechnungszeitraum des Objekts, wie werden die einzelnen Kostenarten aufgeteilt und mit wie vielen Tagen wird gerechnet? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Nebenkostenabrechnung bei unterjährigem Mietbeginn tagesgenau und rechtssicher erstellen, mit nachrechenbarem Beispiel.

Der Abrechnungszeitraum des Objekts bleibt bestehen

Ein neuer Mietvertrag ändert nichts am Abrechnungszeitraum. Wenn Sie Ihr Objekt bisher über das Kalenderjahr abgerechnet haben, bleibt es dabei, auch wenn der neue Mieter am 15. September einzieht. Der Mieter erhält dann für das erste Jahr eine verkürzte Abrechnung über seinen Nutzungszeitraum, im Beispiel vom 15.09. bis zum 31.12. Ab dem Folgejahr läuft seine Abrechnung ganz normal über die vollen 12 Monate.

Ein verkürzter erster Abrechnungszeitraum ist zulässig. Unzulässig ist nur das Gegenteil: Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate umfassen, weil über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen ist (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).

Nie 15 Monate in einer Abrechnung zusammenfassen

Der häufigste Fehler bei unterjährigem Mietbeginn: Der Vermieter will sich die kurze erste Abrechnung sparen und rechnet die Monate bis zum Jahresende einfach mit dem Folgejahr zusammen ab. Bei Mietbeginn am 01.10.2025 entstünde so eine Abrechnung vom 01.10.2025 bis zum 31.12.2026, also über 15 Monate. Eine solche Abrechnung ist nicht ordnungsgemäß, und sie ist riskant: Läuft währenddessen die Abrechnungsfrist für den kurzen ersten Zeitraum ab, ist eine Nachforderung daraus in aller Regel verloren.

Korrekt sind zwei Wege:

• Rumpfabrechnung: Sie rechnen zunächst über den verkürzten Zeitraum ab, im Beispiel vom 01.10.2025 bis zum 31.12.2025, und danach jeweils über das Kalenderjahr. Das ist der Standardweg und bei Mehrfamilienhäusern die einzige praktikable Lösung, weil dort der Abrechnungszeitraum für alle Parteien einheitlich ist.
• Abweichender Abrechnungszeitraum: Sie vereinbaren im Mietvertrag einen Zeitraum, der am Mietbeginn ausgerichtet ist, etwa vom 01.10. bis zum 30.09. des Folgejahres. Das kommt vor allem beim Einfamilienhaus in Betracht, in dem es nur diesen einen Mieter gibt. Bedenken Sie aber, dass viele Belege wie der Grundsteuerbescheid auf das Kalenderjahr lauten und dann auf zwei Abrechnungen aufgeteilt werden müssen.

Wann die erste Abrechnung spätestens beim Mieter sein muss, hängt vom Ende des Abrechnungszeitraums ab: Die Frist beträgt 12 Monate danach (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für die Rumpfabrechnung bis zum 31.12.2025 endet sie also am 31.12.2026. Den Stichtag für Ihren Zeitraum zeigt Ihnen unser Fristenrechner nach § 556 BGB.

Drei Kostenarten, drei Methoden der Aufteilung

Nicht alle Nebenkosten werden gleich aufgeteilt. Entscheidend ist, ob eine Position zeitabhängig anfällt, verbrauchsabhängig gemessen wird oder zur Heizkostenabrechnung gehört:

Im Mehrfamilienhaus kommt vor der zeitlichen Abgrenzung noch ein Schritt: Die Kosten des Hauses werden zuerst nach dem vereinbarten Umlageschlüssel auf die einzelne Wohnung verteilt, erst danach wird der Wohnungsanteil zeitanteilig auf den Nutzungszeitraum des Mieters heruntergerechnet. Wer die Reihenfolge vertauscht oder einen Schritt auslässt, produziert Ergebnisse, die einer Prüfung nicht standhalten.

Tagesgenau rechnen: die Formel

Für zeitabhängige Kosten gilt eine einfache Formel:

Anteil = Jahresbetrag × Nutzungstage ÷ Tage des Abrechnungszeitraums

Zwei Details entscheiden über die Genauigkeit:

• 365 oder 366 Tage: Der Teiler ist die tatsächliche Zahl der Tage des Abrechnungszeitraums. Ein Schaltjahr wie 2024 hat 366 Tage, normale Jahre wie 2025 haben 365. Wer pauschal mit 360 oder immer mit 365 rechnet, rechnet falsch.
• Tage zählen, nicht schätzen: Zählen Sie die Nutzungstage kalendergenau ab dem vertraglichen Mietbeginn, den ersten Tag eingeschlossen. Eine monatsweise Rechnung (etwa 3,5 von 12 Monaten) ist nur dann exakt, wenn das Mietverhältnis am Monatsersten beginnt; bei einem Beginn mitten im Monat führt sie zu Abweichungen, die Mieter zu Recht beanstanden können.

Verbrauchskosten: Zählerstände beim Einzug sichern

Für Wasser und andere gemessene Positionen ersetzt der Zählerstand die Zeitanteile. Halten Sie deshalb bei der Wohnungsübergabe alle Zählerstände schriftlich im Übergabeprotokoll fest, mit Datum, Zählernummer und idealerweise Foto. Dieses Protokoll ist später der Beleg dafür, dass der neue Mieter nur seinen eigenen Verbrauch zahlt. Fehlt der Einzugsstand, bleibt oft nur eine Schätzung, die Sie nachvollziehbar begründen müssen und die Angriffsfläche bietet.

Bei zentraler Heizung und Warmwasserbereitung übernimmt der Messdienstleister die Abgrenzung: Er verwertet die Ablesung zum Nutzerwechsel und verteilt die übrigen Kosten des Wärmeverbrauchs nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b HeizkostenV). Die Gradtagszahlen bilden ab, dass Heizkosten überwiegend im Winter anfallen: Wer im September einzieht, trägt einen größeren Anteil der Jahresheizkosten, als es seine bloße Wohndauer vermuten ließe. Melden Sie dem Messdienst den Einzug deshalb frühzeitig, damit die Ablesung zeitnah erfolgt.

Abgrenzung zum Mieterwechsel im selben Abrechnungsjahr

Dieser Beitrag betrachtet die Perspektive der Neuvermietung: Ein Mieter zieht ein, und Sie erstellen seine erste, verkürzte Abrechnung. Ziehen im selben Abrechnungsjahr ein Vormieter aus und ein Nachmieter ein, kommt die Aufteilung derselben Jahreskosten auf zwei Parteien hinzu, mit Zwischenablesung und der Frage, wer welchen Anteil trägt. Wie das funktioniert, erklärt unser Beitrag zum Mieterwechsel im Abrechnungsjahr. Stand die Wohnung vor dem Einzug leer, gilt zusätzlich: Der auf die Leerstandszeit entfallende Kostenanteil bleibt beim Vermieter und darf weder dem neuen Mieter noch den übrigen Parteien angelastet werden.

Typische Fehler bei unterjährigem Mietbeginn

1. 15 Monate zusammengefasst: Die Monate bis zum Jahresende gehören in eine eigene Rumpfabrechnung, nicht in die Abrechnung des Folgejahres.
2. Volle Jahreskosten angesetzt: Der neue Mieter zahlt nur den Anteil seiner Nutzungstage, nicht die komplette Grundsteuer oder Versicherungsprämie des Jahres.
3. Monatsweise statt tagesgenau gerechnet: Bei Mietbeginn am 15. eines Monats führt die Monatsrechnung zu falschen Ergebnissen.
4. Zählerstände nicht dokumentiert: Ohne Einzugsstände lassen sich Verbrauchskosten nur schätzen, was Widersprüche provoziert.
5. Frist der Rumpfabrechnung übersehen: Auch für den kurzen ersten Zeitraum läuft die 12-Monats-Frist ab seinem Ende, nicht erst ab dem Ende des ersten vollen Abrechnungsjahres.

Wenn Sie die erste Abrechnung für Ihren neuen Mieter nicht selbst erstellen möchten: Sie können die Nebenkostenabrechnung komplett erstellen lassen, tagesgenau abgegrenzt, formell korrekt und zum Festpreis. Auf Wunsch integrieren wir die Heizkostenabrechnung Ihres Messdienstleisters einschließlich der CO2-Kostenaufteilung in die Gesamtabrechnung.