Die Frist knüpft nicht an die Abrechnung der Eigentümer
Nach dem Gesetz ist die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Dass die Eigentümergemeinschaft zuvor abgerechnet oder beschlossen haben muss, steht dort nicht. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat eine solche Voraussetzung auch nicht hineingelesen. Ein Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung ist keine ungeschriebene Voraussetzung für die Nebenkostenabrechnung (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15).
Der BGH begründet das mit Wortlaut, Systematik und Zweck des § 556 Abs. 3 BGB. Der Beschluss der Eigentümer ist ein interner Vorgang und bindet den Mieter nicht. Die Frist soll dem Mieter zeitnah Klarheit über Guthaben oder Nachforderung verschaffen. Auf die Beschlussfassung hat er keinen Einfluss. Er soll nicht schlechter stehen als der Mieter einer anderen Wohnung. Das Urteil ist zum damaligen Wohnungseigentumsrecht ergangen, die Begründung stützt sich aber auf § 556 Abs. 3 BGB.
Wann eine Verspätung entschuldigt sein kann
Nach Fristablauf können Sie eine Nachforderung nur noch geltend machen, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Sie müssen belegen, dass Sie kein eigenes Verschulden trifft. Dazu gehört, konkret darzulegen, welche Bemühungen Sie unternommen haben, um eine rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen.
Das Verschulden des WEG-Verwalters wird Ihnen zwar nicht zugerechnet, weil er nicht Ihr Erfüllungsgehilfe ist, also kein Helfer, für dessen Fehler Sie einstehen müssen. Ihr eigenes Verschulden zählt aber. Im entschiedenen Fall genügte der Hinweis auf die Hausverwaltung nicht. Es fehlte jeder Vortrag dazu, was der Vermieter selbst veranlasst hatte, als sich die Verspätung abzeichnete. Der Gesetzgeber hatte bei nicht zu vertretenden Verspätungen zwei Fälle im Blick. Das sind Versorger, die ihre Abrechnungen erst lange nach Ablauf des Zeitraums erstellen, und Steuern oder Abgaben, die erst spät festgesetzt werden (so die Gesetzesbegründung, wiedergegeben im Urteil).
Nachforderung weg, Guthaben bleibt
Wer die Frist ohne Entschuldigung versäumt, verliert die Nachforderung. Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt, denn § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB schließt nur die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter aus. Sie müssen es also auch nach Fristablauf auszahlen. Zu Teilabrechnungen sind Sie nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Die vollständige Abrechnung muss aber rechtzeitig zugehen, auch wenn einzelne Zahlen erst spät vorliegen.
Das sollten Sie jetzt tun
Notieren Sie den Stichtag. Der Fristenrechner berechnet ihn für Ihren Abrechnungszeitraum. Fordern Sie die Jahresabrechnung und die Belege früh und schriftlich an und bewahren Sie die Korrespondenz auf, denn im Streit müssen Sie Ihre Bemühungen belegen. Rechnen Sie spätestens im Herbst mit den Unterlagen ab, die Sie haben. Planen Sie für die Zustellung Puffer ein, denn entscheidend ist der Zugang beim Mieter. Ausführlich zur Frist: Frist für die Nebenkostenabrechnung. Wenn die Zeit knapp wird, können Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre Eigentumswohnung erstellen lassen.