Belegeinsicht: Rechte des Mieters, Pflichten des Vermieters

„Ich möchte bitte die Belege einsehen“: Dieser Satz erreicht viele Vermieter kurz nach dem Versand der Nebenkostenabrechnung. Das Einsichtsrecht des Mieters ist fest etabliert, und wer es kennt, kann gelassen reagieren. Eine gut vorbereitete Belegeinsicht klärt Zweifel oft in einer halben Stunde und verhindert manchen förmlichen Widerspruch. Dieser Beitrag erklärt, worauf der Anspruch beruht, welche Unterlagen Sie zeigen müssen, wo die Einsicht stattfindet, wann ausnahmsweise Kopien geschuldet sind und wie Sie den Termin souverän gestalten.

Woraus sich das Einsichtsrecht ergibt

Die Nebenkostenabrechnung ist rechtlich eine Rechenschaftslegung über fremdes Geld: Der Vermieter verwaltet die Vorauszahlungen des Mieters und muss darüber abrechnen. Aus § 259 Abs. 1 BGB folgt, dass zur Rechenschaft nicht nur eine geordnete Zusammenstellung der Ausgaben gehört, sondern auch die Vorlage der Belege. Die Abrechnung selbst enthält nur Summen je Kostenart; ob hinter „Gartenpflege 1.740 €“ tatsächlich Rechnungen in dieser Höhe stehen, kann der Mieter nur durch Einsicht in die Unterlagen prüfen. Das Einsichtsrecht ist deshalb das notwendige Gegenstück zur knappen Form der Abrechnung.

Wichtig für die Einordnung: Das Einsichtsverlangen ist kein Angriff und macht die Abrechnung nicht unwirksam. Es ändert auch nichts an den formellen Anforderungen, die eine Abrechnung ohnehin erfüllen muss. Welche das sind, lesen Sie im Beitrag über die Pflichtangaben der Nebenkostenabrechnung.

Welche Unterlagen der Mieter sehen darf

Von der Einsicht umfasst ist im Grundsatz alles, was den abgerechneten Kosten zugrunde liegt. Die Rechtsprechung hat den Umfang in den letzten Jahren Schritt für Schritt konkretisiert:

Personenbezogene Daten Dritter, die mit der Abrechnung nichts zu tun haben, etwa fremde Buchungen auf einem Sammelkontoauszug, dürfen Sie vor der Einsicht schwärzen. Die abrechnungsrelevanten Angaben müssen lesbar bleiben.

Auch Zahlungsbelege: die BGH-Entscheidung von 2020

Lange war umstritten, ob der Mieter nur die Rechnungen oder auch die Zahlungsnachweise sehen darf. Der Bundesgerichtshof hat das geklärt: Das Einsichtsrecht erstreckt sich auch auf die Zahlungsbelege zu einer Betriebskostenabrechnung, und der Mieter muss dafür kein besonderes Interesse darlegen (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19). Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nach dem Leistungsprinzip abrechnen, also die für den Zeitraum geschuldeten Beträge ansetzen, oder nach dem Abflussprinzip, also die tatsächlich geflossenen Zahlungen. Der Mieter darf in beiden Fällen prüfen, ob die abgerechneten Kosten wirklich beglichen wurden.

Für Vermieter bedeutet das praktisch: Legen Sie zu jeder Rechnung den Zahlungsnachweis ab. Wer Rechnung und Überweisungsbeleg zusammen abheftet, ist auf jedes Einsichtsverlangen vorbereitet.

Ort der Einsicht: grundsätzlich beim Vermieter

Die Belegeinsicht findet nach der Rechtsprechung grundsätzlich dort statt, wo die Unterlagen sind: in den Räumen des Vermieters oder der beauftragten Hausverwaltung (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Der Mieter kommt also zu Ihnen, nicht umgekehrt. Sie müssen die Originale weder aus der Hand geben noch mit der Post verschicken. Beim Termin darf sich der Mieter Notizen machen; das Anfertigen eigener Abschriften oder Fotos auf seine Kosten wird in der Praxis meist ohne Streit zugelassen und ist ein einfaches Zeichen von Transparenz.

Kopien: die Ausnahme, nicht die Regel

Einen generellen Anspruch auf Fotokopien der Belege hat der Mieter frei finanzierten Wohnraums nicht. Nur ausnahmsweise kommt nach Treu und Glauben ein Anspruch auf Übersendung von Kopien in Betracht, wenn dem Mieter die Einsicht in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Typische Beispiele sind eine große Entfernung zwischen Wohnort des Mieters und Sitz des Vermieters oder eine Erkrankung, die den Termin unmöglich macht.

Anders liegt es bei preisgebundenem Wohnraum: Dort kann der Mieter anstelle der Einsicht Ablichtungen der Berechnungsunterlagen gegen Erstattung der Auslagen verlangen (§ 29 Abs. 2 NMV 1970). Für die große Mehrheit der privaten Vermieter mit frei finanzierten Wohnungen gilt aber die Grundregel: Einsicht vor Ort genügt.

Unabhängig von der Rechtslage hat sich in der Praxis bewährt, gut lesbare digitale Kopien als Kulanz anzubieten, etwa als PDF per E-Mail. Das erspart beiden Seiten einen Termin und nimmt dem Vorgang die Schärfe. Eine Pflicht dazu besteht nicht, und bei umfangreichen Ordnern bleibt der Termin vor Ort der sinnvollere Weg.

Verweigerte Einsicht: Der Mieter darf die Nachzahlung zurückhalten

Die Belegeinsicht zu verweigern oder auszusitzen kommt Vermieter regelmäßig teuer zu stehen. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist der Mieter nicht verpflichtet, eine Nachforderung auszugleichen, solange der Vermieter einem berechtigten Einsichtsverlangen nicht nachgekommen ist (BGH, Urteile vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17, und vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19). Im Prozess um die Nachzahlung trägt zudem der Vermieter die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die Kosten korrekt erfasst und verteilt wurden. Ohne geordnete Belege steht er dann doppelt schlecht da.

Umgekehrt gilt: Sobald die Einsicht ordnungsgemäß angeboten und ermöglicht wurde, entfällt der Grund für die Zurückbehaltung. Wie Vermieter typischerweise reagieren, wenn aus der Einsicht konkrete Einwendungen werden, beschreibt der Beitrag Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung. Ob ein Zurückbehaltungsrecht im konkreten Einzelfall besteht und in welcher Höhe, ist eine Rechtsfrage; bei ernsthaftem Streit gehört sie in anwaltliche Beratung.

So bereiten Sie den Termin als Vermieter vor

• Zeitnah reagieren. Bieten Sie nach dem Einsichtsverlangen zügig zwei oder drei Terminvorschläge an. Jede Verzögerung verlängert nur die Zeit, in der die Nachzahlung offen bleibt.
• Belege wie die Abrechnung gliedern. Ordnen Sie die Unterlagen nach den Kostenarten der Abrechnung, jeweils Rechnung plus Zahlungsnachweis. Der Mieter soll jede Summe der Abrechnung ohne Suchen im Ordner wiederfinden.
• Umlageschlüssel belegen. Legen Sie die Wohnflächenberechnung oder die sonstige Grundlage des Schlüssels dazu. Gerade hier entstehen viele Rückfragen.
• Notizen und Fotos zulassen. Wer dem Mieter das Abfotografieren einzelner Belege gestattet, signalisiert, dass es nichts zu verbergen gibt.
• Sachlich bleiben und dokumentieren. Halten Sie kurz fest, wann die Einsicht stattfand und welche Unterlagen vorlagen. Das hilft, falls später doch gestritten wird.

Die Vorbereitung beginnt allerdings idealerweise schon vor dem Einsichtsverlangen: mit einer Abrechnung, deren Positionen sauber bezeichnet und nachvollziehbar hergeleitet sind. Wie so eine Gliederung aussieht, zeigt unsere Muster-Nebenkostenabrechnung. Wer die Abrechnung nicht selbst erstellen möchte, kann sie als formell korrekte Nebenkostenabrechnung zum Festpreis erstellen lassen; zu einer so aufgebauten Abrechnung passt jeder Beleg, und die Belegeinsicht wird vom Konfliktherd zur Formsache.