Wartungskosten umlegen: Heizung, Aufzug, Rauchmelder

Ob Heizungswartung, Aufzugsvertrag oder Rauchmelder: Bei kaum einer Kostenart passieren in der Nebenkostenabrechnung so viele Fehler wie bei den Wartungskosten. Die Grundregel ist einfach: Wartung ist umlagefähig, Reparatur nicht. Schwierig wird es dort, wo beides in einer Rechnung oder in einem Pauschalvertrag steckt. Dieser Beitrag zeigt, wo die Grenze verläuft, was die Rechtsprechung zu Vollwartungsverträgen und Rauchmeldern sagt und wie Sie gemischte Rechnungen korrekt aufteilen.

Die Grundregel: Wartung ja, Reparatur nein

Betriebskosten sind nur Kosten, die dem Eigentümer laufend durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Wartungskosten erfüllen diese Voraussetzung: Sie fallen regelmäßig an und dienen vorbeugend dazu, eine funktionierende Anlage betriebsbereit und sicher zu halten. Welche Positionen grundsätzlich in die Abrechnung dürfen, zeigt unsere Übersicht der umlagefähigen Nebenkosten.

Das Gegenstück sind Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Kosten, die aufgewendet werden müssen, um durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstandene Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen. Sie sind ausdrücklich keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV) und gehören zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten. Praktisch heißt das: Die jährliche Inspektion der Heizung ist umlagefähig, der Austausch der defekten Umwälzpumpe nicht, auch wenn beides auf derselben Rechnung steht.

Heizungswartung umlegen: § 2 Nr. 4 BetrKV

Bei der zentralen Heizungsanlage zählen zu den Kosten des Betriebs unter anderem die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums (§ 2 Nr. 4 BetrKV). Die klassische Jahreswartung der Gastherme oder des Ölkessels, inklusive Reinigung des Brenners und Abgasmessung, ist damit umlagefähig.

Zwei Besonderheiten sollten Sie kennen:

• Die Heizungswartung läuft über die Heizkosten. Wartungskosten der Zentralheizung gehören zu den Kosten des Betriebs nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV. Sie werden deshalb nicht wie die kalten Betriebskosten nach einem festen Umlageschlüssel verteilt, sondern fließen in die Heizkostenabrechnung ein, die zum Teil nach Verbrauch abgerechnet wird. Erstellt ein Messdienstleister Ihre Heizkostenabrechnung, melden Sie ihm die Wartungskosten als Teil der Heizungsbetriebskosten.
• Reparaturanteile herausrechnen. Viele Wartungsverträge und Wartungsrechnungen enthalten neben der reinen Inspektion auch den Austausch defekter Teile. Dieser Anteil ist Instandsetzung und bleibt beim Vermieter. Kleinmaterial, das planmäßig bei jeder Wartung erneuert wird, etwa Dichtungen nach Wartungsplan des Herstellers, wird dagegen üblicherweise der Wartung zugerechnet.

Aufzug: Wartung, TÜV-Prüfung und Vollwartungsvertrag

Beim Personen- oder Lastenaufzug sind die Kosten der Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie der Reinigung der Anlage umlagefähig (§ 2 Nr. 7 BetrKV). Auch die wiederkehrende Sicherheitsprüfung durch eine zugelassene Überwachungsstelle, im Sprachgebrauch die „TÜV-Prüfung“, ist eine Prüfung der Betriebssicherheit und damit umlagefähig.

Der Streitpunkt in der Praxis ist der Vollwartungsvertrag: Viele Aufzugsfirmen bieten Pauschalverträge an, die neben der Wartung auch Reparaturen und den Austausch von Verschleiß- und Ersatzteilen abdecken. Diese Pauschale darf nicht vollständig umgelegt werden, denn der Reparaturanteil ist Instandsetzung. Der Vermieter muss ihn herausrechnen. Die Instanzrechtsprechung hat dafür, wenn der Vertrag den Wartungsanteil nicht ausweist, pauschale Abzüge in einer Größenordnung von etwa 20 bis 50 Prozent akzeptiert, abhängig davon, wie viele Instandsetzungsleistungen die Pauschale abdeckt. Verlässlicher als jede Schätzung ist eine Aufschlüsselung durch das Aufzugsunternehmen: Viele Anbieter weisen den Wartungsanteil auf Nachfrage gesondert aus.

Rauchmelder: Wartung ja, Miete nein

Rauchwarnmelder sind in allen Bundesländern für Wohnungen vorgeschrieben. Für die Nebenkostenabrechnung gilt eine klare Zweiteilung:

• Miete oder Leasing der Geräte: nicht umlagefähig. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die Kosten für die Anmietung von Rauchwarnmeldern keine sonstigen Betriebskosten sind, sondern verdeckte Anschaffungskosten (Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20). Denn statt zu mieten könnte der Vermieter die Geräte kaufen, und Anschaffungskosten trägt er selbst.
• Wartung und Funktionsprüfung: umlagefähig bei Vereinbarung. Die Kosten der regelmäßigen Prüfung und Wartung der Melder können als sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV) umgelegt werden. Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag diese Kostenart ausdrücklich nennt. Ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten“ genügt nicht.

Weitere Wartungs- und Prüfkosten als sonstige Betriebskosten

Für viele weitere Wartungs- und Prüfleistungen gibt es keine eigene Nummer im Betriebskostenkatalog. Sie können als sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV umgelegt werden, aber nur, wenn sie regelmäßig anfallen und im Mietvertrag konkret benannt sind:

• Dachrinnenreinigung: umlagefähig, wenn sie wegen der örtlichen Verhältnisse, etwa hohem Baumbestand, regelmäßig erforderlich ist und die Umlage vereinbart wurde (BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03). Die einmalige Beseitigung einer Verstopfung ist dagegen Instandsetzung.
• Prüfung der Elektroanlage: Die regelmäßige Überprüfung der Funktionsfähigkeit der elektrischen Anlagen dient nicht der Mangelbeseitigung und ist deshalb als sonstige Betriebskosten grundsätzlich umlegbar (BGH, Urteil vom 14.02.2007, VIII ZR 123/06).
• Dichtheitsprüfung der Gasleitung: eine wiederkehrende Sicherheitsprüfung, die nach denselben Grundsätzen umlagefähig ist. Dass sie nur alle paar Jahre ansteht, schadet nicht: Auch Kosten in mehrjährigem Turnus gelten nach der Rechtsprechung des BGH als laufend entstehende Betriebskosten, die im Jahr ihrer Entstehung angesetzt werden dürfen (Urteil vom 11.11.2009, VIII ZR 221/08, zur Öltankreinigung).
• Feuerlöscher: Die regelmäßige Wartung und Prüfung ist als sonstige Betriebskosten umlagefähig, die Anschaffung und der Austausch der Geräte nicht.

Übersicht: Welche Wartungskosten sind umlagefähig?

So setzen Sie Wartungskosten sauber in der Abrechnung an

1. Rechnungen Position für Position prüfen. Steht neben „Wartung“ auch „Austausch“, „Reparatur“ oder „Ersatzteil“ auf der Rechnung, trennen Sie die Beträge. Nur der Wartungsanteil geht in die Abrechnung.
2. Pauschalverträge aufschlüsseln lassen. Bitten Sie bei Vollwartungsverträgen den Anbieter um eine Aufteilung in Wartung und Instandsetzung. Ohne Aufschlüsselung müssen Sie den Reparaturanteil schätzen und nachvollziehbar kürzen.
3. Mietvertrag prüfen. Für sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV muss die einzelne Kostenart im Mietvertrag stehen. Fehlt sie, dürfen Sie die Position beim laufenden Mietverhältnis nicht einfach nachschieben.
4. Im Zweifel gegenprüfen. Mit unserem kostenlosen Umlagefähigkeits-Check können Sie einzelne Kostenarten schnell einordnen.

Gerade bei gemischten Rechnungen und Pauschalverträgen entscheidet die saubere Trennung darüber, ob Ihre Abrechnung einer Prüfung durch den Mieter standhält. Wenn Sie sich diese Detailarbeit sparen möchten, übernehmen wir das: Beim Abrechnungsservice von nkabrechnung.de prüfen wir jede Wartungsrechnung auf nicht umlagefähige Anteile und erstellen daraus eine formell korrekte, durchsetzbare Nebenkostenabrechnung.