Zählerstand fehlt oder nicht abgelesen: So dürfen Sie schätzen

Der Ablesetermin platzt, der Zähler ist defekt oder der Mieter zieht aus, ohne dass jemand den Stand notiert hat: Fehlt ein Zählerstand, dürfen Vermieter den Verbrauch schätzen, aber nicht nach Gefühl. Für Heizung und Warmwasser gibt § 9a HeizkostenV die Voraussetzungen, die zulässigen Methoden und eine harte Obergrenze vor. Für Kaltwasser und andere kalte Kosten gilt: Die Schätzung muss plausibel, dokumentiert und in der Abrechnung als solche erkennbar sein. Dieser Beitrag zeigt, wann Sie schätzen dürfen, wie Sie es richtig machen und wie Sie fehlende Zählerstände künftig vermeiden.

Grundsatz: Ablesen geht vor Schätzen

Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB). Für Heiz- und Warmwasserkosten schreibt die Heizkostenverordnung die verbrauchsabhängige Abrechnung, von wenigen Ausnahmefällen abgesehen, sogar zwingend vor. Die Schätzung ist deshalb immer die Ausnahme: Sie ersetzt die Ablesung nur dann, wenn eine ordnungsgemäße Erfassung aus nachvollziehbaren Gründen nicht möglich war. Wer ohne solchen Grund schätzt, weil das Ablesen schlicht unbequem war, riskiert Kürzungen und Streit.

Heizung und Warmwasser: die Regeln des § 9a HeizkostenV

Kann der anteilige Wärme- oder Warmwasserverbrauch „wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen“ nicht ordnungsgemäß erfasst werden, muss der Gebäudeeigentümer ihn nach § 9a Abs. 1 HeizkostenV ersatzweise ermitteln. Typische Fälle aus der Praxis sind ein defekter Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler, ein Ablese- oder Übertragungsfehler des Messdienstes, Datenverlust bei Funkzählern oder eine Wohnung, zu der trotz angekündigter Termine kein Zutritt möglich war.

Die Verordnung lässt drei Ermittlungsmethoden zu:

In der Praxis führt die Schätzung meist der Messdienstleister durch, der ohnehin die Heizkostenabrechnung erstellt. Melden Sie ihm den Geräteausfall oder die verhinderte Ablesung, damit er den Ersatzwert nach § 9a ansetzt und im Einzelnachweis ausweist. Warum die Heizkostenabrechnung grundsätzlich vom Messdienst kommt und wie sie in die Gesamtabrechnung gehört, erklärt unser Beitrag Heizkostenabrechnung und Messdienstleister.

Die 25-Prozent-Grenze: Wann gar nicht mehr geschätzt werden darf

§ 9a Abs. 2 HeizkostenV zieht eine klare Grenze: Überschreitet die von der Schätzung betroffene Wohn- oder Nutzfläche 25 vom Hundert der für die Kostenverteilung maßgeblichen gesamten Wohn- oder Nutzfläche, ist die Schätzung nicht mehr zulässig. Die Kosten sind dann für alle Nutzer ausschließlich nach den festen Maßstäben zu verteilen, die auch für die verbrauchsunabhängigen Kostenanteile gelten, in der Regel also nach Wohnfläche. Fällt etwa in einem Haus mit vier gleich großen Wohnungen die Erfassung in zwei Wohnungen aus, sind 50 Prozent der Fläche betroffen: Eine Schätzung scheidet aus, das gesamte Haus wird nach Fläche abgerechnet.

Wichtig für die Einordnung: Eine ordnungsgemäße Schätzung nach § 9a ersetzt die Ablesung und gilt als verbrauchsabhängige Abrechnung. Wer dagegen ohne die Voraussetzungen des § 9a pauschal abrechnet oder eine unzulässige Methode wählt, rechnet nicht verbrauchsabhängig ab. Dann kann der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Kaltwasser und andere kalte Kosten: plausibel und dokumentiert

Für Kaltwasser und sonstige kalte Betriebskosten gibt es keine eigene Schätzvorschrift. In der Praxis orientieren sich Vermieter deshalb an den Methoden des § 9a HeizkostenV: Vorjahreswert derselben Wohnung, vergleichbare Wohnungen im selben Zeitraum oder der Gebäudedurchschnitt. Die Rechtsprechung der Instanzgerichte ist dabei allerdings nicht einheitlich: Viele Gerichte akzeptieren eine plausible, gut dokumentierte Schätzung, einzelne verlangen stattdessen den Wechsel auf den vertraglich vereinbarten Ersatzmaßstab, meist die Wohnfläche. Umso wichtiger ist, dass die Schätzung nachvollziehbar begründet ist und der gewählte Ansatz zur konkreten Wohnung passt. Kriterien sind vor allem der dokumentierte frühere Verbrauch, die Personenzahl im Haushalt und Besonderheiten wie Garten oder längere Abwesenheit.

Ein verwandter Fall ist der Zähler mit abgelaufener Eichfrist: Dessen Werte sind nicht automatisch unbrauchbar. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs darf der Vermieter die Ablesewerte eines nicht geeichten Wasserzählers verwenden, muss dann aber im Streitfall nachweisen, dass die angezeigten Werte zutreffen (BGH, Urteil vom 17.11.2010, VIII ZR 112/10). Die Vermutung der Richtigkeit, die für geeichte Zähler gilt, entfällt.

In der Abrechnung selbst gehört jeder Schätzwert offen ausgewiesen: Kennzeichnen Sie den Verbrauch als „geschätzt“ und nennen Sie die Grundlage, etwa „Ansatz Vorjahresverbrauch, Zähler defekt“. Das schafft Vertrauen, erspart Rückfragen und hält die Abrechnung nachvollziehbar. Verlangt der Mieter später Einsicht in die Unterlagen, sollten Ablesekarten, Vorjahresabrechnung und der Schriftverkehr zum Zählerdefekt griffbereit sein; was dabei gilt, beschreibt unser Beitrag zur Belegeinsicht. Kommt es über eine Schätzung im Einzelfall zum Streit, ist anwaltliche Beratung der richtige Weg, um die Erfolgsaussichten zu klären.

Mieterwechsel ohne Zwischenablesung

Zieht ein Mieter mitten im Abrechnungszeitraum aus, sollte eigentlich eine Zwischenablesung die Verbräuche von Vor- und Nachmieter trennen. Unterbleibt sie, regelt § 9b HeizkostenV die Aufteilung: Die Heizkosten werden nach anerkannten Regeln der Technik aufgeteilt, in der Praxis meist nach Gradtagszahlen, die den typischen Heizverlauf über das Jahr abbilden. So trägt der Wintermieter mehr Heizkosten als der Sommermieter, auch ohne abgelesenen Zwischenstand. Warmwasserkosten werden dagegen zeitanteilig nach Tagen verteilt. Die kalten Betriebskosten fallen nicht unter die Heizkostenverordnung; für sie hat sich derselbe zeitanteilige Maßstab durchgesetzt. Wie die zeitanteilige Abrechnung insgesamt funktioniert und welche Fehler dabei teuer werden, zeigt unser Beitrag zum Mieterwechsel im Abrechnungsjahr.

Prävention: So fehlen Ihnen künftig keine Zählerstände

• Ablesetermine früh planen. Kündigen Sie den Termin rechtzeitig schriftlich an und bieten Sie einen Ersatztermin an. So dokumentieren Sie zugleich, dass Sie die Erfassung ernsthaft versucht haben, falls doch geschätzt werden muss.
• Selbstablesung mit Foto. Bitten Sie Mieter, den Zählerstand zum Stichtag selbst abzulesen und ein Foto mit erkennbarer Zählernummer zu schicken. Das ist für beide Seiten bequem und beweissicher.
• Zwischenablesung beim Auszug fest einplanen. Nehmen Sie die Zählerstände in das Übergabeprotokoll auf, mit Datum und Unterschrift beider Parteien.
• Zähler und Eichfristen im Blick behalten. Ein stillstehender oder überalterter Zähler fällt oft erst beim Ablesen auf. Ein kurzer Kontrollblick bei jeder Begehung und der rechtzeitige Austausch ersparen die Schätzdiskussion.
• Funkablesbare Geräte nutzen. Moderne Messtechnik überträgt Stände ohne Wohnungszutritt und reduziert Ausfälle durch verpasste Termine deutlich.

Und wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist: Eine Abrechnung mit sauber begründeten Schätzwerten ist allemal besser als gar keine oder eine angreifbare Abrechnung. Wenn Sie die Verteilung, die Kennzeichnung der Schätzwerte und die Integration der Heizkostenabrechnung nicht selbst aufsetzen möchten, können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung von uns erstellen lassen: formell korrekt, nachvollziehbar dokumentiert und zum Festpreis.