Formell oder inhaltlich: der Unterschied
Eine Nebenkostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß und damit wirksam, wenn sie den Anforderungen des § 259 BGB entspricht, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten nennt der Bundesgerichtshof dafür vier Mindestangaben (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15):
- die Zusammenstellung der Gesamtkosten,
- die Angabe und, soweit erforderlich, die Erläuterung der Verteilerschlüssel, also des Maßstabs wie der Wohnfläche, nach dem die Kosten verteilt werden,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Ob die angesetzten Zahlen stimmen, ist dagegen eine Frage der materiellen, also inhaltlichen Richtigkeit. Der BGH betont, dass an die Abrechnung in formeller Hinsicht keine zu hohen Anforderungen zu stellen sind.
Welche Fehler nur inhaltlich sind
Der BGH hat die formellen Anforderungen schrittweise zurückgenommen. Als inhaltliche Fehler gelten nach dem Urteil vom 20. Januar 2016 unter anderem:
- nicht umlagefähige Kostenanteile im angesetzten Gesamtbetrag,
- ein unterlassener Vorwegabzug, also das vorherige Herausrechnen des Kostenanteils gewerblich genutzter Einheiten,
- zu hoch oder zu niedrig angesetzte Vorauszahlungen, auch der Ansatz der Soll- statt der Ist-Vorauszahlungen.
Formell genügt es außerdem, je Kostenart den Gesamtbetrag anzugeben, den Sie auf die Wohnungsmieter der Abrechnungseinheit, in der Regel das Gebäude, umlegen. Einzelbeträge, Zwischenschritte und bei der Heizkostenabrechnung die Zählerstände, aus denen sich der Brennstoffverbrauch ergibt, müssen Sie nicht nennen. Der Mieter kann die Belege einsehen und so die Richtigkeit prüfen.
Folgen für Frist und Nachforderung
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach ist eine Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Die Frist wahrt nur eine Abrechnung, die die Mindestanforderungen erfüllt (BGH, VIII ZR 93/15). Für das Kalenderjahr 2025 endet sie am 31. Dezember 2026.
Bei einem formellen Fehler gilt deshalb: Sie müssen vor Fristende eine vollständige Abrechnung zustellen, sonst ist die Nachforderung verloren. Bei einem inhaltlichen Fehler bleibt die Abrechnung wirksam. Korrigieren Sie zugunsten des Mieters, ist das auch später möglich, denn die Frist schließt nur Ihre Nachforderung aus. Eine Korrektur, die Ihre Nachforderung erhöht, ist nach Fristende in der Regel ausgeschlossen.
Auch Ihr Mieter ist gebunden: Einwendungen muss er bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).
Was Sie bei einem Fehler tun
- Ordnen Sie den Fehler ein: Fehlt eine Mindestangabe oder ist sie unverständlich, ist er formell. Stimmt eine Zahl nicht, ist er inhaltlich.
- Läuft die Frist noch, stellen Sie eine neue, vollständige Abrechnung zu. Sie muss dem Mieter vor Fristende zugehen.
- Sichern Sie den Nachweis des Zugangs, etwa durch Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder Einwurf unter Zeugen.
- Ist die Frist abgelaufen, prüfen Sie, ob Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Nur dann bleibt die Nachforderung möglich.
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