Innerhalb der Frist: Korrektur in jede Richtung
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Bis dahin dürfen Sie sie berichtigen. Nach dem Bundesgerichtshof kann der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist eine Korrektur ohne weiteres vornehmen, auch wenn sie zulasten des Mieters ausfällt (Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09).
Im entschiedenen Fall hatte eine Vermieterin ein Guthaben bereits gutgeschrieben. Danach fiel ihr auf, dass bei den Heizkosten 8.200 Liter Heizöl nicht berücksichtigt waren. Sie schickte eine korrigierte Abrechnung, das Heizkostenguthaben schrumpfte von 152,60 Euro auf 14,52 Euro, und sie buchte die Differenz ab. Der Bundesgerichtshof billigte das.
Ein ausgezahltes Guthaben ist kein Anerkenntnis
Früher galt die vorbehaltlose Auszahlung eines Guthabens vielfach als endgültig. Seit es die Abrechnungs- und Einwendungsfristen in § 556 Abs. 3 BGB gibt, ist sie nach dem Bundesgerichtshof kein Schuldanerkenntnis mehr, das einer späteren Korrektur entgegensteht. Dasselbe gilt für den Mieter: Auch wer eine Nachforderung ohne Vorbehalt bezahlt hat, kann innerhalb seiner Einwendungsfrist noch Einwände erheben.
Wichtig ist der Zeitpunkt. Die korrigierte Abrechnung muss dem Mieter noch innerhalb der Abrechnungsfrist zugehen. Zugang heißt: Sie ist so in seinen Bereich gelangt, dass er sie zur Kenntnis nehmen kann. Planen Sie deshalb Zeit für den Versand ein.
Nach Fristablauf: nur noch zugunsten des Mieters
Ist die Frist abgelaufen, ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das gilt nach dem Bundesgerichtshof nicht nur für neue Forderungen. Es gilt auch für Beträge, die über das Ergebnis einer schon erteilten Abrechnung hinausgehen, selbst wenn dieses Ergebnis ein Guthaben war. Der Mieter ist vor einer Berichtigung zu seinen Lasten damit weitgehend geschützt.
Der Ausschluss trifft nur die Nachforderung des Vermieters. Eine Korrektur zugunsten des Mieters, also mit niedrigerer Nachzahlung oder höherem Guthaben, bleibt möglich. Ein Guthaben müssen Sie auch nach Fristablauf auszahlen. Weitere Einzelheiten zur Frist stehen im Beitrag Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Fehlt eine Pflichtangabe, brauchen Sie eine neue Abrechnung
Bei einem inhaltlichen Fehler, etwa einem Rechenfehler oder einem falsch angesetzten Betrag, berichtigen Sie die Abrechnung. Fehlt dagegen eine Pflichtangabe, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Frist nicht. Dann brauchen Sie eine vollständige neue Abrechnung, die dem Mieter noch innerhalb der Frist zugeht. Welche Angaben dazu gehören, steht im Beitrag zu den Pflichtangaben.
Den letzten Tag für Ihren Abrechnungszeitraum berechnen Sie mit dem Fristenrechner.