Die Regel: Abgerechnet wird jährlich
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Abrechnungszeitraum, also die Zeitspanne, für die Sie abrechnen, dauert deshalb höchstens zwölf Monate. Er muss kein Kalenderjahr sein. Rechnen Sie vom 1. Juni bis zum 31. Mai ab, ist das zulässig.
Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters davon abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB, im Urteil von 2011 noch Absatz 4). Deshalb war umstritten, ob Sie den Zeitraum für eine Umstellung überhaupt verlängern dürfen. Mehr zu den Fristen steht im Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Das Urteil: 19 Monate, einmalig und einvernehmlich
Im entschiedenen Fall lief der Abrechnungszeitraum ursprünglich vom 1. Juni 2007 bis zum 31. Mai 2008. Vermieterseite und Mieter hatten vereinbart, ihn bis zum 31. Dezember 2008 zu verlängern, auf insgesamt 19 Monate. Damit sollte auf das Kalenderjahr umgestellt werden. Der Mieter zahlte die Nachzahlung von 728,15 Euro nicht. Das Landgericht hielt die Verlängerung für unwirksam.
Der Bundesgerichtshof sah das anders. Nach seinem Leitsatz steht das Gesetz einer einmaligen einvernehmlichen Verlängerung der jährlichen Abrechnungsperiode zum Zweck der Umstellung auf eine kalenderjährliche Abrechnung nicht entgegen. Der Mieter musste zahlen.
Warum das Gericht die Verlängerung zugelassen hat
Das Gesetz schützt den Mieter. Das Gericht sah diesen Schutz hier als gewahrt an, weil die Nachteile durch Vorteile ausgeglichen werden. Der Mieter muss zwar einmal einen längeren Zeitraum prüfen. Dafür gilt künftig ein Rhythmus, der die Abrechnung einfacher und leichter nachvollziehbar macht. Ein Guthaben würde nur einmal später ausgezahlt. Eine Nachforderung für den ursprünglichen Zeitraum würde dagegen später fällig.
Nur mit Einverständnis, nur einmal
Das Urteil betrifft eine Vereinbarung beider Seiten. Eine Verlängerung, die Sie allein festlegen, deckt es nicht. Gebilligt hat das Gericht nur die einmalige Verlängerung für die Umstellung. Danach rechnen Sie wieder für zwölf Monate ab, in der Regel für das Kalenderjahr.
Holen Sie deshalb die Zustimmung von jedem Mieter ein. Halten Sie schriftlich fest, warum Sie umstellen, wann der verlängerte Zeitraum beginnt und wann er endet. So können Sie die Vereinbarung im Streitfall nachweisen.
Alternative: ein kürzerer Zeitraum
Sie können den Zeitraum auch verkürzen. Dann rechnen Sie einmal nur bis zum 31. Dezember ab und danach jedes Kalenderjahr. Sie erstellen eine zusätzliche Abrechnung für den kurzen Zeitraum, mit eigener Frist von zwölf Monaten. Das Gericht musste darüber nicht entscheiden. Es weist aber darauf hin, dass eine Verkürzung bei sachlichem Grund in Rechtsprechung und Schrifttum überwiegend nicht als unwirksam gilt. Wie Sie einen Teilzeitraum zeitanteilig rechnen, zeigt der Ratgeber Nebenkosten zeitanteilig berechnen.
So gehen Sie vor
- Legen Sie fest, bis wann Sie den laufenden Zeitraum verlängern. Ziel ist der nächste 31. Dezember.
- Bitten Sie jeden Mieter um sein Einverständnis und nennen Sie Grund, Beginn und Ende.
- Bewahren Sie die Zustimmungen auf.
- Rechnen Sie den verlängerten Zeitraum in einer Abrechnung ab. Die Frist von zwölf Monaten beginnt mit dem Ende dieses Zeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
- Rechnen Sie danach jedes Kalenderjahr ab.
Den letzten Zustelltag für die Abrechnung des verlängerten Zeitraums berechnen Sie mit dem Fristenrechner.