Das brauchen Sie bei jedem Objekt
- Mietvertrag: Er regelt, ob und welche Betriebskosten Sie umlegen dürfen (§ 556 Abs. 1 BGB), nach welchem Schlüssel verteilt wird und wie hoch die Vorauszahlungen sind. Ohne Schlüssel im Vertrag gilt nach § 556a BGB ein gesetzlicher Maßstab, meist die Wohnfläche.
- Rechnungen und Bescheide aller umlagefähigen Kosten des Abrechnungszeitraums, etwa für Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Schornsteinfeger, Hausmeister und Gartenpflege (§ 2 BetrKV).
- Heizkosten: die Abrechnung des Messdienstes oder, ohne Messdienst, die Brennstoffrechnungen. Auf ihnen müssen die Lieferanten die CO2-Angaben ausweisen, die Sie für die Aufteilung brauchen (§ 3 CO2KostAufG).
- Zählerstände für Wasser und Wärme, soweit nach Verbrauch verteilt wird.
- Wohnflächen der vermieteten Einheit und des Hauses.
- Nachweis der Vorauszahlungen: was Ihr Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich gezahlt hat, nicht nur der vereinbarte Betrag.
Einfamilienhaus und Einliegerwohnung
Wird das ganze Haus an eine Mietpartei vermietet, entfällt die Verteilung auf mehrere Wohnungen. Der Mieter trägt die umlagefähigen Kosten des Hauses, soweit der Mietvertrag das vorsieht. Sie brauchen die Bescheide und Rechnungen für das Grundstück: Grundsteuerbescheid, Gebühren für Wasser, Abwasser und Müll, Gebäudeversicherung und Schornsteinfeger. Für die Heizung kommen die Brennstoffrechnungen hinzu, bei Öl zusätzlich die Tankstände zu Beginn und Ende des Zeitraums.
Hat Ihr Mieter eigene Verträge für Gas, Strom oder Wasser, fallen diese Rechnungen bei Ihnen nicht an. Bei einer Einliegerwohnung im eigenen Haus kommt es darauf an, welche Zähler vorhanden sind und wie Sie die Kosten zwischen den Wohnungen verteilen. Halten Sie dafür die Wohnflächen und die Zählerstände bereit.
Eigentumswohnung in einer WEG
Hier kommt die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft dazu, mit der Einzelabrechnung Ihrer Einheit. Sie ist die Grundlage für Ihre Abrechnung, aber kein Ersatz dafür, denn sie enthält auch Kosten, die Ihr Mieter nicht schuldet. Wie die Umrechnung geht, erklärt unser Beitrag Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung.
Außerdem brauchen Sie die Einzelabrechnung des Messdienstes für die Heizkosten, den Grundsteuerbescheid, der meist nicht über das Hausgeld läuft, und den Verteilerschlüssel der Gemeinschaft, oft die Miteigentumsanteile. Er gilt gegenüber dem Mieter, wenn der Mietvertrag keinen Schlüssel nennt und der Schlüssel nicht billigem Ermessen widerspricht (§ 556a Abs. 3 BGB).
Mehrfamilienhaus
Je mehr Wohnungen, desto wichtiger sind saubere Stammdaten. Zusätzlich zu den Unterlagen für jedes Objekt brauchen Sie:
- eine Mieterliste mit Ein- und Auszugsdaten je Einheit,
- die Wohnfläche jeder einzelnen Wohnung, nicht nur die Gesamtfläche,
- die Verträge und Rechnungen für Aufzug, Hausmeister, Reinigung und Gartenpflege,
- Zählerstände je Einheit und zum Tag eines Mieterwechsels,
- Angaben zu Leerstand und zu gewerblich genutzten Einheiten, die für den Vorwegabzug nötig sein können, also das vorherige Herausrechnen des Gewerbeanteils.
Wie ein Mieterwechsel abgerechnet wird, steht im Beitrag zum Mieterwechsel im Abrechnungsjahr.
Unterlagen beschaffen und aufbewahren
Fehlende Unterlagen lassen sich meist nachbeschaffen: den Grundsteuerbescheid bei der Gemeinde, Rechnungen beim Versorger oder Dienstleister, die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft bei der Verwaltung. Planen Sie dafür Zeit ein. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden, für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026 (§ 556 Abs. 3 BGB).
Die Belege müssen Sie der Abrechnung nicht beilegen. Ihr Mieter kann Einsicht verlangen (§ 556 Abs. 4 BGB), deshalb bewahren Sie sie geordnet auf. Die vollständige Liste zum Abhaken finden Sie in unserer Unterlagen-Checkliste.