Ihre Frist wartet nicht auf die Verwaltung
Die Nebenkostenabrechnung für 2025 muss Ihrem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden: Vermieter einer Eigentumswohnung müssen grundsätzlich auch dann innerhalb dieser Jahresfrist abrechnen, wenn der Beschluss der Eigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15).
Verpassen Sie die Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, wenn Sie die Verspätung zu vertreten haben. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen geschuldet (§ 556 Abs. 3 BGB). Wie die Frist berechnet wird und welche Ausnahmen es gibt, steht im Beitrag Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Schritt 1: Die Verwaltung früh und schriftlich auffordern
Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres die Jahresabrechnung aufzustellen (§ 28 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz, WEG). Der BGH verweist auf die ganz überwiegende Auffassung, nach der eine angemessene Frist dafür in der Regel drei bis sechs Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres beträgt. Bitten Sie deshalb schon im Januar um die Jahresabrechnung und um die Einzelabrechnung Ihrer Wohnung. Setzen Sie eine Frist, erinnern Sie schriftlich und heben Sie jede Antwort auf.
Das ist keine Formalität. Kommt es auf die Verspätung an, müssen Sie konkret darlegen, welche Bemühungen Sie unternommen haben, um eine rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15).
Schritt 2: Die Belege selbst einsehen
Kommt von der Verwaltung nichts, holen Sie sich die Grundlagen selbst. Jeder Eigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). In der Praxis wenden Sie sich dafür an die Verwaltung und vereinbaren einen Termin. Sichten Sie vor allem:
- die Rechnungen und Verträge der umlagefähigen Kostenarten (§ 2 BetrKV),
- die Gebührenbescheide, etwa für Wasser, Abwasser und Müll,
- die Heizkostenabrechnung des Messdienstes für Ihre Wohnung.
Die Grundsteuer kommt dagegen meist direkt von der Gemeinde an Sie. Verwaltervergütung, Rücklage und Reparaturen lassen Sie weg. Sie sind nicht umlagefähig (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Schritt 3: Mit dem Vorhandenen rechtzeitig abrechnen
Liefert die Verwaltung nicht rechtzeitig, rechnen Sie mit dem ab, was Sie belegen können. Versenden Sie die Abrechnung so früh, dass sie vor Fristende zugeht. Planen Sie Puffer für den Postweg ein, denn entscheidend ist der Zugang beim Mieter. Zu Teilabrechnungen sind Sie nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Die vollständige Abrechnung muss aber rechtzeitig zugehen.
Korrekturen zugunsten des Mieters sind auch später möglich. Eine höhere Nachforderung können Sie nach Fristablauf grundsätzlich nicht mehr durchsetzen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Wenn die Zeit knapp wird, können Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre Eigentumswohnung erstellen lassen.