Warum die Erstellung der Abrechnung Verwaltung ist
Betriebskosten sind die Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Ausdrücklich nicht dazu gehören Verwaltungskosten: die Kosten der zur Verwaltung erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, der Aufsicht und der Geschäftsführung sowie der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
Das Erstellen der Nebenkostenabrechnung ist Verwaltungsarbeit. Es spielt keine Rolle, wer sie erledigt: Ihre eigene Arbeitszeit, eine Hausverwaltung oder ein Dienstleister wie wir. Auch das Honorar eines Abrechnungsdienstes tragen Sie selbst. Eine Klausel im Mietvertrag hilft bei Wohnraum nicht: Eine Vereinbarung, die den Mieter bei den Betriebskosten schlechter stellt als § 556 Abs. 1 BGB, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).
Die Ausnahme: Erfassung, Berechnung und Aufteilung
Bei verbrauchsabhängigen Kosten nennt die Betriebskostenverordnung die Kosten der Erfassung und Abrechnung ausdrücklich als Betriebskosten (§ 2 BetrKV):
- Heizung (Nr. 4 Buchstabe a): Miete oder andere Gebrauchsüberlassung der Erfassungsgeräte, ihre Verwendung einschließlich Eichung sowie die Kosten der Berechnung und Aufteilung.
- Warmwasser (Nr. 5 Buchstabe a): entsprechend der Heizung.
- Wasser (Nr. 2): Anmietung und Verwendung der Wasserzähler einschließlich Eichung sowie die Kosten der Berechnung und Aufteilung.
- Müllbeseitigung (Nr. 8): Betrieb von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung.
Für die Heizung zählt auch die Heizkostenverordnung diese Kosten zu den Heizkosten (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Rechnet ein Messdienst, also ein Unternehmen, das Erfassungsgeräte vermietet und die Verbrauchsabrechnung erstellt, Gerätemiete und Heizkostenabrechnung ab, dürfen Sie diese Rechnung in die Heizkosten einstellen, sofern der Mietvertrag die Betriebskosten auf den Mieter überträgt.
Steuerlich: Was Sie nicht umlegen, setzen Sie an
Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Sie sind bei der Einkunftsart abzuziehen, bei der sie erwachsen sind (§ 9 Abs. 1 EStG). Die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung einer vermieteten Immobilie dienen der Vermietung und kommen deshalb als Werbungskosten bei den Einkünften aus der Vermietung in Betracht. Wie Sie sie in Ihrer Steuererklärung ansetzen, klärt Ihre Steuerberatung.
Was das für Ihre Rechnungen bedeutet
Sortieren Sie Ihre Rechnungen nach dem Zweck: Die Erfassung und Abrechnung des Verbrauchs gehört in die Abrechnung, die Zusammenstellung der Abrechnung selbst nicht. Enthält eine Rechnung beides, teilen Sie sie vor der Umlage auf.
Nehmen Sie bei einer gemischten Rechnung einen Abzug vor und bestreitet der Mieter den Ansatz, müssen Sie die Kosten nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass sich der nicht umlagefähige Teil herausrechnen lässt. Eine bloße Liste der Tätigkeiten genügt dafür nicht. Sie muss erkennen lassen, wie die Tätigkeiten nach tatsächlichem Aufwand gewichtet sind (BGH, Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24). Lässt sich der Anteil nicht genau beziffern, kann ein Gericht einen umlagefähigen Mindestbetrag schätzen.
Wenn Sie die Abrechnung nicht selbst erstellen möchten, können Sie sie bei uns erstellen lassen; das Honorar tragen Sie dann selbst.