Es zählt der Zugang, nicht der Versand
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026. Es genügt nicht, den Brief rechtzeitig abzuschicken.
Kommt es zum Streit, tragen Sie als Vermieter die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang. Bestreitet der Mieter, die Abrechnung bekommen zu haben, und können Sie das Gegenteil nicht belegen, ist eine Nachforderung in der Regel verloren. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat
Das Bundesarbeitsgericht hat am 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) entschieden, dass ein Einwurf-Einschreiben im heutigen Scan-Verfahren der Deutschen Post keinen Anscheinsbeweis für den Zugang liefert. Anscheinsbeweis heißt: Das Gericht würde ohne weitere Belege annehmen, dass der Brief angekommen ist.
Der Grund: Der elektronische Auslieferungsbeleg entsteht, wenn der Zusteller die Sendung scannt, also bevor der Brief im Briefkasten liegt. Der Beleg zeigt deshalb nicht sicher, dass dieses Schreiben in den richtigen Briefkasten eingeworfen wurde. Der Fall betraf eine Kündigung im Arbeitsrecht. Die Frage, wie sich der Zugang eines Briefs beweisen lässt, stellt sich bei Ihrer Nebenkostenabrechnung aber genauso.
Einfacher Brief und Einschreiben mit Rückschein
Ein einfacher Brief ist noch schwächer: Dass Sie ihn rechtzeitig bei der Post aufgegeben haben, beweist nicht, dass er angekommen ist. Das gilt auch für Einschreiben ohne Rückschein.
Beim Einschreiben mit Rückschein ist der Zugang mit Datum und Unterschrift belegt. Es hat aber einen Haken: Ist der Mieter nicht zu Hause, liegt die Sendung bei der Post. Holt er sie erst nach Silvester oder gar nicht ab, kann die Frist verstrichen sein.
So stellen Sie die Abrechnung sicher zu
- Bote: Eine Person, die nicht selbst Vermieter ist, liest die Abrechnung, steckt sie selbst in den Umschlag, wirft ihn in den Briefkasten des Mieters und notiert Datum, Uhrzeit und Anschrift. Sie kann später als Zeuge aussagen.
- Persönliche Übergabe: Sie übergeben die Abrechnung und lassen sich den Empfang auf einer Kopie mit Datum und Unterschrift bestätigen.
- Gerichtsvollzieher: sehr sicher, aber aufwendiger und teurer; eher für Fälle, in denen Sie mit Streit rechnen.
Planen Sie dafür Zeit ein. Wer die Abrechnung erst in den letzten Dezembertagen fertig hat, findet oft keinen Boten mehr.
Was Vermieter jetzt tun sollten
Erstellen Sie die Abrechnung 2025 so früh, dass Ihnen im Dezember mehrere Tage für die Zustellung bleiben. Legen Sie fest, wer als Bote zustellt, und bewahren Sie das Zustellprotokoll zusammen mit einer Kopie der Abrechnung auf.
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