Die Grenze: laufende Kosten gegen Mängelbeseitigung
Betriebskosten sind Kosten, die laufend entstehen (§ 556 Abs. 1 BGB, § 1 Abs. 1 BetrKV). Nicht dazu gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Das sind die Kosten, die aufgewendet werden müssen, um durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstandene Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.
Der Bundesgerichtshof unterscheidet nach dem Anlass der Maßnahme. Regelmäßig anfallende Maßnahmen, die nicht durch eine bereits aufgetretene Störung veranlasst sind und die Funktionsfähigkeit und Betriebssicherheit einer technischen Einrichtung prüfen, sind Betriebskosten. Reparatur und Wiederbeschaffung sind Instandsetzung. Erneuert ein Vermieter ein Bauteil vorsorglich, bevor es ausfällt, ist das Instandhaltung (BGH, Urteil vom 14.02.2007, VIII ZR 123/06).
So erkennen Sie den Unterschied auf der Rechnung
Lesen Sie die einzelnen Positionen, nicht nur den Rechnungsbetrag. Stichworte helfen bei der Einordnung:
- Umlagefähig sind Wartung, Inspektion, Prüfung, Reinigung und Einstellung der Anlage durch eine Fachkraft, wenn sie planmäßig und regelmäßig erfolgen.
- Nicht umlagefähig sind Reparatur, Austausch defekter Teile, Ersatzteile für Defekte, Störungsbeseitigung und der vorsorgliche Teiletausch.
- Verwaltungskosten, etwa für Bürotätigkeit und Buchhaltung, sind nie umlagefähig (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
Stehen Wartung und Reparatur auf einer Rechnung, trennen Sie die Beträge und setzen nur den Wartungsanteil an. Lässt sich der Anteil nicht ablesen, etwa bei einem Pauschalvertrag, der Wartung und Reparaturen einschließt, bitten Sie den Dienstleister um eine Aufschlüsselung.
Heizung und Aufzug: Wartung ist ausdrücklich umlagefähig
Bei der zentralen Heizungsanlage nennt § 2 Nr. 4 Buchstabe a BetrKV ausdrücklich die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege, der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie der Reinigung der Anlage. Beim Personen- oder Lastenaufzug gilt dasselbe (§ 2 Nr. 7 BetrKV). Die Wartungskosten der Heizung gehören zu den Kosten des Betriebs der Anlage und laufen deshalb über die Heizkostenabrechnung (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV).
Für Prüfungen an anderen Anlagen, etwa der Elektroanlage, hat der Katalog keine eigene Nummer. Sie sind sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV und nur umlagefähig, wenn der Mietvertrag sie ausdrücklich nennt. Dass die Prüfung nur alle paar Jahre anfällt, schadet nicht: Der BGH ließ bei der Elektroanlage einen Turnus von vier Jahren genügen (BGH, Urteil vom 14.02.2007, VIII ZR 123/06).
Hausmeister: gemischte Rechnungen aufteilen
Die Kosten für den Hauswart sind umlagefähig, soweit seine Arbeit nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Erledigt Ihr Hausmeister neben Reinigung und Kontrollgängen auch Reparaturen, teilen Sie seine Kosten deshalb auf. Halten Sie die Tätigkeiten dafür in Stundennachweisen oder im Arbeitsvertrag getrennt fest. Führt der Hauswart Arbeiten aus, die zu anderen Kostenarten gehören, etwa die Gartenpflege, dürfen Sie diese Arbeitsleistungen daneben nicht noch einmal ansetzen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).
Im Zweifel nachlesen oder prüfen lassen
Die Abgrenzung für Heizung, Aufzug und Rauchmelder im Detail steht im Beitrag Wartungskosten umlegen. Welche Kosten grundsätzlich beim Vermieter bleiben, zeigt der Beitrag Nicht umlagefähige Nebenkosten. Wir prüfen jede Rechnung auf nicht umlagefähige Anteile, wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung von uns erstellen lassen.