Der Vermieter schuldet die Abrechnung
Haben Sie mit Ihrem Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, müssen Sie darüber jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Das gilt auch für den Vermieter einer Eigentumswohnung. Verspätet sich die Abrechnung und haben Sie das zu vertreten, ist eine Nachforderung ausgeschlossen.
Ihr Mieter gehört nicht zur Eigentümergemeinschaft und steht in keiner Beziehung zum Verwalter. Er hat nur mit Ihnen einen Vertrag.
Die WEG-Verwaltung rechnet mit den Eigentümern ab
Der Verwalter stellt den Wirtschaftsplan und nach Jahresende die Jahresabrechnung auf (§ 28 Wohnungseigentumsgesetz, WEG). Beide richten sich an die Eigentümer.
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat klargestellt: Damit erfüllt der Verwalter keine Pflicht, die Ihnen gegenüber dem Mieter obliegt. Seine Tätigkeit bezieht sich auf das Gemeinschaftseigentum. Er ist als Verwalter auch nicht Ihr Erfüllungsgehilfe, also nicht jemand, dessen Fehler Sie wie eigene vertreten müssen (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15).
Die Hausgeldabrechnung ist außerdem keine Nebenkostenabrechnung, weil sie Kosten enthält, die der Mieter nicht schuldet. Mehr dazu im Beitrag Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung.
Der Messdienst liefert nur die Heizkosten
Für Heizung und Warmwasser verpflichtet die Heizkostenverordnung den Gebäudeeigentümer, die Kosten auf der Grundlage der Verbrauchserfassung auf die Nutzer zu verteilen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV). In der Praxis erledigt das fast immer ein Messdienst. Er stellt die Geräte, liest sie ab und erstellt eine Einzelabrechnung für Ihre Wohnung. Diese übernehmen Sie als eine Position in Ihre Nebenkostenabrechnung. Alle übrigen Kosten, ihre Schlüssel und die Frist bleiben Ihre Aufgabe. Mehr dazu im Beitrag Heizkostenabrechnung: Warum sie vom Messdienstleister kommt.
Wer Ihnen welche Unterlage liefert
Für die Nebenkostenabrechnung einer vermieteten Eigentumswohnung kommen die Unterlagen aus mehreren Händen:
- Die Verwaltung: Jahresabrechnung mit der Einzelabrechnung Ihrer Wohnung und auf Verlangen Einsicht in die Belege (§ 18 Abs. 4 WEG).
- Der Messdienst: Einzelabrechnung für Heizung und Warmwasser.
- Die Gemeinde: Grundsteuerbescheid, der bei Eigentumswohnungen meist direkt an Sie geht.
- Sie selbst: die fertige Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter, die ihm bis zum 31. Dezember 2026 zugehen muss, wenn Sie das Jahr 2025 abrechnen.
Wer Ihnen helfen kann
Sie dürfen die Arbeit abgeben, die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Möglich sind eine Abrechnungssoftware, ein Abrechnungsservice oder eine Verwaltung, die Sie gesondert mit der Mieterabrechnung beauftragen. Beauftragen Sie die Verwaltung gesondert, kann sie nach dem BGH als Ihr Erfüllungsgehilfe anzusehen sein. Dann haben Sie ihr Fehlverhalten wie eigenes zu vertreten (BGH, VIII ZR 249/15). Verspätet sie sich, trifft das Sie.
Die Vergütung für diese Hilfe dürfen Sie nicht auf den Mieter umlegen, denn sie zählt zu den Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Welcher Weg zu Ihnen passt, vergleicht der Beitrag Nebenkostenabrechnung: selbst, Software oder Service. Wenn Sie die Abrechnung abgeben möchten, können Sie sie von uns erstellen lassen.