Was das Gesetz seit 2025 erlaubt
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat § 556 BGB zum 1. Januar 2025 um einen Absatz 4 ergänzt: Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Er ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen. Von einer Zustimmung des Mieters steht im Gesetz nichts.
Vorher galt nach der Rechtsprechung: Der Mieter konnte grundsätzlich Einsicht in die Originale der Belege verlangen. Kopien oder Scans schuldete der Vermieter nur in Ausnahmefällen (BGH, Urteil vom 15. Dezember 2021, VIII ZR 66/20). Das Einsichtsrecht selbst hat sich nicht geändert, neu ist der Weg, auf dem Sie es erfüllen dürfen.
Der Gesetzgeber wollte damit auch Vermietern entgegenkommen, die ihr Büro papierlos führen. Für den Mieter nennt die Begründung Vorteile: Er kann zeitlich und örtlich flexibel einsehen und die Belege leichter an eine Beratung weitergeben.
So stellen Sie Belege elektronisch bereit
Nach der Gesetzesbegründung genügt es, die Belege einzuscannen und per E-Mail zu schicken. Möglich ist auch ein Datenraum, also ein geschützter Online-Zugang, den der Mieter nutzen kann. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor.
Beachten Sie dabei:
- Hat Ihnen ein Versorger oder Dienstleister die Rechnung bereits digital geschickt, geben Sie diese Datei in dieser Form weiter. Dann ist sie das Original.
- Zur Digitalisierung sind Sie nicht verpflichtet. Papierbelege dürfen Sie weiter vorlegen.
- Sortieren Sie die Belege nach den Kostenarten Ihrer Abrechnung, damit der Mieter jede Summe wiederfindet.
- Schwärzen Sie Angaben, die mit der Abrechnung nichts zu tun haben, etwa fremde Buchungen auf einem Kontoauszug.
- Wählen Sie ein Format, das der Mieter öffnen kann, in der Regel PDF, und prüfen Sie, dass alle Seiten lesbar sind.
- Versenden Sie sensible Unterlagen über einen geschützten Zugang oder verschlüsselt und teilen Sie das Passwort auf einem anderen Weg mit.
- Halten Sie fest, wann und was Sie bereitgestellt haben.
Wann Mieter weiter vor Ort einsehen können
Nach der Begründung zum Gesetz sollen Mieter ohne Technik oder digitale Erfahrung nicht benachteiligt werden. Die Regelung enthält keine Vorgaben dazu, wie die Bereitstellung zu erfolgen hat. Die Einsicht in digitale Belege am Geschäftssitz des Vermieters bleibt in der Regel möglich. Wohnt der Mieter so weit entfernt, dass ihm die Einsicht dort nicht zuzumuten ist, bleibt es bei den bisherigen Grundsätzen der Rechtsprechung zur Übersendung von Kopien.
Bieten Sie Mietern ohne E-Mail deshalb einen Termin an, bei dem sie die Belege am Bildschirm oder in Papierform einsehen können. Welche Unterlagen zu den Belegen gehören, beschreibt unser Beitrag zur Belegeinsicht. Die Möglichkeit der digitalen Bereitstellung kam erst 2025 hinzu.
Gewerbe: Hier bleibt es bei den Originalen
Für Gewerbemietverträge hat das Oberlandesgericht Schleswig am 18. Juli 2025 (12 U 73/24) das Recht des Mieters auf Einsicht in die Originalbelege bestätigt. Die Neuregelung gilt nach diesem Urteil nur für Wohnraum. Die Parteien eines Gewerbemietvertrags können die digitale Bereitstellung aber im Vertrag vereinbaren.
Vermieten Sie gewerblich, sollten Sie das schon beim Vertragsschluss regeln. Eine Abrechnung, deren Positionen zu den Belegen passen, erleichtert die Einsicht in jedem Fall, und Sie können Ihre Nebenkostenabrechnung auch von uns erstellen lassen.