Die Regel: Preis eines Dritten ohne Umsatzsteuer
Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer laufend entstehen. Arbeiten Sie selbst, bekommen Sie keine Rechnung und zahlen keinen Lohn. Das Gesetz lässt Sie trotzdem etwas ansetzen: Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte. Die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV).
Maßgeblich ist also der Preis einer Fachfirma, nicht Ihr eigener Zeitaufwand. Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Die Arbeit gehört zu einer umlagefähigen Kostenart, etwa Gartenpflege (Nr. 10), Gebäudereinigung (Nr. 9) oder Hauswart (Nr. 14). Und der Mietvertrag überträgt die Betriebskosten auf den Mieter (§ 556 Abs. 1 BGB).
Typische Eigenleistungen sind Rasenmähen und Heckenschnitt als Gartenpflege, das Putzen des Treppenhauses als Gebäudereinigung und Kontrollgänge als Hausmeister.
Was der Bundesgerichtshof dazu entschieden hat
Der Bundesgerichtshof hat die Regel 2012 bestätigt (Urteil vom 14. November 2012, VIII ZR 41/12). Eine Vermieterin hatte Gartenpflege und Hausmeisterdienste mit eigenem Personal erledigt und nach den Nettopreisen eines Unternehmens abgerechnet, das ihr dafür auf Grundlage eines Leistungsverzeichnisses ein Angebot gemacht hatte. Das Gericht hielt das für zulässig.
Die Regel dient der Vereinfachung. Sie steht nicht nur dem privaten Vermieter zu, der selbst anpackt, sondern auch Eigentümern, die ihre Arbeitnehmer einsetzen. Sie vermeidet außerdem Streit darüber, welche Tätigkeiten umlagefähig waren und welche nicht, etwa Verwaltung oder Reparatur.
So belegen Sie den Ansatz
Der Preis muss realistisch sein. Das Gericht stellt klar, dass nicht beliebige Beträge zählen, die ein Unternehmen nur aus Gefälligkeit bescheinigt. Im entschiedenen Fall genügten:
- ein detailliertes Leistungsverzeichnis, das die Arbeiten beschreibt, etwa Größe der Rasenfläche und Mähturnus,
- das dazu abgegebene Angebot eines Unternehmens,
- der Hinweis, dass die Vermieterin mehrere Angebote erhalten hatte und dieses im Preisvergleich vorn lag.
Das Unternehmen musste nicht aufschlüsseln, mit welchem Zeitaufwand und welchem Stundenlohn es kalkuliert hatte. Bewahren Sie Leistungsverzeichnis und Angebot bei den Abrechnungsunterlagen auf, damit Sie beides bei einer Belegeinsicht vorlegen können. Weisen Sie die Position in der Abrechnung als Eigenleistung aus, damit der Mieter den Ansatz nachvollziehen kann.
Was Sie nicht ansetzen dürfen
Nicht ansetzen dürfen Sie den Wert Ihrer persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit. Sie gehört nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV zu den Verwaltungskosten. Dazu zählen zum Beispiel das Erstellen der Nebenkostenabrechnung, der Schriftverkehr mit Mietern und die Buchhaltung. Auch Instandhaltung und Instandsetzung sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Wer den Gartenzaun streicht oder einen tropfenden Wasserhahn repariert, kann dafür nichts ansetzen.
Setzen Sie dieselbe Arbeit außerdem nicht doppelt an. Erledigt Ihr Hauswart eine Arbeit, etwa den Rasenschnitt, steckt sie schon in seiner Vergütung. Dann dürfen Sie dafür nicht zusätzlich Arbeitskosten unter Gartenpflege ansetzen (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Ob eine einzelne Arbeit umlagefähig ist, prüfen Sie mit unserem Umlagefähig-Check.