Wann Sie schätzen dürfen
Kann der Verbrauch eines Nutzers für einen Abrechnungszeitraum wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, müssen Sie ihn ersatzweise ermitteln (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV). Der geschätzte Wert tritt dann bei der Kostenverteilung an die Stelle des erfassten Verbrauchs.
Ein Defekt, den Sie zu spät bemerken, kann ebenfalls ein zwingender Grund sein. So sieht es der Bundesgerichtshof in einem Fall, in dem ein Wärmemengenzähler über mehrere Abrechnungsjahre falsch gemessen hatte (Urteil vom 27.10.2021, VIII ZR 264/19). Die Voraussetzungen müssen aber für jedes Abrechnungsjahr vorliegen. Aus Bequemlichkeit dürfen Sie nicht schätzen. Lassen Sie defekte Geräte deshalb sofort tauschen.
Melden Sie den Ausfall Ihrem Messdienst. In der Praxis ermittelt er die Ersatzwerte und weist sie in der Einzelabrechnung aus.
Die drei Schätzgrundlagen
§ 9a Abs. 1 HeizkostenV lässt drei Wege zu:
- der Verbrauch der betroffenen Räume in vergleichbaren früheren Zeiträumen,
- der Verbrauch vergleichbarer anderer Räume im selben Abrechnungszeitraum,
- der Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe.
Welchen Weg Sie wählen, entscheiden Sie nach billigem Ermessen. Keiner hat Vorrang. Der Bundesgerichtshof nimmt Ungenauigkeiten hin, denn die Vorschrift soll keinen exakten Verbrauch sicherstellen, sondern einen möglichst verbrauchsnahen Ersatz liefern. Der frühere Verbrauch passt, wenn die Nutzung gleich geblieben ist. Zog ein neuer Mieter ein, bieten sich eher vergleichbare Wohnungen an.
Vergleichswohnungen dürfen auch im Nachbarhaus liegen
Bei der zweiten Methode kommt es nicht zwingend darauf an, dass die Vergleichsräume im selben Gebäude liegen (BGH, VIII ZR 264/19). Maßgeblich ist, dass sie bautechnisch und nach der Nutzungsintensität, also nach Zahl der Nutzer und Dauer der Nutzung, im Wesentlichen vergleichbar sind. Merkmale wie Bausubstanz, Konstruktion, Lage, Größe oder Nutzungsart helfen bei der Einordnung. Eine Kellerwohnung im selben Haus lässt sich nicht ohne weiteres mit einer Mittelgeschosswohnung vergleichen.
Im entschiedenen Fall ging es um eine Dachgeschoss-Maisonette-Wohnung. Der Vermieter schätzte nach dem Verbrauch anderer solcher Wohnungen, teils im selben Haus, teils in anderen Häusern des Wohnkomplexes. Bestreitet der Mieter die Vergleichbarkeit, müssen Sie die richtige Erfassung darlegen und im Streitfall beweisen. Halten Sie die Vergleichsdaten deshalb fest.
Die 25-Prozent-Grenze
Überschreitet die betroffene Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum 25 Prozent der für die Kostenverteilung maßgeblichen Gesamtfläche, verteilen Sie die Kosten für alle Nutzer ausschließlich nach den Maßstäben für die übrigen Kosten (§ 9a Abs. 2 HeizkostenV). Das sind nach § 7 Abs. 1 Satz 5 HeizkostenV die Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum. Eine Schätzung scheidet dann aus.
Wichtig ist die Folge für Ihre Abrechnung: Eine ordnungsgemäße Schätzung ersetzt die Ablesung. Verteilen Sie dagegen ohne die Voraussetzungen des § 9a pauschal nach Fläche, rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab. Dann kann der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Was bei fehlenden Zählerständen allgemein gilt, steht im Beitrag Zählerstand fehlt: So dürfen Sie schätzen. Enthält die Abrechnung Ihres Messdienstes Schätzwerte, erstellen wir Ihre Nebenkostenabrechnung mit diesen Werten.