Was der BGH erlaubt
Die Kaution sichert alle Ansprüche des Vermieters aus dem Mietverhältnis und seiner Abwicklung, auch noch nicht fällige. Dazu gehören Nachforderungen aus einer Nebenkostenabrechnung, die erst nach dem Auszug erstellt wird. Deshalb darf der Vermieter nach dem Ende des Mietverhältnisses einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, solange die Abrechnung aussteht und eine Nachforderung zu erwarten ist. Das gilt bis zum Ablauf der ihm zustehenden Abrechnungsfrist (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Die Abrechnungsfrist endet zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
Wie viel Sie einbehalten dürfen
Gesichert werden darf nur, was zu erwarten ist. Der BGH spricht von einem angemessenen Teil und nennt keine feste Grenze. Im entschiedenen Fall behielten die Vermieter 450,00 € ein, gegen Dauer und Höhe hatte der Senat keine Bedenken. Als Anhaltspunkt für die Größenordnung dient die Abrechnung des Vorjahres: Sie zeigt, ob und in welcher Höhe zuletzt eine Nachzahlung anfiel. Die Kaution selbst ist auf höchstens drei Monatsmieten ohne die als Pauschale oder Vorauszahlung ausgewiesenen Betriebskosten begrenzt (§ 551 Abs. 1 BGB).
Prüfen Sie außerdem den Mietvertrag. Die Parteien können für die Kaution einen eingeschränkten Sicherungszweck vereinbaren. Dann deckt sie Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung möglicherweise nicht ab.
Wie lange Sie warten dürfen
Der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung wird nicht schon mit dem Ende des Mietverhältnisses fällig. Der Vermieter hat zunächst eine angemessene Frist, um zu entscheiden, ob und wofür er die Kaution braucht. Wie lang sie ist, hängt vom Einzelfall ab, der BGH hält auch mehr als sechs Monate für möglich. Der Einbehalt wegen der Nebenkostenabrechnung endet aber mit dem Ablauf der Abrechnungsfrist. Danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), und die ausstehende Abrechnung rechtfertigt den Einbehalt nicht mehr.
Rest zurückzahlen, Abrechnung nachziehen
Was Sie zur Sicherung Ihrer Ansprüche nicht mehr benötigen, geben Sie nach Ablauf der angemessenen Prüffrist zurück. Den einbehaltenen Teil rechnen Sie ab, sobald die Nebenkostenabrechnung vorliegt. Ergibt sie eine Nachforderung, verrechnen Sie diese mit dem einbehaltenen Betrag, ein verbleibender Rest wird fällig und ist auszuzahlen. Ergibt sie ein Guthaben, zahlen Sie es zusammen mit dem einbehaltenen Teil aus. Rechnen Sie die Kaution samt Zinsen ab, denn die Erträge aus der Anlage stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB). Nennen Sie dem Mieter den Grund für den Einbehalt, so wie es die Vermieter im entschiedenen Fall getan haben.
Wie Sie eine Nachforderung durchsetzen, die über die Kaution hinausgeht, erklärt der Beitrag Nachzahlung durchsetzen. Je früher Ihre Abrechnung fertig ist, desto kürzer müssen Sie einbehalten. Wir erstellen sie nach Ihren Belegen und dem Mietvertrag, auch mit Mieterwechsel im Abrechnungsjahr: Nebenkostenabrechnung erstellen lassen.