Die Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten müssen Sie jährlich abrechnen. Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 endet die Frist also am 31. Dezember 2026.
Die bekannteste Folge einer verspäteten Abrechnung ist, dass Sie keine Nachzahlung mehr verlangen können. Weniger bekannt ist, dass der Mieter auch bei den Vorauszahlungen Rechte bekommt. Welche, hängt davon ab, ob er noch in der Wohnung wohnt.
Im laufenden Mietverhältnis: Zurückbehaltungsrecht
Solange das Mietverhältnis besteht, kann der Mieter bei fehlender Abrechnung nicht die Rückzahlung aller geleisteten Vorauszahlungen verlangen. Der Bundesgerichtshof hält ihn aber für ausreichend geschützt, weil ihm ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1 BGB zusteht, jedenfalls an den laufenden Vorauszahlungen, bis Sie ordnungsgemäß abgerechnet haben (BGH, Urteil vom 29.3.2006, VIII ZR 191/05). Der Senat nennt das ein starkes Druckmittel.
Für Sie heißt das: Bleibt die Abrechnung aus, kann Ihr Mieter die monatlichen Abschläge einstellen. Liegt die Abrechnung vor, endet das Zurückbehaltungsrecht, und die einbehaltenen Beträge sind wieder zu zahlen.
Nach dem Auszug: Rückforderung aller Vorauszahlungen
Ist das Mietverhältnis beendet, hat der Mieter kein Druckmittel mehr, denn es gibt keine laufenden Abschläge, die er zurückhalten könnte. Deshalb darf er nach Ablauf der Abrechnungsfrist sofort die vollständige Rückzahlung der geleisteten Vorauszahlungen verlangen. Er muss nicht zuerst auf Erteilung der Abrechnung klagen (BGH, Urteil vom 9.3.2005, VIII ZR 57/04).
Das betrifft vor allem den Abrechnungszeitraum, dessen Frist erst nach dem Auszug abläuft. Wer etwa im Sommer 2026 ausgezogen ist und bis zum 31. Dezember 2026 keine Abrechnung für 2025 bekommt, kann die Vorauszahlungen für 2025 zurückfordern.
Was Vermieter jetzt tun sollten
- Rechnen Sie jedes Jahr rechtzeitig ab, auch wenn die Kosten etwa durch eine späte Hausgeldabrechnung schwer zu ermitteln sind.
- Achten Sie besonders auf Mieter, die im Laufe des Jahres ausgezogen sind: Bei ihnen geht es schnell um alle Vorauszahlungen eines Jahres.
- Halten Sie den Zugang der Abrechnung nachweisbar fest, denn die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung rechtzeitig beim Mieter ist.
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