Keine Teilabrechnung und keine neue Frist
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten rechnen Sie jährlich ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden, zu Teilabrechnungen sind Sie nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein Auszug mitten im Jahr setzt deshalb keine eigene Frist in Gang. Maßgeblich bleibt das Ende des Abrechnungszeitraums, in der Regel das Kalenderjahr. Kommt die Abrechnung später, können Sie keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
Der Bundesgerichtshof hat dazu ausgeführt: Der Vermieter hat es im Allgemeinen nicht in der Hand, bei einem Auszug sogleich abzurechnen. Ihm fehlen in der laufenden Abrechnungsperiode in der Regel noch die Daten der Versorgungsunternehmen (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05).
Die Pflicht beim Auszug: Zwischenablesung
Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums müssen Sie die Erfassungsgeräte der betroffenen Räume ablesen (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Auf Grundlage dieser Zwischenablesung werden die verbrauchsabhängigen Heizkosten auf den ausgezogenen Mieter und seinen Nachfolger aufgeteilt. Die übrigen Wärmekosten teilen Sie nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig auf, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 2 HeizkostenV). Gradtagszahlen berücksichtigen, dass im Winter mehr geheizt wird. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder nicht hinreichend genau, gelten diese Maßstäbe für die gesamten Kosten (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV). Haben Sie mit dem Mieter etwas anderes vereinbart, bleibt diese Vereinbarung unberührt (§ 9b Abs. 4 HeizkostenV).
Melden Sie den Auszug deshalb rechtzeitig Ihrem Messdienst und halten Sie alle Zählerstände im Übergabeprotokoll fest, auch für Wasser und Strom.
Wer die Kosten der Zwischenablesung trägt
Die Kosten der Zwischenablesung und der Bearbeitung des Nutzerwechsels, oft Nutzerwechselgebühr genannt, tragen Sie grundsätzlich selbst. Der BGH ordnet sie den Verwaltungskosten zu: Sie fallen nur einmal mit dem Auszug an und sind deshalb keine laufenden Betriebskosten. Ohne anderslautende Vereinbarung im Mietvertrag trägt sie der Vermieter (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07). § 9b HeizkostenV regelt nur die Pflicht zur Ablesung, nicht, wer sie bezahlt.
Kaution, Leerstand und Zeitpunkt der Abrechnung
Der ausgezogene Mieter will oft bald seine Kaution. Sie dürfen einen angemessenen Teil davon bis zur Abrechnung einbehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Notieren Sie beim Auszug die neue Anschrift, denn die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Frist zugehen. Eine zügige Abrechnung verkürzt zugleich die Zeit, in der Sie einen Teil der Kaution zurückhalten.
Steht die Wohnung nach dem Auszug leer, bleiben die Kosten dieser Zeit bei Ihnen, denn der Vermieter trägt das Vermietungsrisiko (BGH, Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05). Wie Sie das abrechnen, zeigt der Beitrag Leerstand in der Nebenkostenabrechnung. Bei einem Mieterwechsel im Abrechnungsjahr erstellen wir beide Abrechnungen zeitanteilig und mit den Werten Ihrer Zwischenablesung: Nebenkostenabrechnung erstellen lassen.