Erhöhung nur mit Vorbehalt im Mietvertrag
Bei einer Betriebskostenpauschale zahlt der Mieter einen festen Betrag, mit dem die vereinbarten Betriebskosten abgegolten sind. Steigen die Kosten, dürfen Sie die Erhöhung nur anteilig auf den Mieter umlegen, soweit der Mietvertrag das vereinbart (§ 560 Abs. 1 BGB). Fehlt dieser Erhöhungsvorbehalt, also die Klausel, die Erhöhungen erlaubt, bleibt die Pauschale, wie sie ist, und Sie tragen die Mehrkosten selbst. Eine höhere Pauschale ist dann nur möglich, wenn der Mieter einer Änderung des Mietvertrags zustimmt.
Lesen Sie den Mietvertrag, bevor Sie eine Erhöhung ankündigen. Nur dort kann der Vorbehalt stehen.
So erklären Sie die Erhöhung
Sie erklären die Erhöhung in Textform, ein Brief oder eine E-Mail genügt. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn sie den Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert (§ 560 Abs. 1 Satz 2 BGB). Nennen Sie deshalb die Kostenart, den alten und den neuen Betrag und den Anteil, der auf den Mieter entfällt. Fügen Sie den Bescheid oder die Rechnung bei.
Der Mieter schuldet den höheren Betrag mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats (§ 560 Abs. 2 BGB). Erklären Sie die Erhöhung im März, gilt sie ab Mai. Rückwirkend geht es nur in einem engen Rahmen: Haben sich die Betriebskosten rückwirkend erhöht, wirkt die Erklärung bis zum Zeitpunkt der Erhöhung zurück, höchstens bis zum Beginn des Kalenderjahres vor der Erklärung. Voraussetzung ist, dass Sie die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der Erhöhung abgeben.
Beachten Sie auch den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 560 Abs. 5 BGB): Die Mehrkosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen. Abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam (§ 560 Abs. 6 BGB).
Umstellen auf Abrechnung nur mit dem Mieter
Mit der Pauschale sind die Betriebskosten abgegolten. Es gibt keine Abrechnung, keine Nachzahlung und kein Guthaben. Das Gesetz verlangt die jährliche Abrechnung nur für Vorauszahlungen (§ 556 Abs. 2 und 3 BGB). Sie müssen bei einer Pauschale also nicht abrechnen.
Eine Pauschale lässt sich auch nicht einseitig in Vorauszahlungen mit Abrechnung umwandeln. Dafür brauchen Sie die Zustimmung des Mieters. Eine einseitige Umstellung kennt das Gesetz nur für Kosten, deren Verbrauch oder Verursachung erfasst wird, etwa Wasser mit Zählern. Dort können Sie vor Beginn eines Abrechnungszeitraums durch Erklärung in Textform einen Verbrauchsmaßstab bestimmen (§ 556a Abs. 2 BGB). Welche Vor- und Nachteile beide Modelle haben, zeigt der Beitrag Pauschale oder Vorauszahlung.
Sinken die Kosten, müssen Sie senken
Die Anpassung nach unten ist Pflicht. Ermäßigen sich die Betriebskosten, ist die Pauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen, und Sie müssen die Ermäßigung dem Mieter unverzüglich mitteilen (§ 560 Abs. 3 BGB). Das gilt unabhängig davon, was im Mietvertrag steht. Nach oben brauchen Sie einen Vorbehalt, nach unten müssen Sie in jedem Fall mitgehen.
Heizung und Warmwasser gehören nicht in die Pauschale
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Sie geht den Vereinbarungen im Mietvertrag vor, außer bei Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV). Im Regelfall müssen Sie diese Kosten deshalb nach Verbrauch abrechnen, auch wenn im Mietvertrag eine Pauschale steht. Tun Sie es nicht, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Die Pauschale kann dann nur die übrigen, kalten Betriebskosten abdecken. Wenn Sie von der Pauschale auf Vorauszahlungen wechseln und die erste Abrechnung nicht selbst aufstellen möchten, erstellen wir sie für Sie.