Was § 560 Abs. 4 BGB erlaubt
Sind Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB). Textform bedeutet: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der Sie als Erklärender genannt sind. Ein Brief oder eine E-Mail genügt (§ 126b BGB). Eine Unterschrift brauchen Sie nicht, die Zustimmung des Mieters auch nicht.
Das Recht steht beiden Seiten zu: Nach einem Guthaben kann auch Ihr Mieter die Vorauszahlung senken. Eine gesetzliche Begründungspflicht gibt es nicht. Bestreitet der Mieter die Höhe, müssen Sie die Anpassung aber zumindest nachträglich rechtfertigen (BGH, Urteil vom 28. September 2011, VIII ZR 294/10).
Maßstab ist die letzte Abrechnung
Angemessen ist eine Vorauszahlung, die auf die voraussichtlich tatsächlich entstehenden Kosten des laufenden Jahres abstellt. Ausgangspunkt ist die letzte vorliegende Abrechnung. In der Regel ist ein Zwölftel des Jahresbetrags, den der Mieter laut dieser Abrechnung schuldet, als monatliche Vorauszahlung angemessen (BGH, VIII ZR 294/10). Zum selben Ergebnis kommen Sie, wenn der Mieter alle Vorauszahlungen gezahlt hat, so: bisherige Vorauszahlung plus ein Zwölftel der Nachzahlung. Beschränken Sie sich auf diese Rechnung, genügt gegenüber dem Mieter der Hinweis auf das Abrechnungsergebnis.
Warum der pauschale Puffer nicht geht
Für einen abstrakten Sicherheitszuschlag von 10 Prozent wegen möglicher Preissteigerungen ist nach dem BGH kein Raum. Ihr berechtigtes Interesse, die vom Mieter zu tragenden Betriebskosten nicht vorfinanzieren zu müssen, geht nicht so weit (BGH, VIII ZR 294/10).
Zulässig sind dagegen Preissteigerungen, mit denen für bestimmte Kosten konkret zu rechnen ist, etwa bei den Energiepreisen. Sie fließen nur im Verhältnis des betroffenen Postens zu den gesamten Betriebskosten ein. Denkbar sind ein bereits vorliegender Grundsteuerbescheid mit höherem Betrag oder eine schriftlich angekündigte Preiserhöhung des Versorgers. Bewahren Sie solche Belege auf. Die zu erwartenden Kosten müssen Sie nicht beweisen, aber plausibel machen.
Die Abrechnung muss auch inhaltlich stimmen
Eine Anpassung ist nur insoweit begründet, als sie auf einer auch inhaltlich korrekten Abrechnung beruht (BGH, Urteil vom 15. Mai 2012, VIII ZR 245/11). Enthält die Abrechnung Fehler, die das Ergebnis zulasten des Mieters verschieben, und sind die bisherigen Vorauszahlungen nach der Korrektur weiterhin angemessen, dürfen Sie nicht erhöhen. Prüfen Sie die Abrechnung also, bevor Sie darauf aufbauen.
Weitere Voraussetzungen, Form und Zeitpunkt der Erhöhung, die nur für künftige Zahlungen wirkt, erklärt der Beitrag Nebenkosten-Vorauszahlung erhöhen. Eine formell und inhaltlich saubere Abrechnung als Grundlage können Sie von uns erstellen lassen.