Ist statt Soll: was abgezogen wird
Zu den Mindestangaben einer Nebenkostenabrechnung gehört der Abzug der Vorauszahlungen. Der BGH stellt klar: Abzuziehen sind grundsätzlich die im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen, nicht der Betrag, der im Mietvertrag steht.
Das ist mehr als eine Formalie. Hat Ihr Mieter zwei Monate nicht gezahlt, fehlen diese Beträge sonst einfach in Ihrer Rechnung, und aus einer Nachzahlung wird schnell ein Guthaben.
Formell wirksam, inhaltlich falsch
Setzen Sie versehentlich die vereinbarten Beträge an, ist die Abrechnung trotzdem formell wirksam. Ob der Abzug der Höhe nach stimmt, betrifft nach dem BGH nur die inhaltliche Richtigkeit. Der Unterschied ist wichtig: Eine formell wirksame Abrechnung wahrt die Abrechnungsfrist, eine inhaltlich falsche müssen Sie aber korrigieren.
Korrigieren nur bis zum Ende der Frist
Zu Ihren Gunsten korrigieren dürfen Sie nur, solange die Abrechnungsfrist läuft. Für die Abrechnung 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Danach kann der Vermieter eine Abrechnung grundsätzlich nicht mehr zum Nachteil des Mieters ändern. Das gilt nach dem BGH ausdrücklich auch dann, wenn er die Vorauszahlungen zu hoch angesetzt und deshalb ein Guthaben ausgewiesen hat (Urteil vom 30.3.2011, VIII ZR 133/10).
Mehr dazu, wann eine Korrektur noch möglich ist, lesen Sie im Beitrag Nebenkostenabrechnung korrigieren.
Was mit den fehlenden Monaten passiert
Die offenen Vorauszahlungen holen Sie über die Abrechnung zurück. Weil Sie nur die gezahlten Beträge abziehen, stecken die fehlenden Monate automatisch in der Nachzahlung. Im Beispiel unten sind das 300 Euro, die sonst verloren wären.
Das setzt voraus, dass die Abrechnung rechtzeitig beim Mieter ist: spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt sie später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er dagegen auch dann auszahlen.
Prüfen Sie deshalb die Zahlungseingänge rechtzeitig vor dem Versand und nicht erst, wenn der Mieter nach der Abrechnung fragt.
So vermeiden Sie den Fehler
- Gleichen Sie vor der Abrechnung jeden Monat mit dem Kontoauszug ab.
- Notieren Sie Teilzahlungen und Zahlungen, die erst im Folgejahr eingehen, mit Datum.
- Bei einem Mieterwechsel zählen für jede Mietpartei nur ihre eigenen Zahlungen.
Wenn Sie uns mit der Abrechnung beauftragen, fragen wir nach, bevor wir rechnen, und erstellen die Nebenkostenabrechnung zum Festpreis.